Productividad

5 tips muy fáciles para mejorar tu productividad

¿Cuáles serían las valiosas actividades que podríamos realizar si hiciéramos uso eficiente del tiempo y gestionáramos correctamente nuestra agenda?
5 tips muy fáciles para mejorar tu productividad
Crédito: Depositphotos.com
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Parece una obviedad lo que voy a decir, pero vale la pena hacer consciencia que en la actualidad, cuando hablamos de productividad, aunque seguimos haciendo referencia al “trabajo”, (el cual se puede medir por el nivel o capacidad de producción por unidad o individuo), también hacemos referencia a una gran cantidad de actividades que no son tan evidentes y que solo pueden ser medibles con base en el logro de los objetivos.

Para que esta gran cantidad de actividades no tan evidentes, puedan realmente sumar al logro de los objetivos, requerimos, entre otras cosas, un manejo, uso inteligente y efectivo tanto de nuestro tiempo, como de nuestra agenda. Para esto ayudará mucho revisar cinco aspectos importantes que detallaré más adelante.

En mi experiencia he llegado a la conclusión de que algunos de los grandes retos que enfrentamos y enfrentaremos las empresas y los líderes en cuanto a la productividad, son por un lado, gestionar de manera efectiva esas actividades no tan evidentes, pero por otro, asegurarse no solo que se estén ejecutando correctamente las tareas, sino de que realmente sean necesarias.

Para esto, podríamos empezar por responder con toda honestidad las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles serían las valiosas actividades que podríamos realizar si hiciéramos uso eficiente del tiempo y gestionáramos correctamente nuestra agenda?, y
  • ¿Cuántos más resultados podríamos obtener si dejáramos de ejecutar tareas que no son necesarias?

Vale mucho la pena responder estas preguntas a nivel personal y en mi equipo de trabajo. Es vital que se genere o se mantenga la productividad en la empresa pero como sabemos, tenemos que empezar por nosotros, de lo contrario de nada sirve girar instrucciones o dar una serie de pasos de cómo deben ser más productivos los demás.

De acuerdo a mi experiencia estoy convencida que a cualquier nivel, no hay peor inversión de tiempo que el invertido en lo que no es necesario porque nos distrae de lograr nuestros objetivos. Para invertir el tiempo en forma inteligente y a favor de nuestra productividad, debemos considerar diversos aspectos, y con el afán de que este artículo no sea meramente informativo, te voy a compartir cinco tips muy sencillos que puedes poner en práctica a la brevedad:

Comunicación

Me atrevería a decir que los problemas en la comunicación ocupan uno de los primeros lugares en la falta de productividad en una empresa. A menudo sucede que, aún en las comunicaciones más básicas, cada quien habla su idioma y cada quien entendió una cosa distinta.

Para empezar a hacer más efectiva la comunicación, asegúrate que lo que se comunica es comprendido fielmente. Una buena forma de asegurarse puede ser, que quien recibió la comunicación finalice la interacción con una simple pregunta: ¿lo que quisiste decir es…?

Prohíbe los mails en donde se pidan recomendaciones o se pidan explicaciones a situaciones difíciles ya que pueden llevar hasta 3 días entre idas y venidas, en su lugar, pídele al equipo que realice una reunión con todos los involucrados para llegar a la solución y conclusión de la situación.

Juntas de Trabajo

Las juntas generalmente son una pérdida de tiempo por dos cosas: porque se extienden mucho más allá del tiempo programado, y porque se divaga mucho y no se concreta nada.

Te sugiero dos cosas: tener anotado en algún lugar visible para todos el objetivo de la reunión, es decir, qué es lo que se espera tener como resultado al final de la reunión, y programar un cronómetro con alarma que suene 20 minutos antes de la hora programada para finalizar, de modo que se vuelvan a enfocar en la solución con la que debe terminar la junta.

Capacitación

En ocasiones ponemos atención a la capacitación de los puestos que consideramos clave. Sin embargo, hay muchos otros puestos a los que no les damos la misma importancia en este sentido, y puede ser ahí en donde se esté entorpeciendo la correcta dinámica de trabajo para lograr los objetivos. Asegúrate de que todo el mundo que ocupa un puesto nuevo tenga una capacitación acorde a su función. Esto va a reducir el tiempo de la curva de aprendizaje y a reducir errores que pueden entorpecer la productividad.

Administración de Dispositivos Inteligentes

En la actualidad, éste se ha convertido en uno de los principales enemigos del enfoque y productividad de las empresas. Implementa reglas de uso durante las horas de oficina, entre ellas, te sugiero las siguientes: dispositivos en modo vibrar o silencio todo el tiempo, horarios programados para revisar el celular y prohibirlos durante las reuniones de trabajo. Es importante diseñar una logística que permita a todos tener claro en qué momento si se vale revisar el celular.

Actualización Constante

Hoy la tecnología es una herramienta importantísima para optimizar, agilizar y hacer más eficientes muchos de los procesos, interacciones y dinámicas de una organización. En este aspecto estamos, tal vez, en actualización constante. Sin embargo, ¿ya pensaste que también las prácticas y las proyecciones hacia el futuro de tu empresa necesitan actualización constante?

Actualmente necesitamos adaptarnos a los cambios constantes, a los ritmos acelerados y a las también constantes demandas del mercado. Esta actualización constante en los diferentes aspectos que conforman una empresa nos va a permitir, entre otras cosas, identificar si hay tareas que ya son innecesarias de ejecutar

Ser productivos se está convirtiendo en una habilidad necesaria e imprescindible en estos tiempos, no solo para cumplir con las estrategias empresariales, sino para poder vivir con más éxito, satisfacción y plenitud a nivel personal.

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