Arranca un negocio

El ABC legal para arrancar tu negocio

Protege tu negocio desde el inicio: ábrelo cumpliendo todas las reglas. Aquí te presentamos la hoja de ruta para que cumplas con las regulaciones, trámites y disposiciones necesarias
El ABC legal para arrancar tu negocio
Crédito: Depositphotos.com
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Aunque la gran mayoría de los emprendedores sueñan con abrir su empresa de forma correcta, cumpliendo con todas las de la ley, no todos están preparados para hecerlo, debido principalmente al desconocimiento, la falta de tiempo, la ausencia de recursos y complicaciones diversas como la burocracia administrativa.

Sin embargo, factores que por años desalentaron la creación de empresas formales están cediendo paso a una nueva etapa de simplificación administrativa, en que los trámites se hacen en línea, los derechos se pagan vía electrónica y las empresas se formalizan en pocas horas. Todo esto para inyectar energía y formalidad a una base de 4.9 millones de empresas, según cifras del INEGI.

“Las empresas que no operan en la formalidad limitan su capacidad de hacer negocios con terceros, frenan su acceso al crédito y se arriesgan a recibir multas, sanciones y hasta una clausura; de ahí la importancia de dar el salto”, comenta Rodrigo Núñez, fundador y director general de TuContrato, firma de consultoría jurídica para empresas, startups y emprendedores, especializada en contratos, propiedad intelectual, constitución de sociedades o compañías y derecho corporativo.

¿Estás listo para arrancar? Adelante, pero antes checa el camino para hacerlo bajo la ley, y no te olvides de buscar la asesoría de un abogado y de un contador. Tu empresa te lo agradecerá.

Brújula legal

Uno de los primeros pasos para arrancar legalmente un negocio consiste en definir si se hace solo o en sociedad, indica Núñez. “Existen tres diferentes esquemas para las empresas creadas por una sola persona. Uno es el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), que ofrece un tope de facturación de 2 millones de pesos y sólo puede usarse por 10 años. Además, exige pagos definitivos bimestrales, lo cual exime de la declaración anual”, indica Rodrigo.

Este esquema ofrece beneficios en cuanto al pago de ISR, de modo que el primer año se condona el 100% de ese impuesto; el segundo, el 90%; el tercero, el 80%, y así hasta llegar a 0% al décimo año, que es cuando hay que dar el salto a Persona Física con Actividad Empresarial. El esquema RIF está pensado para pequeños establecimientos, como boutiques, barberías, pastelerías, etcétera, excluyendo negocios cuyos servicios requieran de cédula profesional.

El registro se realiza sin costo en gob.mx/crezcamosjuntos. Requiere de un RFC y la CURP. La Cédula de Identificación Fiscal (CIF), la contraseña y el alta patronal se otorgan el mismo día.

La segunda figura es la de Persona Física con Activi- dad Empresarial. Ésta no tiene tope de facturación, ni de caducidad. Exige declarar el IVA y el ISR, y opera de manera similar a una Persona Moral. Se tramita en el SAT con la FIEL, el RFC y la cuenta CIEC.

Como tercera figura se encuentra la Sociedad de Acciones Simplificadas (SAS). Permite tener un número ilimitado de socios; puede ser desde uno. El límite de facturación son 5 millones de pesos. Su vigencia es indefinida y tributa de manera similar a una Persona Moral.

Fernando Mendívil, presidente de la Asociación de Emprendedores de México (Asem), explica que esta figura se tramita en gob.mx/tuempresa, donde, tras seguir algunos sencillos pasos que exigen el uso de la FIEL, se genera un contrato que hace las veces de acta constitutiva que tiene total validez ante terceros, incluyendo bancos.

“Las SAS entraron en vigor el 15 de septiembre de 2016 y al día de hoy hay unas 7,000. Según el Tec de Monterrey, con base en el número de empresas que se podrían crear, los emprendedores podrían ahorrar 1,000 millones de dólares (por concepto de creación de empresas) y 80,000 años de trámites burocráticos”, añade Jorge Corral, director de Asem.

Toma en cuenta que bajo la figura de Persona Física con Actividad Empresarial y el RIF cualquier falta u obligación con respecto a la empresa pone en riesgo el patrimonio personal, aunque no sea parte del negocio. Con las SAS ocurre lo opuesto: se responde hasta el límite de las aportaciones pagadas, es decir, sólo con los bienes registrados a nombre de la empresa, explica Núñez.

Y si lo que deseas es formalizarte con tus partners, las opciones más comunes son la Sociedad Anónima (SA), la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) y la Sociedad Anónima Promotora de la Inversión (SAPI), cuyas peculiaridades varían entre sí en cuanto a número y tipo de socios, valor de las acciones o aportaciones, tipo de acciones y derechos, administración de la empresa y carga fiscal.

Rodrigo explica que el trámite se realiza en gob.mx/ tuempresa con la CURP, RFC y FIEL, y en total demora entre dos y cuatro semanas. Implica hacer una búsqueda fonética on line de la razón social, reservar la que asigne el sistema, confirmar el régimen adecuado al giro y elegir un fedatario públi- co para protocolizar la empresa. Este último trámite puede costar entre 12,000 y 30,000 pesos. El acta resultante es indispensable para tramitar el RFC de la empresa en el SAT, apertura de cuentas bancarias y realizar el alta patronal ante el IMSS.

“Una denominación social mal seleccionada puede limita el crecimiento o implicar cargas impositivas que acaben con el negocio; de ahí la importancia de que cada empresa analice con un abogado y un fiscalista la figura que más le conviene”, advierte el consultor, quien a lo largo de siete años ha asesorado a más de 600 empresas y emprendedores en diversas materias jurídicas.

Trámites a la carta  

Al margen del acta constitutiva, hay una serie de trámites que cumplir antes de abrir formalmente tu negocio. A continuación, te los describimos.

Verificar el Uso de Suelo del local, hacer el Aviso de Declaración de Apertura, obtener la Licencia de Funcionamiento, dar Aviso de Funcionamiento y registrar el Programa de Protección Civil. Todo esto se tramita en la ventanilla única del municipio o delegación. Si se trata de un giro muy especializado hay que averiguar, además, las Normas Oficiales Mexicanas que hay que cumplir, como sucede en la industria o en ciertos giros como las casas de préstamo.

No hay que perder de vista temas legales como el contrato de arrendamiento, que debe establecer las condiciones generales, garantías, plazo y periodo de gracia para hacer adecuaciones previas a la ocupación del local, así como el de los proveedores en turno.

“Los contratos que firmamos con los proveedores establecen los términos y condiciones de la compra del bien o servicio; describen aspectos clave como las características de lo que estamos adquiriendo, las garantías y los tiempos de entrega”, dice Nuñez. De hecho, es un documento que puede hacer la diferencia entre abrir un negocio a tiempo o tener retrasos en las adecuaciones o el equipamiento.

Otro aspecto es el referente a la propiedad intelectual, pues si bien hay quienes se lanzan a la aventura sin tener el registro de su marca, lo ideal es ser propietario de la misma para evitar futuras controversias que pudieran afectar los ingresos de la empresa y la reputación.

“Hay que checar también el nombre comercial y acercarse a un despacho especializado en propiedad intelectual. Nosotros, por ejemplo, hacemos estudios de viabilidad, analizando el tipo de producto o servicio para definir la o las clases requeridas; verificamos si es que el nombre no genera confusión con otra marca registrada, si no atenta contra la moral o si es descriptiva de un servicio, ya que generaría un rechazo en el registro”, explica Rodrigo.

Otro trámite importante es el alta patronal en el Seguro Social y el registro ante el Infonavit. Ambos trámites se pueden iniciar en línea y se concluyen en las oficinas de esas instituciones. “El alta patronal es de suma importancia, ya que muchas veces los empresarios no miden el riesgo que corren sus trabajadores. Cumplir con esta obligación no sólo te puede salvar de multas y demandas, sino cubrir de manera directa cualquier accidente de trabajo”, agrega el especialista.

Por último, pero no menos importante, hay que tener en cuenta el Aviso de Privacidad, en concordancia con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. “El incumplimiento puede generar multas de hasta 30 millones de pesos”, advierte. Por eso es importante acercarse a un experto que pueda evaluar el tipo de datos que manejas, a fin de contar con los documentos y políticas acordes a la operación de tu negocio.

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