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Cómo elaborar un plan de acción efectivo

Una situación repetitiva, como la entrega tardía de mercancía o la falta del reporte de ventas a tiempo, puede ser solucionada en el momento, pero requiere de análisis y planeación para corregirse definitivamente.
Cómo elaborar un plan de acción efectivo
Crédito: Depositphotos.com
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En muchas ocasiones es extremadamente complicado mantener la operación de un negocio y además planear su crecimiento, incluso la solución de las situaciones se da conforme éstas se presentan, lo que conlleva a estar apagando fuegos y no poder atacar la raíz de los problemas.

Una situación repetitiva, como por ejemplo la entrega tardía de mercancía o la falta del reporte de ventas a tiempo, puede ser solucionada en el momento, pero requiere de un análisis y planeación para corregirla definitivamente.

La forma más práctica de solucionar de raíz problemas prioritarios para tu negocio es dividirlos en pedazos, lo cual puedes hacer en un pequeño formato de plan de acción.

Primero que nada, dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible, no puedes iniciar un plan de acción si no sabes lo que quieres lograr con él ni en cuanto tiempo. Por ejemplo, un objetivo de "aumentar las ventas" debes detallarlo como: incrementar los ingresos en un 30% de abril a junio en comparación al trimestre anterior.

A partir de este punto debes especificar las estrategias que seguirás para lograr dicho objetivo. Las estrategias muestran en forma general lo que estás planeando hacer, sin que especifiques exactamente cada paso todavía. Por ejemplo: Implementar una campaña de ventas en redes sociales.

Después de esto debes plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

Establecer una promoción de ventas, elaborar el anuncio para Facebook, publicar el anuncio en grupos de la ciudad, son ejemplos concretos de las actividades que apoyan a la estrategia.

Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.

Por último, debes asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben estar involucrados en la elaboración del plan de acción. Si solo eres tú considera no saturarte de actividades que retrasen la operación diaria, pero avanza en algunas actividades cada día.

Es aquí donde el seguimiento toma una gran importancia, puesto que al tener datos tan específicos de las actividades y tiempos podrás evaluar los avances y cambios que debas implementar al plan.

Una sección en el mismo plan de acción con las fechas de revisión y supervisión que indique el avance en porcentaje y algunos comentarios puede ser de gran ayuda para el análisis y para la evaluación final.

Una vez cumplidos los plazos, realiza una revisión a conciencia y real del logro o no del objetivo, plantear nuevos retos o buscar cumplir los ya establecidos.

Quizá no sea tan sencillo elaborar un plan de acción porque debes pensar en cada detalle pero es una tarea necesaria en cualquier empresa competitiva hoy en día, tampoco todas las situaciones requieren un plan de acción minucioso, es por ello que hablamos de prioridades en un principio de este artículo.

Recuerda los pasos de un plan de acción efectivo:

- Objetivo claro, conciso y medible

- Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo

- Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias

- Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea

- Responsables directos de cada tarea

- Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento

- Evaluación final para replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro

Un plan de acción te permite organizar, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en la eficiencia y competitividad.

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