4 cosas que no pensaste que necesitarías para escalar tu negocio

Los propietarios de los negocios frecuentemente creen que averiguar cómo hacer crecer sus negocios será su gran desafío. Pero eso es sólo el comienzo.

En nuestra experiencia, la mayoría de las pequeñas organizaciones quieren crecer. Si tienes un modelo de negocio escalable, y eres exitoso, tú vas a enfrentar algunos retos. Piensa en esto. Las necesidades de un negocio con $500,000 dólares en ganancias y cuatro empleados son muy diferentes de las de aquel negocio con $10 millones o $100 millones en ganancias y cientos de empleados.

Nosotros hemos ayudado a docenas de negocios a escalar. Lo que encontramos es que sin importar la industria, todos los negocios encontrarán muchas de las mismas necesidades en su transición de un negocio micro a uno pequeño, a uno mucho más grande. Hay cuatro cosas que tal vez no has pensado lo suficiente pero que necesitarás cuando crezcas.

1. Liderazgo diferente

La verdad es que los empleados que van de micro a pequeño pueden no tener la potencia para ir al siguiente nivel. Hemos sido testigos de eso muy frecuentemente. En un negocio en el que recientemente trabajamos el dueño tiene un empleado leal que ha estado con él desde el inicio. Cuando el negocio creció, el propietario promovió a su personal varias veces y aumentó su comprensación.

Después de un año, el propietario se dio cuenta de que su empleado a largo plazo no podía crecer la división más lejos. Él estaba fuera de profundidad. Lo que la organización realmente necesitaba era alguien con un conjunto de habilidades más amplio y experiencia.

El dilema. ¿Cómo puede la empresa pagar el nuevo empleado que necesita cuando ya apoya a un empleado altamente compensado en un cargo de alto nivel? ¿El propietario termina al empleado leal, pero menos calificado? ¿El propietario corta la compensación del empleado titular y la califica cuando contrata a otro empleado más altamente calificado?

Si el propietario elige cualquier opción, ¿qué hace esto a la gran moral y a la cultura de la organización? En el caso de la compañía descrita, el propietario aún no ha tomado su decisión.

Nuestro consejo. El mejor camino es no poner tu organización en esta posición de dificultad en primer lugar. No alces los títulos de tus empleados y su compensación sobre lo que sus habilidades, educación y experiencia obtendrían en el mercado abierto.

En suma, ten conversaciones honestas con tus empleados sobre la necesidad de traer talentos adicionales en cuanto el negocio crezca.

2. Recursos humanos

Para la mayoría de las empresas, escalar significa agregar empleados. Pero tener más personas traerá nuevos retos a tu organización. Una firma con la que trabajamos que había recortado durante la recesión estaba en el rebote. Trabajamos con ellos su liderazgo de equipo para establecer los temas que la organización enfrenta.

La lista que hicimos juntos era una que trataba casi exclusivamente de cuestiones relacionadas con los empleados. Contratación, capacitación, desempeño del personal, contabilidad, disciplina, cultura, auditoría y asuntos de comprensasión estuvieron en la lista.

Desafortunadamente, la compañía había cortado a su personal de recursos humanos durante la recesión. Sin una guía diaria de un experto conocedor, los directivos se vieron abrumados por problemas relacionados con los empleados. Es por eso que recomendamos a los dueños contratar un director de recursos humanos que ayude a abordar la larga lista de preocupaciones.

Hoy, la compañía se enfoca en su crecimiento en ventas, incrementar la eficiencia e implementar un nuevo sistema de software. La compañía continúa creciendo e incrementando su beneficio.

Nuestro consejo. A medida que escala y aumenta tu plantilla, te encontrarás con problemas de personas nuevas y desafiantes. Puedes esperar necesitar ayuda con el reclutamiento y entrenamiento, agregando beneficios para atraer y retener el talento, y las regulaciones que vienen con un aumento de personal. No escatimes en el departamento de recursos humanos. Necesitarás asesoramiento de expertos y consejo para ayudarte a través de las transiciones.

3. Procesos documentados

Documentar lo que hace tu organización no es sexy y nadie va a pagarte cinco centavos más por escribir tus procesos. Sin embargo, escalar un negocio sin tal documentación creará más dificultades que la inversión de tiempo para crear y escribir estos sistemas.

Trabajamos con un corredor de bolsa de propiedad familiar, una empresa que ejecuta operaciones en los mercados financieros. La familia puesto casi exclusivo énfasis en ventas y en marketing. Debido a que los propietarios tenían muy poco interés en las operaciones, nunca invirtieron tiempo en desarrollar sistemas apropiados o establecer procesos documentados. 

Mientras crecían, sin embargo, sus operaciones se movieron con dificultad. La mayoría del conocimiento sobre cómo hacer las cosas reside en las cabezas de los empleados experimentados. Debido a que los procesos no habían sido escritos sistemáticamente, no había bases para capacitación formal, los empleados experimentados simplemente pasaron sus conocimientos.

Desafortunadamente, este método no era confiable. Como ocurre con cualquier tradición oral, con el tiempo, la información se pierde y la inconsistencia ocurre.

Este fue un problema para el trabajo de back-office de un bróker, cuyo trabajo es típicamente muy matizado. La precisión es crítica. Pero en la empresa con la que trabajamos, los procesadores no tenían documentación para consultar. Simplemente hicieron lo que creían que era lo mejor. Pero sin un entrenamiento o documentación constante, los errores aumentaron. Los clientes insatisfechos crecieron con los errores y las inconsistencias.

La situación era lo suficiente mala en tiempos normales, pero la volatilidad económica sin precedentes en 2008/2009 resultó en una multiplicación del volumen de procesos de sus brókers en un poco tiempo. El resultado estuvo cerca de la catástrofe.

Nosotros brincamos a ayudar a la compañía a determinar qué y cómo documentar y nos reunimos con los administradores diariamente para identificar errores, corregirlos y documentar el proceso. Las mejoras no ocurrieron de la noche a la mañana, pero la compañía ahora tiene la documentación que necesita y un programa de capacitación para nuevos empleados.

Nuestro consejo. Cuando empieces a crecer, documenta lo que haces. Una buena documentación de los procesos tiene un número de beneficios. Asegura que los empleados completen su trabajo consistentemente a través de la organización y en tiempo. También disminuye el impacto de los empleados clave que salen y hace que la capacitación sea más eficiente y efectiva. Finalmente, provee una base de la cual hacer mejoras. Si no estás seguro de cómo hacer esto, valdría la pena contratar a un experto. 

4. Métricas

¿Cómo sabes que si estás ganando si no sabes el marcador? Cuando un negocio es pequeño, su propietario típicamente está envuelto en cada aspecto de su empresa. Una vez que transita de una pequeña a una gran compañía, el dueño no puede estar involucrado en cada detalle. Nadie puede. El negocio es muy complicado.

El bróker descrito arriba sufría por falta de métricas. Cuando comenzamos a comprometernos con la compañía, les pedimos a las personas responsables de ejecutar el respaldo de la oficina que proporcionara todas las métricas utilizadas para ejecutar la operación. Cuando respondieron que no tenían ninguna, pensamos que estaba siendo difícil intencionalmente. De hecho, estaba diciendo la verdad.

La compañía sabía que había cometido muchos errores, pero no tenía manera de cuantificarlos. Los estándares del servicio de entrega no existían, un mecanismo para cuantificar el desempeño tampoco existía. 

Los directivos sabían cosas en las que no eran buenos, pero no sabían qué tan malos eran. Y  el intento de hacer los procesos sistemáticos sin métricas para rastrear los resultados no funcionó; nunca quedó claro cuánto progreso se había logrado. Como lo habíamos hecho con la falta de procesos, trabajamos con el equipo directivo para identificar y desarrollar métricas. Esto le dio a la gerencia la información que necesitaba para tomar buenas decisiones.

Nuestro consejo. Las métricas permiten al emprendedor dormir en la noche. Ellas te dicen lo que está pasando en tus negocios, lo bueno y lo malo. Sin ellas, no tienes manera de saber qué arreglar o decir si tus esfuerzos son efectivos. Las métricas también van más allá de tus ganancias mensuales.

Así que, desarrolla un robusto set diario, semanal y mensual de métricas clave para medir tu negocio. Otra vez, si necesitas ayuda con esto, es probable que valga la pena invertir en buscar un consejo experto. 

Con frecuencia, los propietarios de negocios creen que darse cuenta de cómo crece su negocio es un gran reto. Pero, en nuestra experiencia, el éxito trae ensayos adicionales. Los cuatro aspectos anteriores son importantes para crecer un negocio. ¿Nuestro consejo? Ponerles atención cuando escales.

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