Productividad

Cómo lograr más en 4 días de lo que los demás logran en semanas

La práctica y el auto control son clave.
Cómo lograr más en 4 días de lo que los demás logran en semanas
Crédito: Depositphotos.com
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Author of A Paperboy's Fable: The 11 Principles of Success
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Todos sabemos que para lograr nuestros objetivos necesitamos trabajar duro. Y en el mundo de los negocios y el emprendimiento, constantemente escuchamos que debemos estar dispuestos a sacrificar semanas, meses y hasta años de ‘esclavitud’ para tener éxito.

Pero, ¿y si lo estamos haciendo mal? ¿Qué pasaría si existiera una forma de terminar una lista de pendientes enorme en la mitad del tiempo que normalmente te tomaría? Cualquiera diría que esto es imposible sin una máquina del tiempo o un agujero de gusano, pero con un poco de práctica y auto control es posible cruzar la línea de meta antes de que otros siquiera empiecen la carrera.

1.  Usa la regla 80/20

El Principio de Pareto es una verdad universal que nos puede ayudar a encontrar el lugar correcto al que debemos enfocar nuestros esfuerzos para ser más productivos. La regla básica funciona así: 80 por ciento de los resultados obtenidos vendrán del 20 por ciento de las acciones realizadas. En otras palabras, sólo 20 por ciento de tus clientes sirven para el 80 por ciento de tus ganancias. De la misma forma, sólo 20 por ciento de tus tareas diarias van dirigidas a tus proyectos más importantes y que más tiempo van a consumir. El 80 por ciento restante son funciones relativamente menos importantes.

Tener un enfoque agresivo en ese 20 por ciento es la forma más redituable de darle valor a tu tiempo. Una vez que esas tareas estén completas, puedes seguir con el 80 por ciento restante o delegar esas tareas a otros. Para mantener tu ritmo pregúntate: “¿Es ésta una de mis actividades más importantes, del 20 por ciento primordial, o es del 80 por ciento restante?”

Lo mismo va para cualquier área de tu negocio. Enfócate en fortalecer tus relaciones con ese 20 por ciento de personas que realmente generan dinero: los que trabajan duro y están siempre pendientes de tus clientes.

2. Fracciona grandes proyectos en tareas manejables

El deseo de procastinar suele llegarnos cuando nos sentimos abrumados. Evitamos empezar un proyecto grande porque nos abruma y se nos complica pensar en cómo lo vamos a terminar. Así que evita enfrentarte con estos trabajos monstruosos fraccionando las tareas en piezas manejables, para que hagas una tarea pequeña a la vez. Asegúrate que tu lista de pendientes esté fraccionada de tal forma que las tareas y actividades que tengas que realizar puedan ser terminadas relativamente rápido, en menos de media hora. Luego empieza a cronometrarlas para poner tu concentración en alta velocidad.

Pon el cronómetro a 20 minutos y prométete a ti mismo mantenerte enfocado en esa tarea hasta que el reloj se detenga. ¡Te impresionará la cantidad de cosas que vas a lograr! Y una vez que hayas terminado el tiempo asignado, te vas a sentir mucho más motivado para descubrir qué más puedes lograr en los próximos 20 minutos.

3. Contrata talento externo para enfocarte en tus talentos

La mayoría somos realmente buenos para algunas cosas, y para las demás somos regulares, promedio. La mejor forma de usar tu tiempo es enfocándote en las áreas en las que eres más fuerte. Si puedes delegar el resto de las tareas a alguien más, tendrás más tiempo para enfocarte en las actividades en las que eres mejor. Puedes hacer esto contratando talento externo para ayudarte en las cosas en las que no eres tan bueno.

El talento externo puede venir de una persona o de alguna forma de tecnología. Algunas de las tareas que puedes contratar por fuera son desarrolladores web, editores de contenido, diseñadores, productores, etc., que pueden quitarte un poco de la carga que tienes ayudándote a agendas citas o a contestar correos.

4. Entiende tus ritmos naturales

¿A qué hora del día tienes más energía? ¿En qué momento te sientes más creativo? Para ser eficiente y realmente productivo tienes que aprender a manejar tu energía. Tienes que entender el tiempo natural de tu cuerpo. ¿Hay momentos en el día en los que siempre te sientes cansado o momentos en los que tienes muchas ideas y muchas ganas de hacer cosas? Asigna las tareas más importantes a esos momentos en los que sientes que tu mente está más alerta.

Para que esto funcione, tienes que tener rutinas establecidas. Esto te ayudará a crear patrones para que puedas observar los ritmos naturales de tu cuerpo. Cuando estés en tu mejor momento, enfílate en las tareas difíciles y que requieran más atención al detalle. Y recuerda darte descansos para mantener altos tus niveles de energía a lo largo del día.

5. Deshazte de las distracciones

Tu habilidad para enfocarte es la clave de tu productividad y lo que te permitirá hacer más cosas en menos tiempo. Investigadores han encontrado que a un empleado de oficina común y corriente le toma 25 minutos volver a concentrarse en una tarea después de haber sido interrumpido. Además, las interrupciones laborales pueden reducir la exactitud de una tarea en un 20 por ciento.

Al eliminar las distracciones te devuelves todo el tiempo perdido. Intenta agenda periodos de tiempo ininterrumpido que te permitan clavarte realmente en un proyecto. Y en la medida de lo posible, evita dejar las cosas a medias. Si empiezas algo, ¡termínalo! Cada día ponte objetivos que quieras cumplir y hazlos.

Tu smartphone es una de las principales distracciones. Una persona promedio no puede dejar su celular en paz por más de seis minutos, y la mayoría lo revisamos ¡hasta 150 veces al día! Así que si necesitas extra enfocarte en algo, trabaja en una sola pantalla a la vez. Apaga las notificaciones de tu celular o intenta alejarlo de ti durante periodos de tiempo.

6. Enfócate en una cosa a la vez

Solíamos pensar que el multitasking nos ayudaría a lograr más cosas, pero ahora sabemos que el cerebro humano no está diseñado para enfocarte en más de una cosa a la vez. Sin embargo, la mayoría nos encontramos yendo de una ventana a la otra, al correo, a los mensajes de texto, y a la tarea en la que estamos trabajando, y luego nos preguntamos por qué no logramos terminar nada. Es momento de empezar a ser monotasking.

Monotasking, término en inglés para hacer una sola cosa a la vez, tiene que ver con enfocarte en una cosa para hacer más cosas al final. Requiere que te deshagas de tu hábito de hacer demasiadas cosas a la vez. Como vivimos en un mundo hiper conectado, no siempre nos es posible hacerlo. Pero enfocarte en una sola tarea a la vez te permite profundizar en el trabajo, para que realmente te concentres en lo que tienes delante.

Intenta fijar dos horas diarias para enfocarte en una sola cosa, sin interrupciones. Puede que te tome un tiempo desarrollar esta habilidad, pero eventualmente podrás conectar ambos hemisferios de tu trabajo para hacer cosas increíbles que realmente tengan un impacto en tu negocio.

7. Captura tus divagaciones

Es muy molesto que un pensamiento prometedor llegue a tu cerebro cuando estás a la mitad de otra cosa. “¡Necesito acordarme de esto” te dices. Y luego tratas de apartar el pensamiento mientras intentas recordarlo, totalmente lógico.

Como seguramente harás aprendido de experiencias previas, intentar recordar un pensamiento interesante mientras estás haciendo otra cosa suele resultar en que lo olvides. Sin embargo, si lo escribes, puedes dejarlo ir de verdad, sabiendo que lo tienes ahí para re examinarlo cuando tengas oportunidad. Así, cierras el círculo. Si confías en tu memoria estás gastando energía intentando recordarlo o terminas olvidándolo por completo y pierdes el valor de esa idea. Es un desperdicio de cualquier forma.

Asegura esos pensamientos e ideas aleatorias, ya sea en un cuaderno o en una app que siempre tengas a la mano. Esto puede ser parte de un desecho mental constante al que puedas volver cuando tengas oportunidad y que te garantizará que no pierdas esos destellos de genialidad, o que no olvides ir por tu saco a la tintorería. ¡Sólo recuerda revisar tus notas seguido!

8. Duerme, come y respira

Es casi imposible ser hiper productivo si te sientes exhausto, hambriento o saturado. Es muy importante que te cuides continuamente, incluso cuando tienes demasiado trabajo o cuando te sientas abrumado por los proyectos. No eres una máquina, necesitas descansar, comer y despejar tu mente de vez en cuando para desempeñarte bien. Esto significa olvidarte de la comida chatarra y la comida rápida y nutrir tu cuerpo con comida y snacks saludables. Significa dormir 8 horas diarias, hacer ejercicio y dejar tiempo para descansos mentales.

Tomarte aunque sea unos minutos al día para enfocarte en tu respiración o para meditar te puede ayudar a despejar tu mente. Otra opción es salir a dar un paseo rápido caminando o subir las escaleras en lugar de subir en el elevador en tu oficina. Estas actividades te ayudarán a tener más energía para que puedas concentrarte. Piensa en ellas como una forma de reiniciar tu cerebro.
 

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