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10 cosas que nunca debes decir en un correo electrónico

Los emails se guardan para siempre y nunca sabes lo que podría desenterrarse en el futuro.
10 cosas que nunca debes decir en un correo electrónico
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This story originally appeared on Glassdoor

Por Julia Malacoff

Hay algunas cosas que ya sabes que por sentido común no debes mencionar por correo electrónico: opiniones políticas, cualquier cosa que pueda considerarse acoso sexual y chismes de la oficina. Pero también hay temas y frases menos obvios que harías bien en evitar, especialmente si quieres verte (y ser) profesional, competente y estar a la altura de tu carga de trabajo. Después de todo, los emails pueden guardarse por mucho tiempo y nunca se sabe lo que podría reaparecer en el futuro.

Esto es lo que los profesionales de recursos humanos dicen que debes evitar a toda costa en tus correos.

1. "Solo un aviso, mañana me voy a reportar enfermo"

Vale, todos nos hemos reportado enfermos alguna vez para poder atender alguna emergencia, pero eso no significa que debas avisarles a todos. "Enviar por correo electrónico tus planes ‘irte de pinta’ al día siguiente no es el más inteligente de los movimientos", señala Patrick Colvin, socio estratégico de recursos humanos para USA Today. "Esto simplemente muestra tu deshonestidad y hace que la gente empiece a dudar de tu honestidad”. Si bien tu jefe podría entender si le explicas por qué debes ausentarte, tener una prueba escrita es bastante tonto. "A menos de que estés realmente enfermo y tengas la sensación de que no podrás levantarte al día siguiente, no le avises a las personas que vas a faltar”, agrega Colvin.

2. "Juan realmente ‘la regó’ con ese proyecto”

"Nunca hables sobre el desempeño de un compañero de trabajo, a menos que seas su jefe y lo estés discutiendo con el departamento de Recursos Humanos o tu propio supervisor”, aconseja Cam Bishop, presidente y CEO de SkillPath. "No solo es grosero, sino que no es tu lugar hablar sobre el desempeño de otra persona a través de un correo electrónico".

3. "Me siento ..."

Lo mejor es mantener todo el correo electrónico emocional fuera del trabajo, dice Ginger Robitaille, generalista de recursos humanos en Turning the Corner. "Es importante que las comunicaciones por correo electrónico se basen en hechos, compartan la información que se requiere y que nunca se  centren en temas sentimentales. Nuestras emociones se pueden interpretar de muchas maneras diferentes cuando no hay tono o inflexión de voz que acompañe las palabras", dice. ¿Y si no puedes mantener tus emociones fuera del contenido de un correo electrónico? Entonces esa es una conversación que probablemente debas tener en persona o por teléfono.

4. “¿Te queda mandarme esos documentos el jueves 3 de abril antes las 3 p.m.? No te preocupes si se te complica”

El lenguaje tentativo no tiene cabida en un correo electrónico, según Amanda B. Gulino, experta en recursos humanos y fundadora de A Better Monday. En su lugar, busca expresiones como "¿Ya viste los documentos que te envié la semana pasada? Por favor dales una revisión y devuélvemelos con tus comentarios el jueves a más tardar las 3 p.m. para que podamos mantener el avance del proyecto". Al comunicarte de manera asertiva y clara en los emails del trabajo proyectarás confianza y competencia.

5. "Te paso una copia del proyecto en el que estoy trabajando con mi equipo. Me encantaría recibir tu opinión "

"A menos que tu jefe diga que está bien compartir un proyecto, guarda los documentos referentes para ti o para los miembros específicos del equipo", dice Jill Tipograph, cofundadora de Early Stage Careers. Compartir inadvertidamente información confidencial o de propiedad intelectual de tu empresa puede parecer un error inocente, pero puede ser motivo de despido. "A los millennials en particular les gustan los temas colectivos, incluso cuando se trata de un asunto de toma de decisiones", señala Tipograph. "Pero preguntarle a tu amigo quién también se dedica a ventas (por decir algo) cómo resolver un problema de un cliente no es permisible".

6. "Este lugar realmente me deprime a veces"

Incluso si le escribes a tu mejor amigo en la oficina después de un día realmente complejo, nunca debes decir nada negativo acerca de tu lugar de trabajo a través del correo electrónico. "Un mensaje para tus compañeros acerca de cuánto desprecias el trabajo que haces puede llegar fácilmente a tu jefe", señala Tiffany Kuehl, reclutadora sénior de recursos humanos para Versique. "En el mejor de los casos, tu superior programará una reunión para hablar sobre tus inquietudes. En el peor, acabas de darle razones para despedirte”.

7. "Disculpa el retraso"

"Es importante asumir la responsabilidad y pedir disculpas de vez en cuando, pero algunos de nosotros lo hacemos con demasiada frecuencia", dice Alayna Frankenberry, gerente de Inbound Marketing para BlueSky ETO. "Las mujeres especialmente se disculpan y amortiguan sus declaraciones con frases como 'háganmelo saber si no están de acuerdo' y 'esta es solo mi opinión, pero ...' Disculparse constantemente y calificar tus declaraciones hacen que tus colegas no te tomen muy en serio. No importa tu género, no sobre utilices estas frases; desafíate a sí mismo a tomar un enfoque más directo y conciso al escribir".

8. "Buen trabajo, pero la próxima vez, por favor considera ... "

Puede parecer más fácil dar una crítica constructiva por correo electrónico, pero a menudo resulta contraproducente. "Levanta el teléfono, acuerda una reunión en persona o habla por videoconferencia", dice Gulino. "La intención del mensaje casi siempre es diferente al impacto que éste tiene, lo que significa que lo que pretendes decir llegará a tu audiencia de manera diferente, y posiblemente de forma negativa. Nunca he visto comentarios constructivos por correo electrónico que hayan sido tomados bien”. Por el contrario, generan una serie de nuevos problemas como la falta de confianza. "Y si tienes que hacer algún comentario a través de un correo, mantenlo positivo", dice.

9. "Estoy abierto a otras oportunidades"

Esta es realmente una de las peores cosas que puedes decir usando el correo electrónico del trabajo. Sin embargo, la gente lo hace TODO el tiempo. "No le digas a la gente que estás buscando empleo a través del correo de la empresa en la que estás hoy”, recomienda Tipograph. Hablar con reclutadores o la competencia sobre posibles plazas abiertas es algo que debes hacer desde tu cuenta personal y en tu propio horario.   

10. "Como lo dije en mi correo electrónico anterior..."

Este sentimiento se puede presentar en muchas formas, incluyendo "como ya se señaló antes ..." o "como se discutió anteriormente ...", dice Jon Brodsky, Country Manager de Finder.com. Se deben evitar todas esas iteraciones. “Este tipo de expresiones son pasivo agresivas y un intento muy poco velado de echarle la culpa a la otra persona por un proyecto que se ha estancado”. En su lugar, simplemente repite lo que sea necesario repetir y avanza.

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WhatsApp tiene un plan para impulsar a las empresas mexicanas

WhatsApp

WhatsApp Business, la aplicación de mensajería para empresas propiedad de Mark Zuckerberg, tiene un plan para ayudar el desarrollo de las micro, pequeñas y grandes empresas del país y acercarlas a la digitalización.

Para tener un mejor acercamiento con los pequeños empresarios, WhatsApp Business sumó fuerzas con Startup México, que capacitará a los empresarios para ayudarlos a conectar mejor con sus clientes y desarrollar su negocio.

Pablo Bello, director de políticas públicas para mensajería de Facebook, comentó que con esta alianza invitarán a los pequeños empresarios a conocer las funcionalidades disponibles en la aplicación y capacitarlos para que logren incrementar sus ventas y también sus bases de clientes.

En México existen cuatro millones de microempresas, que generan 43% del empleo a nivel nacional, de acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, y aunque parece ambicioso, la meta de WhatsApp Business es que todas utilicen la aplicación.

“Queremos llegar a todas, no tenemos una meta de lograr cantidad de usuarios, nuestro objetivo es estar disponible para todos y lo que nos interesa es informar, llegar, capacitar a la mayor cantidad de microempresarios porque eso es bueno para los empresarios y para la economía nacional”, dijo Bello. 

La aplicación está disponible desde enero en México y, de acuerdo con el informe de impacto económico de Facebook, las empresas que usan esta herramienta como parte de su operación de atención a clientes, incrementaron sus ventas en 57%. 

El directivo de Facebook detalló que alrededor del mundo cerca de cuatro millones de empresas ya utilizan la aplicación, que ofrece de forma gratuita herramientas como un mensaje de bienvenida automatizado, categorización de clientes y respuestas automatizadas que permiten una mejor gestión de la comunicación. 

Además, la cuenta empresarial también ofrece datos como ubicación, horario de atención por lo cual, para bello es un microportal que presenta a los clientes una primera información sobre la empresa.

“Lo que nos interesa en en particular es que la comunicación de las microempresas con sus clientes sea mejor, esto ayuda a la fidelización, el cliente se siente bien atendido y no solamente vuelve, sino que se lo cuenta a otras personas. El cliente satisfecho es el mejor vendedor de un negocio”, dijo Bello.

whatsapp

Camino a la inclusión y la digitalización 

Las comunicaciones cada vez más migran a formatos digitales, y las empresas se suman a la tendencia. En este contexto, WhatsApp Business es para Pablo Bello una primera herramienta para que las pequeñas empresas tengan un primer acercamiento hacia el camino de la transformación digital.

“WhatsApp Business es una primera entrada a la digitalización productiva. Para una pequeña empresa que no tiene expertos en tecnologías de la información y que no tiene capacidad de contratar sistemas hipersofisticados estables una primera herramienta para entrar al mundo digital", compartió.

Para el director de políticas públicas para mensajería de Facebook otra ventaja de WhatsApp Business es que es una aplicación que no requiere de grandes capacidades de conectividad.

Está característica les otorga la oportunidad de llegar a los teléfonos inteligentes de microempresarios que se encuentran en las zonas más rezagadas del país.

"Cada microempresario que empieza a usar la aplicación registra un incremento significativo en ventas y en su base de clientes, lo que nos interesa es replicar ese éxito en más microempresarios", dijo Bello.

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