Productividad

¿Quieres planear un día de trabajo productivo? Sigue estas simples 4 estrategias

Si eres de las personas que deja de hacer todo para revisar cada correo que le llega, tenemos una palabra para ti: DETÉNTE.
¿Quieres planear un día de trabajo productivo? Sigue estas simples 4 estrategias
Crédito: shironosov | Getty Images
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Founder of FE International
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Hay días en la vida de todo emprendedor en los que parece que no hay suficientes horas para terminar todo lo que se tiene que hacer. OK, esos días parecen ser la mayoría.

Considerando esto, la clave para ser más productivo puede que no tenga que ver con trabajar más, sino trabajar de forma más inteligente. Un estudio reciente hecho por Voucherclud mostró que en el transcurso de una semana laboral de ocho horas diarias, el trabajador promedio era productivo sólo durante dos horas y 53 minutos.

Si esto te suena familiar, ¿cómo sacarle mayor provecho a tus horas laborales para ser más productivo?

Aunque no hay trucos que puedan desaparecer tu lista de pendientes, aquí te dejamos 4 pasos que puedes dar para asegurarte de sacarle el mayor provecho a tu valioso tiempo laboral.

Aquí cuatro tips para ayudarte a organizar un calendario de trabajo más productivo.

Mantén tus listas de pendientes realistas y congruentes

Tener una lista de pendientes es una forma de asegurarte de que vas por buen camino para lograr tus objetivos, tanto a largo como a corto plazo. Pero que tus objetivos y tareas sean realistas y sobre todo, realizables, es crucial.

Si no, corres el riesgo de que tu lista de pendientes se convierta en una “lista de deseos”, tal como lo escribió Laura Vanderkam, autora de 168 Horas: Tienes más tiempo del que imaginas. “Ponemos cosas que no tenemos intención de hacer.”

Considera hacer varias listas de pendientes dependiendo de cuánto tiempo te tomará realizar las tareas que apuntes. Por ejemplo, puedes tener una lista de pendientes diarios, semanales, anuales y una de objetivos de vida. También es importante fragmentar las tareas muy complejas en pasos pequeños y realizables. En una columna para Entrepeneur, hablé sobre el principio de listas de pendientes realistas según The Checklist Manifesto, de Atul Gawande, y aplican igual aquí.

Independientemente de si prefieres hacer tus listas en papel o si usas una de las miles de aplicaciones que existen, sé coherente y manténlas en el mismo lugar.

Determina la prioridad de cada tarea

Aunque puede ser muy tentador hacer las tareas más fáciles primero y dejar las que te demandan más tiempo y energía para después, esta estrategia puede fácilmente llevarte a procastinar más de lo que deberías. Es vital organizar tus tareas y pendientes según la prioridad que tengan, haciendo primero las que te den un mayor beneficio.

Tener el mente el Principio de Pareto te puede ayudar, mejor conocido como la regla 80/20, en la que tú decides qué tareas hacer primero. La regla 80/20 propone que 80 por ciento de tus resultados vienen de 20 por ciento de tu trabajo. Usa esto como guía para identificar qué tareas realmente son importantes y deberían estar hasta arriba de tu lista, y no permitas que las cosas menos importantes te estorben para lograrlas.

Otra técnica efectiva para priorizar tu lista de tareas es el método ABCDE. Popularizado por Brian Tracy en su libro Eat That Frog (Cómete esa rana), este método te anima a categorizar tus tareas según su urgencia de la siguiente manera:

  • “A” significa “muy importante” — Algo que ABSOLUTAMENTE TIENES que hacer, algo que si no haces tendrá consecuencias negativas serias.
  • “B” significa “importante” — Algo que DEBERÍAS hacer. Este nivel no es tan importante como tus tareas A, y sólo habrá consecuencias negativas menores si no se realiza.
  • “C” significa que son “buenas de lograr”, pero no tan vitales como A o B. No hay consecuencias negativas si no las haces.
  • “D” significa “delega”. Las tareas D deberías delegarlas a alguien más. Una vez que las hayas delegado, no olvides darles seguimiento para asegurarte de que todo esté en orden.
  • “E” significa “Eliminar”. Tareas que no son esenciales para la supervivencia podrían salir rápidamente de tu lista de pendientes para liberar tiempo y enfocarte en las tareas que tienen una prioridad alta.

No importa qué método utilices para asignar prioridad a tus tareas, intenta enfocarte en los puntos esenciales primero en lugar de resolver cuestiones menos críticas sólo porque son más fáciles de terminar.

No seas multitask: se monotask

Aunque muchos emprendedores logran la habilidad de hacer muchas cosas a la vez con relativo éxito en el mundo laboral moderno, hay estudios que demuestran, cada vez con mayor frecuencia, que esto es erróneo. Intentar terminar muchas tareas a la vez suele llevarte a no hacer ninguna de manera eficiente, o a terminarlas con menor calidad que si las hubieras hecho una a la vez, poniéndoles el cien por ciento de tu atención a cada una.

Earl Miller, profesor de neurociencia en el MIT, dice que el multitasking “no es humanamente posible”, y que “la gente es mucho más eficiente si sólo hacen una tarea a la vez.” Miller también dice que enfocarte en una sola actividad fomenta el pensamiento creativo porque el cerebro es libre para “seguir un trayecto lógico de pensamientos e ideas asociadas” sin distracción.

¿Quién tiene la culpa de esto? Las redes sociales y el correo son dos de los factores más grandes en cuanto a distracciones que matan la productividad. Si no puedes evitar revisar tu Facebook o Twiter cada cinco minutos, considera usar una herramienta que bloquee tus redes sociales como Stay Focused de Chrome o (OFFTIME), que te permiten limitar tu acceso a redes sociales y a otros sitios que te distraen.

Si tu flujo de trabajo lo permite, considera asignar momentos específicos en el día para leer y responder correos, en lugar de estar revisando cada notificación que llegue.

Corre a toda velocidad hacia la meta

No te angusties demasiado si no te puedes concentrar en una sola tarea durante horas. Según el Journal of Sicence, distraernos durante periodos de concentración intensa está en nuestra naturaleza humana.

En lugar de intentar una concentración súper humana durante largos periodos de tiempo, considera fraccionar tu día de trabajo en una serie de “periodos”, seguidos de pausas intencionales que dediques a descansar o simplemente a distraerte.

La técnica Pomodoro, de la que Francesco Cirillo fue pionero a principios de los 90, trata sobre trabajar durante periodos de 25 minutos con una concentración máxima, seguidos de 5 minutos de descanso. Después de trabajar cuatro periodos de 25 minutos, los individuos conocidos como pomodoros, toman un descanso de 20 minutos antes de empezar el ciclo nuevamente.

La técnica Pomodoro incentiva periodos cortos de concentración profunda y ayuda a construir el hábito positivo de ignorar distracciones externas para enfocarte en una tarea específica (e importante).

Si la técnica de Pomodoro no es para ti, por lo menos considera tomar un descanso de unos 10 o 20 minutos cada 90 minutos. Tony Schwartz, autor de The Way We Work Isn’t Working (La forma en la que trabajamos no está funcionando), señala que la ciencia ha demostrado que ésta es la cantidad máxima de tiempo que una persona promedio puede concentrarse en una tarea sin poner en riesgo los resultados de la misma.

Pensamientos finales

Sacar el mayor provecho de tu día laboral no necesariamente significa trabajar más horas. Así que, de manera objetiva, evalúa la forma en la que trabajas, identifica las áreas en las que puedes mejorar y toma acciones deliberadas para optimizar tus esfuerzos.

Usar tus listas de pendientes de manera efectiva, priorizar tus tareas, enfocarte en una sola actividad en lugar de hacer muchas al mismo tiempo y usar periodos específicos de concentración te puede ayudar a exprimir al máximo las horas que inviertes en tu trabajo.

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