Administrar tiempo

El recurso que más tienes que cuidar: el tiempo

Si todos tenemos 24 horas ¿por qué a mí no me da tiempo de nada y a los demás sí?
El recurso que más tienes que cuidar: el tiempo
Crédito: Depositphotos.com
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Si todo mundo tenemos las mismas 24 horas y los mismos siete días a la semana, entonces, ¿por qué pareciera que a algunos les dan todos aquellos minutos que otros desperdiciamos en el día?

Mucho se habla acerca de los recursos financieros a la hora de emprender. Y aunque evidentemente son importantes –ya que nadie emprende por simple hobby–, se olvidan del único recurso no renovable que tenemos las personas y las empresas: el tiempo.

Si hubiera una fórmula del éxito, estoy segura que por lo menos contendría en ella tres elementos básicos: paciencia, perseverancia y disciplina. Siendo esta última la que tendría relación más cercana con el factor tiempo.

Cuando hablo de esto no pretendo que nos volvamos workaholics. Al contrario, considero que solo aquellas personas que se dan tiempo para vivir en equilibrio nos pueden dar lecciones de una buena administración del mismo.  

En mi experiencia, lo que recomiendo es tener una rutina diaria que no solo identifique los tiempos de cada actividad sino que nos ayude a planear efectivamente. El cuadrante de importancia vs. urgencia es uno de los métodos más eficaces para lograr la mejora de nuestra programación de actividades. Lo muestro a continuación:

Además, he adoptado (cosa que les sugiero) la muy conocida frase de los temblores: no corro, no grito, no empujo. Igual que en un terremoto, el estrés y la demanda de trabajo puede poner a temblar a todos, y hacerlos correr por toda la oficina, pero solo quien mantiene la calma y recuerda esa premisa conservará la paz y logrará los objetivos sin atropellar a nadie en el camino.

Cambiar la organización de nuestras actividades requiere de formarse un nuevo hábito y para ello, además de práctica, se requiere de un método. Uno de los que recomiendo es el siguiente:

1. Usa 15 minutos para planear tu día al inicio del mismo o un día previo a este.

2. No te fíes de tu memoria. Realiza una lista de actividades y prográmalas en una agenda o planeador.

3. Fija hora y tiempo para cada labor. De esta manera podrás ir logrando los objetivos del día y sabrás a qué dar seguimiento y con qué prioridad.

4. Identifica 20% de actividades realmente importantes. El resto puede esperar, pero no más de dos días.

5. Empieza por las cosas difíciles. Éstas necesitan de mayor concentración, realízalas temprano con la cabeza fresca.

6. Elimina distracciones. Si estás en redes sociales, hablando por teléfono, etc., no lograrás tu objetivo del día. Es mejor programar unos minutos de distracción para esas actividades.

7. Toma nota de los acuerdos resultantes del seguimiento o tareas pendientes para siguientes días.

8. Evita conversaciones innecesarias, tanto por teléfono como por medios digitales. Dedica tiempo de calidad para trabajo y vida personal.

9. Di no a los maratones de reuniones que no te estén llevando a nada.

10. No te dejes presionar. Sin importar qué diga tu jefe, equipo o quien sea, la calma es lo único que no puedes perder.

11. Cumple con un horario. No le permitas al trabajo invadir tu vida personal y viceversa. Llega a tiempo y sal a tiempo. 

Trata de llevar esto a cabo y te aseguro que te sorprenderás de lo productivo que puedes llegar a ser. Tiempo para ti, para el trabajo, para la familia y amigos. Tiempo para todo hay, adminístralo.