Cómo usar Whatsapp para la comunicación de tu empresa (sin que tu equipo odie el grupo)

Esta plataforma puede ser una gran herramienta, sin embargo, debes establecer un protocolo para su correcto uso.
Cómo usar Whatsapp para la comunicación de tu empresa (sin que tu equipo odie el grupo)
Crédito: Rachit Tank vía Unsplash
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Muchas empresas utilizan la mensajería instantánea como herramienta de comunicación interna. La más popular hoy en día es WhatsApp porque resulta de bajo costo. Sin embargo, debes conocer que si la vas a utilizar para ese fin debes establecer un protocolo para su correcto uso.

Las ventajas que establece WhatsApp como canal de comunicación interna son:

  • Es una herramienta que puede utilizarse en diferentes dispositivos, esto es en el teléfono inteligente, en su versión de escritorio, e incluso en la tableta
  • Es una herramienta simple de usar
  • Te mantiene siempre en contacto
  • Puedes integrar a varias personas en un solo grupo para que todos estén al tanto de la comunicación
  • Es una comunicación rápida y directa
  • Integra herramientas como la videollamada que puede ser útil para reuniones con tu equipo de trabajo

Sin embargo, para que realmente sea útil como medio de comunicación interna debes establecer reglas o protocolos que te ayuden a su buen uso. A continuación, te ofrecemos algunos consejos en ese sentido:

  1. Integra en un grupo a tu equipo directo de trabajo. Esto permitirá que todos estén enterados de las novedades y de los proyectos y tareas que se están llevando a cabo.
  2. Utilízalo solo con un fin profesional. El éxito de utilizar WhatsApp como herramienta de comunicación interna es que su uso debe estar restringido a informar sobre cuestiones laborales, y no un chat para enviar memes o información de otra índole.
  3. Asegúrate de que todo lo que envíes con carácter de urgente sea leído y comprendido por el destinatario, para evitar malentendidos. Si es posible solicita una confirmación.
  4. Mantén los mensajes de texto cortos y directos, evita que sean demasiado largos y difícil de comprender. Para comunicaciones más explicitas prefiere los mensajes de voz por esta aplicación o incluso una llamada.
  5. Pide la autorización de las personas para integrarlas dentro del grupo de trabajo.
  6. Mantén la comunicación solo en horarios laborales.
  7. WhatsApp no es para comunicar todo sobre un proyecto, combina los diferentes medios como el correo electrónico. No es posible que a través de este medio quieras resolver todas las cuestiones del trabajo.
  8. Contesta a través de la vía que te han preguntado, es decir, correo electrónico a correo electrónico, WhatsApp a WhatsApp.
  9. No compartas información o datos privados dentro de la aplicación.

Esta herramienta puede resultar muy eficaz si se utiliza dentro de los límites de lo permitido, además puede mejorar la productividad e incluso mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo.

Finalmente, no olvides que la principal regla es evitar el sobreuso, es decir, querer informar todo por este medio, pues tendrías el efecto contrario.

Recuerda que existen otras herramientas de comunicación interna que resultarían más propias como el tablón de anuncios, los boletines así como los correos electrónicos.

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