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Aprende a reagendar citas sin quedar mal con tus contactos

Aprende a cómo manejar la situación para mantener tu reputación y la de tu negocio en los mejores términos.
Aprende a reagendar citas sin quedar mal con tus contactos
Crédito: Depositphotos.com

Típico: “Hola. Lo lamento. Sé que te he hecho dar una vuelta en vano, pero voy a tener que reprogramar esta cita. Además, no confirmaste. Yo me pongo en contacto contigo otro día, ¿te parece bien? Una disculpa, he estado como loco este último mes, y un poco enfermo. Estoy como: ‘¡aaaah!’, ¿sabes?”.

Esta es una pésima forma de posponer una cita por varias razones: fue demasiado tarde, pone parte de la culpa en la otra persona y no da una fecha concreta para la próxima reunión; “he estado como loco” no es una excusa válida en el mundo de los negocios; “enfermo” es información que no necesitas dar; “¡aaaah!”... evítalo.

Pocas acciones en el ámbito profesional revelan cómo eres como la manera en la que reagendas una reunión. Y es que al hacerlo demuestras qué tan importante crees que eres, qué tanto lo es la otra persona y qué tan eficiente, considerada y confiable es tu empresa. Si lo haces mal, podrías debilitar la relación de negocios. Pero si lo haces bien, aunque complicarás las cosas, harás que tu contraparte se sienta aún más importante que la primera vez que programaron la cita.

Aprovecha esta oportunidad para probar qué tan sincero, perseverante y respetuoso eres, y qué tanto control tienes. Sólo sigue estas recomendaciones:

1. Usa palabras honestas

Necesitas demostrar a la otra persona que sigue siendo importante para ti y que su relación profesional no ha cambiado. Esto significa que debes expresar cuatro cosas: arrepentimiento, disponibilidad, respeto y confiabilidad.

“Utiliza palabras como ‘importante’ o ‘es necesario que mueva la fecha’ o ‘reprogramemos lo antes posible’”, explica Jeffrey Seglin, director del programa de comunicaciones de la Escuela de Gobierno John F. Kennedy de la Universidad de Harvard.

2. Propón una nueva fecha

“No preguntes: ‘¿cuándo te queda bien?’, pues abres un sinfín de posibilidades. Y es probable que la contraparte responda: ‘no lo sé, mi semana está complicada’”, dice Greg Avola, cofundador y director de tecnología de Untapped, un sitio de Internet y aplicación para bares.

Dado que fuiste tú quien canceló, debes ser específico y ofrecer dos o tres opciones.

“Ayuda a que la conversación progrese”, recomienda la experta en productividad Maura Thomas, fundadora de RegainYourTime.com, sitio Web para incrementar la eficiencia de las empresas. “No te quedes en ‘¿el jueves está bien?’; mejor di ‘¿qué tal el jueves a la 1:00pm?’ Lleva la conversación al siguiente nivel”, sentencia.

3. Reitera

Permíteme decirlo de nuevo: debes reiterar. Acabas de cancelar una junta, así que es necesario que le recuerdes a esa persona el valor que tiene que se vean. Hacerlo es sencillo: dile que sabes que está ocupada y que respetas su tiempo; agrega una nota con un toque personal, dile la razón por la cual estás entusiasmado de verla y por qué crees que ambas partes se verán beneficiadas gracias a la reunión.

4. Sin explicaciones

Pocas ocasiones valdrá la pena aclarar el motivo del cambio de cita. Deja que la contraparte saque las conclusiones. Mantén la ventaja que te da el ser discreto y guardar silencio.

Si reagendas de la manera correcta, harás sentir a la persona más importante que la primera vez que programaste la cita.