Gmail

Todas las herramientas que debes conocer de la nueva versión de Gmail

Están diseñadas para aumentar tu productividad y la seguridad de tus mensajes.
Todas las herramientas que debes conocer de la nueva versión de Gmail
Crédito: Hero Images | Getty Images
Entrepreneur Staff
9 min read

En abril, Google agregó una columna en la parte de arriba del menú de configuración: “Prueba el nuevo Gmail.” Puede que no hayas notado esta opción o que no tengas muchas ganas de cambiar porque te gusta tu versión actual de Gmail.

Independientemente de a qué grupo perteneces, la buena noticia es que “el nuevo Gmail” no se ve tan diferente de la versión anterior. Sigue teniendo la misma interfaz y no organiza tus correos de una manera diferente. Las nuevas características que están disponibles para los usuarios de Gmail están diseñadas para hacerte más productivo (en parte gracias a la Inteligencia Artificial) y para aumentar la seguridad de la información que compartes.

Sigue leyendo para descubrir lo nuevo que trae Gmail antes de que lo pruebes por ti mismo… O, si ya lo probaste, para que descubras cosas que seguro aún no le conoces.

Primero, cómo cambiar al nuevo Gmail

Ve al menú de configuración, justo debajo del icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu bandeja de entrada. La primera fila dirá “Prueba el nuevo Gmail”. La página se actualizará y luego aparecerá una ventana que te pedirá que configures la densidad del contenido. Si quieres aprovechar todas las características del nuevo Gmail, dale clic a “default”. Siempre puedes volver a la opción clásica o cambiar de densidad más tarde si decides que quieres ver más correos en la primera página.

Nota: Si usas Gmail para trabajar, el administrador del G Suite en tu empresa tiene que tomar algunas decisiones sobre qué cosas puedes cambiar. Si quieres cambiar tu correo del trabajo y no encuentras la opción, esa puede ser la razón.

Atajos en previsualización de mensajes

Dora tendrás la opción de archivar o eliminar correos antes de abrirlos dando clic en una serie de nuevos iconos que aparecen cuando pasar el mouse sobre cada correo. También está la opción de “marcar como leído” y de “snooze” que te permite esconder un mensaje de tu inbox por una cantidad específica de tiempo (más tarde el mismo día, al día siguiente, el fin de semana o una fecha personalizada). Y luego, como por arte de magia, el mensaje va a desaparecer temporalmente, dándote la oportunidad de no abrirlo hasta que tengas tiempo de ponerle atención realmente.

En la densidad de contenido que viene por default también podrás ver iconos debajo del asunto del correo que muestran una previsualización de los archivos adjuntos, e incluso puedes ver qué contienen esos archivos sin tener que abrir el correo.

 

Imagen: Google 

Un empujoncito

Ahora Gmail te dará un empujoncito virtual si hay un correo al que no le has dado respuesta en mucho tiempo, para que no dejes pasar nada importante. No hará esto con cada mensaje, sólo aquéllos que AI detecte como importantes o que son de un remitente al que normalmente le contestarías, como una cadena de correos previa. En la previsualización de estos mensajes en tu bandeja de entrada vas a ver una nota en color naranja que dirá algo como “Recibido hace 3 días. ¿Quieres responder?” Y por otro lado, si una persona no te ha respondido un correo que tu enviaste hace días, Gmail le dará un empujoncito virtual para preguntarle si quiere darle seguimiento. Estos “codazos virtuales” pueden ser desactivados en cualquier momento, en la sección de configuración.

Respuesta inteligente

Los usuarios de Gmail en su versión móvil ya deben estar familiarizados con esta característica, pero ahora llega también a la versión de escritorio. Esta herramienta también se apoya en AI y te provee de opciones para hacer respuestas rápidas a un mensaje. Cuando le das clic al botón de responder, verás unos botones azules que dicen “¡Perfecto, muchas gracias!”, “Suena bien” y “Wow” como opciones de Respuesta Inteligente. Si das clic en alguna de ellas el texto aparecerá en el campo de respuesta del correo y lo único que tendrás que hacer a continuación es enviarlo. Las opciones variarán dependiendo del contenido del mensaje. Según reportó Google en un post en su blog en abril, las Respuestas Inteligentes de Gmail ya ocupan 10% de las respuestas enviadas en móviles.

Redacción Inteligente

Ésta es una de las características que no vas a ver inmediatamente cuando cambies a la nueva versión. Es algo similar a la Respuesta Inteligente, y es una herramienta diseñada con AI para escribir correos por ti, pero mucho más profunda.

La Redacción Inteligente sugiere también saludos y despedidas tales como “Que tengas un buen fin de semana” si es viernes y otras frases comunes y oraciones completas que te ayudarán a llenar el cuerpo del mensaje, basándose en el contexto del mismo. Esta herramienta ayuda a los usuarios a escribir sin repetirse y sin cometer errores gramaticales u ortográficos.

Offline nativo

Ya no tendrás que tener conexión a Wi-Fi para revisar tu cuenta de correo ya que Google lanzó su función Offline Nativo como parte del nuevo Gmail. Tus mensajes se sincronizarán y estarán disponibles para que los busques aún cuando no estés en una zona de conexión y desde ahí podrás redactar borradores de correos y especificar qué mensajes quieres borrar o guardar en cuanto vuelvas a tener conexión.

Modo confidencial

Esta es una opción diseñada especialmente para usuarios de negocios (para los que el área de sistemas controla sus configuraciones) y permitirá que los mensajes caduquen o expiren (es decir, que ya no estarán disponibles) después de cierto tiempo. Esto será muy útil para la gente que comparte información sensible y que no quiere que esto se quede en la bandeja de entrada por tiempo indefinido, en caso de que sus cuentas se vean hackeadas. Los usuarios podrán acceder a esta opción a través de un atajo en la línea de iconos que les permite agregar un archivo adjunto o un hipervínculo al mensaje.

Cuando estén en modo confidencial, los usuarios podrán incorporar una capa adicional de protección, más allá del tiempo límite de autodestrucción. La persona que envía el mensaje podrá pedirle al receptor que escriba un código de 2 dígitos de autenticación para abrir el correo, asegurándose así de que quién lo abre es realmente la persona que debe hacerlo.

Además, podrás evitar que el receptor reenvíe, copie, descargue o imprima el mensaje que enviaste.

Alertas de seguridad aún más fuertes

Ahora los usuarios verán alertas de seguridad más grandes y más rojas cuando la Inteligencia Artificial de Gmail detecte un mensaje que pueda traer un riesgo de ciber seguridad.

En un rectángulo rojo aparecerá una X dentro de un círculo blanco si Gmail detecta un mensaje que pueda contener un riesgo y te dará la leyenda: “Este mensaje paree peligroso, puede que esté intentando robar tu información personal. No des clic a ningún link si no estás seguro de conocer a la persona que lo envía.”

Integración de tareas

Los usuarios de Google podrán crear listas de pendientes o cosas por hacer en una nueva app de Tareas que estará integrada a Gmail. Puede asignar una fecha de entrega, poner tareas secundarias por categorías y marcar puntos en la agenda conforme se completen las tareas.

Panel lateral

¿Te pasa que vas de una ventana a otra entre tu calendario de Google y tu Gmail? Un nuevo panel lateral en el nuevo Gmail elimina este problema.

Tu panel lateral, a la derecha de tu bandeja de entrada, mostrará tu calendario diario en Google, tu lista de tareas (mencionada arriba) y notas que puedes agregar de Trello, RingCentral, Asana, DocuSign y muchos más. Incluso hay una app llamada Mailtrack que te permite saber cuando alguien abrió tus correos. Podrás esconder este panel lateral cuando sientas que te está estorbando.

Y Google ha anunciado que muy pronto este panel también estará disponible dentro de tu Calendario, Documentos, Hojas de cálculo y apps de presentaciones.

Notificaciones de Alta prioridad

En la app de Gmail Móvil, los usuarios recibirán sugerencias de mensajes que el algoritmo de AI detecte como importantes. Así, los usuarios no recibirán notificaciones cada vez que alguien responde a una larga cadena, por poner un ejemplo (a menos que así lo decidan). La opción de encender o apagar las alertas de estará visible en la aplicación móvil.

Sugerencias de eliminar suscripciones

Además, la Inteligencia Artificial de Gmail en móvil creará alertas de esos remitentes que más abres preguntándote si te quieres suscribir a sus correos y presentándote la opción de eliminar la suscripción a los que nunca abres.

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