Juntas laborales

Cómo hacer que tu equipo haga seguimiento a una junta

Reuniones laborales: un productivo intercambio de ideas para algunos, una terrible pérdida de tiempo para otros.
Cómo hacer que tu equipo haga seguimiento a una junta
Crédito: Depositphotos.com
Entrepreneur Staff
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Juntas laborales: un productivo intercambio de ideas para algunos, una terrible pérdida de tiempo para otros. Sin embargo, el problema de las juntas no es el tiempo que duren o cuántas haya durante la semana, sino que éstas no sean productivas en acciones que beneficien a la compañía.

Después de todo, una vez que termine la reunión, el equipo suele tener otras prioridades como el trabajo atrasado. En muchos lugares generalmente se acepta que las personas no harán todo lo que acordaron en una reunión.

“Por el contrario, si una junta tiene un objetivo claro y se lleva a cabo efectivamente, es beneficiosa para la empresa”, comenta Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com. “Así se genera comunicación de forma directa y en tiempo real con aquellos colaboradores a los cuales se les necesita transmitir indicaciones, procesos, sugerencias o propuestas”, añadió.

A pesar de ello, hay veces en las que el equipo no da seguimiento a lo hablado durante la junta, ya que los objetivos son difíciles de medir o parecen muy lejanos. Para evitar eso y mejorar la comunicación en la empresa, la plataforma Kokatu.com reunió algunos consejos para asegurar que su equipo dé seguimiento a lo acordado tras una reunión:

1. Definir las tareas pendientes. Una vez concluida la reunión, solicita una breve pausa para asegurarse de que todos estén de acuerdo con las tareas a realizar, los próximos pasos a seguir y las fechas límite para cumplir estos compromisos. No des por sentado la fecha de la próxima reunión como fecha de entrega, es mejor escoger una que tenga sentido para el proyecto y creé un sentido de urgencia. 

Luego, pide a las personas que se comuniquen si una de las tareas corre el riesgo de no entregarse. No se trata de la perfección en la entrega, sino en la comunicación. Es importante cultivar y coordinar deliberadamente los compromisos si esperas que la gente los cumpla.

2. Elaborar y enviar una minuta. La persona designada como responsable de la junta debe, preferentemente dentro de las siguientes 24 horas, enviar la minuta de la reunión en la que queden claramente establecidos los temas abordados en ella, las tareas pendientes, quiénes deben realizarlas y cuándo.
Asignar a alguien para rastrear y hacer un seguimiento de los puntos de acción entre las reuniones también es una buena práctica. Recuerda que no se trata de microgestionar o no confiar, simplemente es una buena gestión de proyectos.

3. Mantén una cuenta corriente de las tareas que se cumplen. ¿Cuántos de los elementos de acción acordados se completan en las fechas acordadas? Haz un registro de la tasa de finalización de las tareas que se acordaron en la junta, lo que te dirá cómo se encuentran, si fueran completadas o siguen pendientes. Una tasa de finalización del 60% es promedio, por lo que llegar al 85% le dará a tu equipo una increíble sensación de logro. 

4. No dejes que el seguimiento te convierta en dictador. Sé compasivo. Recuerda que cada persona de tu equipo tiene una vida fuera de lo laboral, la cual en gran parte es desconocida para la mayoría los miembros de la empresa. Además, las personas generalmente están en varios equipos y con frecuencia suelen tener que informar a más de una persona. 

Al estar interesado en tus compañeros, encontrar tiempo para conversar y trabajar para comprender su realidad actual, puedes obtener su respeto compromiso para que hagan lo que tienen que hacer, de manera confiable.

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WhatsApp tiene un plan para impulsar a las empresas mexicanas

WhatsApp

WhatsApp Business, la aplicación de mensajería para empresas propiedad de Mark Zuckerberg, tiene un plan para ayudar el desarrollo de las micro, pequeñas y grandes empresas del país y acercarlas a la digitalización.

Para tener un mejor acercamiento con los pequeños empresarios, WhatsApp Business sumó fuerzas con Startup México, que capacitará a los empresarios para ayudarlos a conectar mejor con sus clientes y desarrollar su negocio.

Pablo Bello, director de políticas públicas para mensajería de Facebook, comentó que con esta alianza invitarán a los pequeños empresarios a conocer las funcionalidades disponibles en la aplicación y capacitarlos para que logren incrementar sus ventas y también sus bases de clientes.

En México existen cuatro millones de microempresas, que generan 43% del empleo a nivel nacional, de acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, y aunque parece ambicioso, la meta de WhatsApp Business es que todas utilicen la aplicación.

“Queremos llegar a todas, no tenemos una meta de lograr cantidad de usuarios, nuestro objetivo es estar disponible para todos y lo que nos interesa es informar, llegar, capacitar a la mayor cantidad de microempresarios porque eso es bueno para los empresarios y para la economía nacional”, dijo Bello. 

La aplicación está disponible desde enero en México y, de acuerdo con el informe de impacto económico de Facebook, las empresas que usan esta herramienta como parte de su operación de atención a clientes, incrementaron sus ventas en 57%. 

El directivo de Facebook detalló que alrededor del mundo cerca de cuatro millones de empresas ya utilizan la aplicación, que ofrece de forma gratuita herramientas como un mensaje de bienvenida automatizado, categorización de clientes y respuestas automatizadas que permiten una mejor gestión de la comunicación. 

Además, la cuenta empresarial también ofrece datos como ubicación, horario de atención por lo cual, para bello es un microportal que presenta a los clientes una primera información sobre la empresa.

“Lo que nos interesa en en particular es que la comunicación de las microempresas con sus clientes sea mejor, esto ayuda a la fidelización, el cliente se siente bien atendido y no solamente vuelve, sino que se lo cuenta a otras personas. El cliente satisfecho es el mejor vendedor de un negocio”, dijo Bello.

whatsapp

Camino a la inclusión y la digitalización 

Las comunicaciones cada vez más migran a formatos digitales, y las empresas se suman a la tendencia. En este contexto, WhatsApp Business es para Pablo Bello una primera herramienta para que las pequeñas empresas tengan un primer acercamiento hacia el camino de la transformación digital.

“WhatsApp Business es una primera entrada a la digitalización productiva. Para una pequeña empresa que no tiene expertos en tecnologías de la información y que no tiene capacidad de contratar sistemas hipersofisticados estables una primera herramienta para entrar al mundo digital", compartió.

Para el director de políticas públicas para mensajería de Facebook otra ventaja de WhatsApp Business es que es una aplicación que no requiere de grandes capacidades de conectividad.

Está característica les otorga la oportunidad de llegar a los teléfonos inteligentes de microempresarios que se encuentran en las zonas más rezagadas del país.

"Cada microempresario que empieza a usar la aplicación registra un incremento significativo en ventas y en su base de clientes, lo que nos interesa es replicar ese éxito en más microempresarios", dijo Bello.

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