Productividad

Aplicar la regla 80/20 puede mejorar la forma en la que administras tu tiempo

El Principio de Pareto es la navaja suiza de los negocios. Es útil para casi todo.
Aplicar la regla 80/20 puede mejorar la forma en la que administras tu tiempo
Crédito: marekuliasz | Getty Images
VIP Contributor
Entrepreneur and Connector
8 min read
Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Tanto si eres un empresario experimentado como si estás lanzando tu primer negocio, estoy seguro de que has escuchado de la regla 80/20, es decir, el Principio de Pareto. Después de todo, ya está sobre la mesa: el Principio de Pareto puede aplicarse a cualquier cosa que midas, tanto en tu vida personal como en los negocios.

Si no estás muy seguro de lo que es la regla 80/20, o cómo puedes usarla para mejorar la forma en la que administras tu tiempo, lo vas a entender en corto. El Principio de Pareto puede ser la respuesta.

¿Cómo aplicar el Principio de Pareto a la administración del tiempo?

Este principio es un concepto desarrollado por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1895, tras darse cuenta de que 20 por ciento de la población era dueña de 80 por ciento de la tierra. Esto lo llevó a la conclusión de que toda la actividad económica podía aplicarse a este principio.

Brian Tracy lo explica así: “Esta regla dice que 20 por ciento de tus actividades te dará 80 por ciento de los resultados”. Por ejemplo, “20 por ciento de tus clientes te darán 80 por ciento de tus ventas. 20 por ciento de tus productos o servicios te darán 80 por ciento de tus ganancias. Y 20 por ciento de tus tareas equivaldrá al 80 por ciento del valor de lo que haces, y más.” 

¿Cómo aplica esto a la administración del tiempo? Tracy dice: “si tienes una lista de 10 cosas por hacer, dos de esas cosas valdrán mucho más que las otras ocho juntas”.

En otras palabras, 80 por ciento de tus resultados deben venir de 20 por ciento de tu tiempo. No te preocupes si las cifras no son exactamente 80 y 20, la idea es que la mayoría de las cosas no están distribuidas equitativamente. ¿Significa que debes trabajar menos? No precisamente. Lo que busca este concepto es motivarte a que te enfoques en las cosas que realmente importan, sobre todo en las tareas que nos ayudan a llegar a nuestros objetivos.

Si tomamos en cuenta que los emprendedores creemos que podemos hacerlo todo por nuestra cuenta, el Principio de Pareto es, posiblemente, la mejor técnica de administración que tenemos a nuestra disposición. Por ejemplo, en lugar de pasar horas arreglando un sitio web defectuoso, o reparando la fuga de un lavabo, o lidiando con preguntas de servicio al cliente, deberíamos delegar estas tareas o contratar externos para resolverlas, y enfocarte en cosas más importantes que te ayuden a hacer crecer el negocio.

Con suerte, esto explica lo que es el Principio de Pareto y cómo puede usarse para mejorar la administración de tu tiempo, pero ¿cómo empezar?

Piensa nuevamente en las cosas que tienes que hacer

Con este principio en mente, cambia la forma en la que haces tus listas de pendientes. Por lo general, estas listas consisten en cosas simples que pueden no ser las más importantes o las que deberías estar haciendo. Tus listas deberían reflejar tus prioridades, tomando en cuenta si el esfuerzo que implican vale la pena.

Para sacar el mayor provecho a este principio que te ayudará a manejar mejor tu tiempo, empieza priorizando lo que necesitas hacer basándote en la cantidad de esfuerzo que implica. Enumera las tareas en una lista del 1 al 10, siendo 1 la que menor esfuerzo requiera. Luego, considera los resultados positivos potenciales de estas cosas. Etiquétalos del 1 al 10, siendo 10 el que tiene mayor impacto.

Con esto descifrado, el siguiente paso es crear un nuevo orden de tareas en tu lista. Divide la cantidad de esfuerzo entre los resultados potenciales. Esto te dará el orden de prioridades que necesitas para administrar tu tiempo de manera más efectiva, aumentando tus resultados. Las tareas que dan mejores resultados con menor esfuerzo, esas son las que deberías terminar primero. Otras requerirán mayor esfuerzo y darán menores resultados, y esas puede posponerse o incluso quitarse de la lista.

Evalúa todas tus actividades y objetivos

Otro enfoque es identificar ese 20 por ciento de tareas que te dan 80 por ciento de tus resultados. Puedes lograrlo respondiendo a estas preguntas:

  • ¿Considero que todas mis tareas y funciones son urgentes?
  • ¿Estoy invirtiendo demasiado tiempo en tareas específicas?
  • ¿Esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?
  • ¿Soy la persona mejor calificada para el trabajo? ¿O debería hacerlo alguien más?

Después de evaluar tus tareas, evalúa tus objetivos. Ponle atención al 20 por ciento de actividades que te ayudarán a lograr tu objetivo.

Por ejemplo, estás dentro de ese 20 por ciento si estás trabajando en actividades que mejoren tu vida o que estén relacionadas a tus planes a largo plazo. También estás dentro del 20 por ciento si estás invirtiendo tiempo haciendo cosas que disfrutas y delegando las tareas para las que no estás capacitado.

Identifica cuándo eres más productivo

Todos tenemos un momento en el que estamos más alerta, concentrados y con energía. Algunos estamos listos para empezar el día desde temprano, otros son más productivos por la noche.

Yo soy una persona madrugadora que se despierta a las 5:15 de la mañana. Sabiendo esto, agendo mis prioridades durante las primeras horas del día y no por la tarde, cuando me estoy quedando sin pila. Es una forma comprobada de hacer muchas más cosas en el día a día.

Elimina las distracciones que más te interrumpen

Estamos rodeados de distracciones. Ya sea una notificación, una llamada, alguien tocando el timbre o la construcción que hay del otro lado de la calle. Desafortunadamente, no importa qué tanto lo intentes, las distracciones son inevitables. La buena noticia es que puedes minimizarlas implementando la regla 80/20.

Lleva un registro de interrupciones para identificar las que más te distraen. Yo lo haría durante una semana. Luego revisa la lista y observa qué es lo que más te interrumpe. Si los correos, las llamadas, las notificaciones, las visitas inesperadas o el ruido ambiental son los culpables de tu distracción, encuentra formas de deshacerte de ellos. Por ejemplo, puedes poner en silencio tus notificaciones, cerrar la puerta de tu oficina o usar audífonos que aíslen el sonido. Si esto no funciona, intenta usar una app de calendario.

Dejar ir los trabajos que no te hacen ganar dinero

No es que los trabajos en sí paguen poco, sino que hablamos de las tareas que pueden ser delegadas a alguien más. Por ejemplo, podrías contratar un asistente para recoger la ropa de la tintorería o para administrar tu buzón de correo. Contrata a alguien que limpie tu casa y oficina, y sí, aunque esto puede costarte algo de dinero, también tendrás un poco más de tiempo para concentrarte en las cosas que realmente importan.

Date tiempo libre

Hubo un sábado en el que no hice nada, absolutamente nada. Si no hubiera pasado el día viendo Netflix todo el día, hubiera pasado tiempo con mi hija, hubiera ido al parque, visitado amigos y adelantado un par de cosas del trabajo. O hubiera salido a andar en bici… pero necesitaba un día para recargar pilas. También necesitaba tiempo para leer y hacer cosas en mi casa.

Me di cuenta de que el tiempo libre me había ayudado a aclarar mi mente y mi creatividad. Me tomé ese día para seguir atento a mi 20 por ciento. En lugar de sentirme mal por esto (me di permiso para tomarme este descanso, y creo que tú también puedes hacerlo) disfruté enormemente mi tiempo libre.

Keep Reading

Mexico Desconocido

Homenaje a Toledo: volarán papalotes en la CDMX el 15 de septiembre

El domingo 15 de septiembre realizarán un homenaje a Francisco Toledo en la CDMX. Decenas de papalotes volarán por los cielos para recordarlo.
Nupcias Magazine

Montajes de boda 100 por ciento mexicanos

¡Viva México y sus diseñadores! Talento nacional para tu gran día.
Cine Premiere

Taquilla México: El capítulo histórico de It dentro el género de terror

It: Capítulo 2 se ha convertido en el mejor estreno no-Disney en la taquilla de México y ha entrado en el top 40 histórico de películas más taquilleras.
Altonivel

La startup chilena que lleva los idiomas a las cafeterías llegó a México

Poliglota

Hace 10 años, en 2009, José Sánchez y Carlos Aravena, en ese entonces alumnos de la Universidad Católica de Chile, decidieron crear un nuevo modelo educativo para la enseñanza y aprendizaje de idiomas, proyecto al que más tarde se sumaría Nicolás Fuenzalida. Y es que, durante años, intentaron aprender inglés a través del método tradicional: en una escuela de idiomas, con el clásico método de memorización, materiales que no se actualizan constantemente y los típicos exámenes en papel, pero nunca fueron capaces de lograr una conversación fluida.

Tras 5 años de desarrollo y perfeccionamiento, estos 3 emprendedores finalmente lograron su cometido: crear un método innovador de enseñanza de idiomas y levantar recursos por un monto de 300,000 dólares de un Fondo de Inversión suizo para lanzar al mercado chileno su startup, a la que llamaron Poliglota.

Fue tal el éxito de Poliglota en Chile que al poco tiempo vino la internacionalización. En 2018, la compañía arribó a México, uno de los mercados más importantes en Latinoamérica, debido a su vecindad con Estados Unidos, que es su principal socio comercial; y más tarde llegaron a Perú. El próximo año, Aravena y sus socios tienen pensado abrir operaciones en Brasil, el gigante de la región; así como consolidar su presencia en México, país donde solo el 5% de su población habla fluidamente el idioma inglés, aunque dicho porcentaje es más alto que el de Latinoamérica, que es de solo 2%.

Poliglota

Lee: 6 idiomas que te abrirán la puerta a un mejor empleo

Para ello, la startup chilena pretende levantar, en el segundo semestre del año, entre 3 y 5 millones de dólares (mdd) de Fondos de Inversión de México, Chile y Miami. 

“Esta segunda ronda para levantar recursos se abrió en agosto pasado y se cierra en enero de 2020. Hemos decidido abrir las puertas de Poliglota a inversionistas de Fondos de Inversión que quieran sumarse para continuar con nuestra expansión en Chile y México, donde nuestra metodología ha tenido una alta demanda; queremos ser más agresivos en estos mercados y también abrir operaciones en Brasil, que igualmente es un gran mercado, al que queremos llegar. Vamos con todo”, subrayó Sánchez, en entrevista con Alto Nivel.

Hoy, Poliglota cuenta con 500 profesores y 12,000 estudiantes, de los cuales 4,000 alumnos se encuentran en México y el 90% de estos estudia el idioma inglés. “Este año vamos a cerrar con 8,000 alumnos en Ciudad de México y en 2020, año en que abriremos operaciones en Monterrey y Guadalajara, el objetivo es alcanzar la cifra de 20,000 estudiantes; queremos convertir a México en un país bilingüe”, indicó el fundador de Poliglota.

Poliglota

Lee: ¿Cuáles son los idiomas más competitivos para trabajar?

Del aula a la cafetería

Pero ¿qué hace a Poliglota tan diferente del resto de las escuelas de idiomas? Primero, ofrece clases de inglés, francés, italiano, alemán y portugués en grupos pequeños, de 3 a 8 estudiantes por grupo, que garantizan un feedback personalizado del profesor; segundo, los profesores son expertos en el idioma y están preparados para enseñar, corregir y alentar el avance del alumno; tercero, los grupos son nivelados, es decir, están conformados con personas que tienen el mismo nivel, lo que facilita la conversación, sin miedo a equivocarse; cuarto, el método se centra en la práctica real de capacitar para la comunicación; quinto, las clases se imparten en cafeterías cercanas a la casa u oficina de los estudiantes, que son ambientes sociales que invitan a la conversación; y, por último, las clases (2 por semana de 90 minutos) se toman en horarios pensados para que no interfieran con las actividades de las personas. 

“Algo muy importante es que contamos con profesores de diferentes nacionalidades: Gran Bretaña, India, Lituania, Italia, Alemania, Francia, Portugal, México, Estados Unidos, entre muchos otros. Estamos en un mundo global y te puede tocar hablar inglés u otro idioma con alguien de otro país que tiene una pronunciación diferente y no entender nada, no lograr comunicarte. Pero no solo eso, nuestros profesores son gente interesante, con distintas profesiones, que nosotros preparamos y que pueden aportar otro tipo de conocimientos y experiencias a nuestros alumnos. En los niveles básicos, nuestros profesores hablan muy bien el español, pues muchos de ellos son mexicanos y latinoamericanos, pero a medida que se avanza los maestros son de otros países, que no hablan nada de español”, explicó Sánchez.

Lee: Hablar idiomas, básico para conseguir un buen trabajo

Todo parece indicar que esta startup chilena tiene un futuro promisorio dentro de la industria de la enseñanza de idiomas, cuyo valor de mercado a nivel global se estima en más de 20,000 mdd. Y México será clave de ese futuro.

More from Entrepreneur

New York Times bestselling author Nicole Lapin can help you pitch your brand to press and strengthen your media training.
Jumpstart Your Business. Entrepreneur Insider is your all-access pass to the skills, experts, and network you need to get your business off the ground—or take it to the next level.
Are you paying too much for business insurance? Do you have critical gaps in your coverage? Trust Entrepreneur to help you find out.

Latest on Entrepreneur