Puntualidad

Valora el tiempo de los demás tanto como el tuyo

Es sumamente necesario que valoremos tanto el tiempo que invertimos en cada cliente como el que ellos invierten en nosotros.
Valora el tiempo de los demás tanto como el tuyo
Crédito: Depositphotos.com
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En el mundo de los negocios es común sentir que nos falta tiempo para terminar con los pendientes, entregas o citas con clientes. Por ello, siempre intentamos aprovechar al máximo nuestro tiempo, pero, ¿respetamos de la misma manera el tiempo de los demás?

Ante esta pregunta pensé mucho en mi artículo previo Cómo ser puntal, en donde te platicaba sobre cómo es que la organización y el interés no solo te ayudan a cumplir con aquello que necesitas realizar, sino que además al cumplir en tiempos, contribuyes a la generación de confianza entre tú y las personas con quienes te desenvuelves en el ámbito profesional.

Ahora bien, cómo se afrontan las situaciones en las que el tiempo de los demás es crucial e igual de importante que el nuestro.

Si bien es verdad que a muchos de nosotros no nos gustan las juntas porque en la mayoría de las ocasiones son innecesarias y únicamente nos roban tiempo productivo, siempre será imprescindible que tú asistencia sea de manera puntual.

Te pongo un ejemplo. En muchas ocasiones me ha tocado que clientes me citen a junta para tratar algún tema en específico. Al acordar la hora, todos confirmamos la disponibilidad y aseguramos que estaremos ahí para revisar y/o resolver cualquier situación.

Yo me considero una persona puntual, por lo que organizo mis días acorde a las reuniones de trabajo que pueda tener. En esta ocasión diremos que la junta es a las 4:00 de la tarde, por lo que yo llegaré alrededor de las 3:50 tomando en cuenta el tiempo para estacionarme, subir escaleras, hablar con la recepcionista y acomodarme en la sala de juntas. Pero, ¡oh sorpresa! Dan las 4:00 de la tarde y es típico que comience un show.

Iniciamos con la persona que argumenta que aún tiene que ir por su café, seguida de aquella que apenas va a poner la presentación un USB para que puedan proyectarla y, por otro lado, encontramos a otra persona, normalmente el director que es quien tendría que dar el ejemplo de la puntualidad, excusándose porque salió tarde de la reunión anterior. Incluso, siempre existe alguien que inicia el “small talk” y bastará con que otra persona opine sobre el tema para que la reunión inicie aún más tarde.

En consecuencia de todo lo anterior, la junta comenzará a las 4:30 de la tarde. En estos 30 minutos que acaban de pasar, todos los miembros del equipo perdieron tiempo productivo de trabajo que tendrán que reponer después. Además, es probable que algún asistente, o varios, se sientan desmotivados al notar la falta de compromiso por parte de los demás.

Estos panoramas son más comunes de lo que creemos, pero no por eso quiere decir que sean los indicados para trabajar. Por ello, como siempre digo, es necesario respetar el tiempo de los demás tanto como tú deseas que respeten el tuyo.

Ya sea que tengas una reunión de trabajo en una empresa, una comida de negocios o incluso una llamada para atender un tema determinado. Evita disponer del tiempo de otros, todos tenemos compromisos, pendientes e incluso temas personales que atender.

Asimismo, y en el caso de que seas tú quien esté esperando a que comience la reunión, llegue tu cliente a al restaurante o estés esperando una llamada, toma tú la iniciativa y hazles ver de manera educada que tú ya estás listo y que el tiempo programado ya está corriendo.

A continuación te comparto algunas prácticas que te servirán para optimizar tu tiempo y  el de los demás.

1. Notifica con tiempo

Si vas a llegar tarde ten la cortesía de avisar al menos con una hora de antelación. En caso de que no puedas atender presencialmente a una reunión avisa al menos con un día de anticipación y ofrece una solución; por ejemplo utilizar Skype para poder acudir virtualmente.

2. Evita interrumpir

Si llegas tarde recuerda que esta junta ya ha iniciado sin ti y no hay necesidad de que rompas el ritmo o desconcentres al equipo compartiendo el por qué de tu retraso. En este momento únicamente debes centrar tu atención en integrarte al tema en cuestión.

3. Presta atención 

Escucha atentamente lo que tu cliente o tus compañeros de equipo están compartiendo, ya que si no lo haces, además de quedar mal, estarás haciéndoles perder tiempo y te estarás restando tiempo productivo a ti mismo.

4. Sé conciso 

Prepara la información que vas a compartir antes de llegar. Ser concisos evita que abusemos deliberadamente del tiempo de otros y fomentaremos reuniones prácticas y dinámicas.

5. Llega con tiempo

Si te toca exponer o dar una plática, llega con el tiempo necesario para comprobar que todo está en orden y funcionando; laptop, proyector, pizarrón, internet, micrófono, etcétera.

6. Adminístrate bien 

Protégete y protege a tus clientes administrando bien tus tiempos. Esto los hará sentirse cómodos y con la certeza de que pueden confiar en ti. No olvides: respeta el tiempo de los demás, tanto como tú deseas que respeten el tuyo.