Mantenerse productivo durante un viaje de negocios requiere planificación

Los emprendedores siempre tienen un millón de pendientes, lo cual es parte de lo que hace que los viajes de negocios sean tan estresantes.
Mantenerse productivo durante un viaje de negocios requiere planificación
Crédito: Cavan Images | Getty Images
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Parte de ser emprendedor es viajar para hacer crecer tu negocio a través de reuniones, conferencias y presentaciones en todo el mundo. Es solo otra parte del trabajo.

Aunque me gusta viajar, también es agotador y caótico. Entonces, ¿cómo puedes seguir siendo productivo cuando tienes jetlag y vas llegando a una nueva ciudad? Bueno, aquí están los consejos que he encontrado más útiles.

La preparación es clave

Digamos que tienes que elegir entre reunirte con un cliente o asistir a una conferencia importante. No puedes simplemente despertarte en la mañana y decidir que vas a irte en un viaje de negocios. La reunión tiene que ser programada con el cliente. También debes los arreglos de viaje para poder llegar el evento a tiempo.

En pocas palabras, si deseas ser un guerrero del camino exitoso que se mantenga enfocado y productivo, entonces necesitas planificar, planificar y planificar de nuevo. 

Si bien esta no es una lista extensa, estos son algunos de los conceptos básicos que debes abordar mucho antes de partir: 

Reserva tus fechas: ya sea que estés haciendo un pitcheo a inversionistas, almorzando con un cliente o hablando en un evento de la industria, asegúrate de poner el evento en tu calendario. Esto obviamente te recordará el evento. Pero, lo que es más importante, ayudará a determinar tu disponibilidad ante los demás y a planificar tu viaje en consecuencia. Por ejemplo, si te reúnes con un cliente al mediodía de un martes y tiene que tomar un vuelo de cuatro horas, es probable que no quiera tomar un vuelo a las 7 de la mañana de esa mañana. Yo uso Apple Calendar, Google Calendar o Microsoft Calendar para esto.

Vuelos y hoteles: los vuelos con escala o conexión pueden ahorrarte un par de dólares, pero son mucho más largos. Yo prefiero pagar en vuelos directos. Ahorra un montón de tiempo y garantiza que estaré donde necesito estar en el momento adecuado. Además, encuentro un hotel que esté cerca del evento ya que esto reducirá considerablemente el tiempo de viaje.

Empaca ligeramente: crea una lista de los elementos esenciales que necesitas. De esta manera, no estarás buscando a tientas en una maleta llena de basura. Como mínimo, debes llevar tu atuendo de negocios, aparatos, toliterries y suministros de oficina. Si aún no lo ha hecho, también debe descargar aplicaciones de viaje como Tripit, Packpoint, Lyft, Citymapper o Kayak. Personalmente, traigo un conjunto extra de ropa y mantengo mis artículos que necesito en mi maleta de mano en la remota posibilidad de que mi equipaje se pierda.

Familiarízate con el destino: antes de irte, haz una investigación sobre tu destino. ¿Qué tan lejos está el aeropuerto de tu hotel? ¿Cuál es la mejor manera de moverse? ¿Qué comodidades tiene tu hotel? ¿Qué tipo de empresas hay alrededor? Esto te ayudará a moverse por la ciudad de manera más efectiva y a saber qué recursos están a tu disposición.

Pon tu negocio en buenas manos: designa un contacto de emergencia en caso de que sea necesario apagar un incendio mientras estás ausente. Todo tu equipo debe saber quién estará a cargo. Agrega su información de contacto en tu mensaje de fuera de la oficina.

Aprovecha tu tiempo de viaje: mientras estás en ruta, crea una lista de tus prioridades y revisa tu programa para saber cómo vas a dedicar tu tiempo de manera productiva. Si esperas para hacer esto hasta que llegues al hotel, puedes estar demasiado agotado para anotar los objetivos de tu viaje de negocios.

Crea listas de cosas que puedes hacer sin wifi

Si bien puedes comprar WIFI en el avión, creo que es una pérdida de tiempo y dinero debido a la calidad irregular. Entonces, ¿por qué tratar de trabajar en algo cuando la velocidad de Internet te está lentificando?

En su lugar, creo dos listas antes de irme. Una contiene todas las cosas que solo se pueden hacer con una conexión a Interne y la otra es lo que puedo trabajar sin estar en línea. Todo lo que puedo hacer sin conectividad a Internet es en lo que trabajo durante mi vuelo.

Comprométete con tu trabajo y apégate a un horario

La parte más difícil es a menudo solo comenzar, pero solo empieza a teclear y entrarás en la zona de concentración. Si no puedes acceder al espacio de trabajo correcto, entonces al menos usa este tiempo de manera productiva leyendo, escuchando un podcast o aprendiendo una nueva habilidad.

Además, cumplir con tu horario puede ayudarte a comprometerte con tu trabajo. En lugar de realizar una pausa, sigue tu horario normal lo más cerca posible, como cuando te despiertas, haces ejercicio, comes y realiza otras actividades prioritarias. Por ejemplo, si está libre a primera hora de la mañana, y eso es cuando es más productivo, entonces continúa usando ese tiempo para trabajar sin interrupciones.

Aprovecha al máximo la nueva ubicación

Los viajes de negocios son una oportunidad para generar creatividad mientras te encuentras fuera de tu zona de confort. Además, pueden ayudar a reducir las distracciones diarias.

Digamos que decides trabajar en el lobby del hotel. Dudo mucho que alguien te moleste. Sin embargo, si estuvieras en casa, un miembro de tu familia o empleado podría interrumpirte mientras está concentrado en un trabajo profundo.

Utiliza la tecnología

Además de las aplicaciones que ya has descargado para facilitar los viajes, asegúrate de usar también plataformas que puedan automatizar tu negocio. Esto varía de un emprendedor a otro, pero busca apps que puedan colocar sus correos electrónicos, publicaciones en redes sociales, programación, facturación e incluso administrar tus clientes potenciales de marketing mientras te encuentras fuera de la ciudad.

También descarga aplicaciones como Zoom, Skype o Join.me en caso de que necesites celebrar una conferencia virtual con tu equipo.  

Organiza a medida que avanzas

Estar expuesto a nuevas culturas, ideas y perspectivas realmente puede hacer que tu mente se acelere, pero probablemente te olvidarás de lo que estás viviendo si no lo apuntas. Usa herramientas como Evernote, Pocket o Trello para capturar tus pensamientos y asignar tareas a tu equipo.

Reduce tu carga de trabajo antes de partir

Los emprendedores siempre tienen un millón de cosas pendientes. Esto hace que los viajes de negocios sean tan estresantes. ¿Cómo puedo mantener mi carga de trabajo actual mientras estoy de viaje? El hecho es que no puedes laborar un día de trabajo completo mientras estás ausente.

Una solución es reducir gradualmente tu carga de trabajo antes de partir. De esta manera, no te volverás loco por todo lo que necesita hacerse, ya sea durante el viaje o cuando regreses. En su lugar, céntrate solo en tus prioridades y objetivos para el viaje de negocios. La forma más sencilla de hacerlo es asumiendo compromisos esenciales y delegando tareas a otros.

No descuides tu salud

Viajar puede ser muy desgastante, especialmente cuando tienes jet lag y comes comida chatarra. Como resultado, se sentirá bastante lento si descuidas tu salud.

Haz una pausa para dormir lo suficiente. Bebe agua abundante. Come sano y haz ejercicio.

Cuando te sientes bien física y mentalmente, tu productividad se dispara.

Abraza el tiempo de inactividad

Finalmente, usa el tiempo muerto como durante su vuelo o entre eventos para no hacer nada. Toma una siesta, medita, reflexiona o explora la ciudad por un momento. Estar conectado al trabajo constantemente es agotador y todos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar. Y, viajar presenta esta oportunidad perfectamente.

 

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