Viajes de negocios

Viajes de negocios: reducen las fricciones y aumentan el retorno

¿Cómo balancear la reducción de costos y el confort del viajero que se traslada para hacer negocios? Un informe de la Asociación Global de Viajes de Negocio nos brinda respuestas interesantes.
Viajes de negocios: reducen las fricciones y aumentan el retorno
Crédito: Depositphotos
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Entusiasmo, altas expectativas y una hermosa sensación de salir de la rutina suelen ser las emociones que nos genera la idea de hacer un viaje de trabajo. Si todo sale bien, conoceremos lugares nuevos, ampliaremos nuestra red de contactos y encontraremos colegas o futuros socios estratégicos.

Sin embargo, hay muchos detalles a considerar que pueden producir estrés, sobre todo si viajamos con frecuencia.

Por un lado sentimos la necesidad de que el viaje sea productivo, de cumplir con los horarios agendados y de cuidar nuestras pertenencias: todo debe salir bien. Esa exigencia, sumada a un descanso deficiente y a los tiempos de espera en aeropuertos nos quita más energía de la que quisiéramos.

Por otra parte, del lado de los empleadores, la preocupación suele estar en evitar los gastos superficiales y concentrarse en el retorno de la inversión. Asignar presupuestos altos implica asumir un riesgo que sí o sí tenemos hacer rendir.

¿Cómo se hace para lograr que los viajes de negocios estén libres de sus típicas fricciones?

La respuesta parece estar en el balance entre vida y trabajo que pueda llevar a cabo el viajero. A principios de octubre de 2017 la Global Business Travel Association (GBTA) publicó el reporte Creando viajes libres de fricciones. En el mismo se entrevistó  a viajeros de negocios de todo el mundo para conocer qué es lo más difícil al trasladarse por trabajo.

La conclusión general fue que para que el dinero y tiempo invertidos tengan un retorno valioso, no se debe centrar el presupuesto en disminuir los costos, sino en reducir los puntos de estrés del viajero.

¿Cuáles son los ‘puntos de dolor’ de los viajes de negocios?

El reporte de la GBTA (disponible en este sitio) divide los resultados por región. Y aunque los puntos críticos de todas las regiones son similares, aquí se resumen las mayores dificultades para los viajeros de trabajo en América del Norte y sus porcentajes de disconformidad:

  • Tiempo perdido en el tránsito: 61%.
  • Escalas de pocas horas en los aeropuertos: 48%
  • Tener que cambiar la reserva de un vuelo o tren en medio del viaje: 42%.
  • El entorno laboral al viajar: 41%.
  • Preparar un informe de gastos: 37%.
  • Trabajar lejos de la oficina: 33%.

Algunas de esas dificultades son muy difíciles de evitar, como el tránsito o las esperas en los aeropuertos. Pero al hacer un esfuerzo para minimizar estos ‘pain-points’ -aunque implique aumentar un poco el presupuesto- el viajero se sentirá a gusto y podrá aprovechar al máximo la experiencia.

El engagement de los recursos humanos

Un viaje de negocios satisfactorio aumenta el entusiasmo, la productividad y el bienestar emocional del profesional involucrado. Debemos considerar que el costo de reponer un buen empleado senior que se va de la empresa es el 300% de su salario anual, según el Center for American Progress citado en el estudio de GBTA.

Por eso, si en tu compañía consideras que tus recursos humanos son muy importantes, no busques obsesivamente la rentabilidad. Las buenas experiencias en viajes de negocios otorgan valor agregado al puesto y permiten retener y motivar a los mejores profesionales.

Para terminar, aquí te dejo algunos consejos para sacarle el máximo provecho a un viaje de trabajo:

  • Para los largos tiempos de espera, puedes descargar en tu teléfono podcasts, cursos o audiolibros sobre temas de tu interés para ir escuchando y tomando nota. Recuerda que no siempre tendrás acceso fácil a internet, por lo que deben quedar bien almacenados en tus dispositivos.
  • Para reducir el estrés de perder vuelos o reservas es mejor contratar tarifas flexibles o reservar una parte del presupuesto para imprevistos.
  • Para evitar los reportes de gastos al volver, se pueden utilizar tecnologías de pago móviles (dependiendo el país) e incluso aplicaciones para llevar las cuentas de la forma más automatizada posible. También es bueno aclarar qué gastos cubre la empresa y cuáles no para prevenir malentendidos.
  • Contratar hoteles que tengan espacio para hacer ejercicio sobre todo en viajes largos, es excelente para contrarrestar el sedentarismo.
  • No dejar solo al viajero: a pesar de que a veces hay diferencias horarias complejas, es importante organizarse para que la compañía ofrezca soporte constante ante cualquier inconveniente. Saber a quién llamar reducirá el nivel de estrés y hará que el viaje sea más tranquilo y productivo.


¿Qué otras ideas se te ocurren para reducir las fricciones de los viajes de negocios?

* Nota gentileza de Hertz.

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