Qué son las reuniones SCRUM (y cómo pueden ayudarte a no perder el tiempo en juntas inútiles)

Este modelo surgió en las empresas de desarrollo de software pero ha sido adaptado para que cualquier tipo de negocios pueda aplicarla en su equipo.
Qué son las reuniones SCRUM (y cómo pueden ayudarte a no perder el tiempo en juntas inútiles)
Crédito: Depositphotos.com
Entrepreneur Staff
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El equipo de Entrepreneur en Español siempre está buscando formas de mejorar la forma en la que colaboramos por lo que la semana decidimos que era momento de implementar un nuevo formato de junta semanal. Sin embargo, lo que menos queríamos era enredarnos con reuniones interminables que no hicieran más que quitarnos el tiempo, llenarnos de pendientes falsos y atascarnos la agenda con metas que jamás íbamos a seguir. 

Nuestra editora en jefe de Social Media fue quien propuso que usáramos un método muy utilizado en Estados Unidos y del cual ella había escuchado hablar durante una cobertura en Boston: las juntas SCRUM. Se trata de reuniones diarias que tienen reglas muy específicas para evitar que los asistentes se pongan a divagar y, de hecho, obtener resultados. 

El modelo fue identificado y definido por Ikujiro Nonaka en los años 80 como uno de los métodos que grandes empresas tecnológicas como Fuji-Xerox, Canon y Honda usaban para agilizar su desarrollo de productos. El patrón original de estas juntas es muy complejo ya que incorpora diversos puestos para la gestión de proyectos en un tiempo determinado (llamados sprints), pero con el paso de los años se ha ido modificando para también ser aplicado en otro tipo de entornos de negocios.

La idea de las juntas SCRUM, que en realidad es bastante conocida en el mundo de desarrollo tecnológico, es sincronizar a los miembros de un equipo para saber cuáles son los proyectos en los que cada miembro está trabajando y así saber en qué se pueden ayudar los unos a los otros. 

Según el sitio Mountain Goat Software, las juntas SCRUM deben responder tres preguntas básicas a grandes rasgos: 

  • ¿Qué hiciste ayer? 
  • ¿Qué harás hoy?
  • ¿Cuáles son los obstáculos que ves en tu semana? 

Estas reuniones no solo ayudan a la consecución de objetivos, sino que permiten mejorar la colaboración de todos los miembros y hace que se sientan parte de un objetivo común (lo que es buenísimo para lidiar con los celos profesionales). 

Me gustó la idea así que decidí investigar más antes de implementarla en el equipo y encontré que, de acuerdo con ProjectBliss.com, hay 9 reglas básicas para que estas reuniones cortas en su iteración más simplista tengan un mayor éxito. 

1. Enfocarse absolutamente en las 3 preguntas básicas. Esto evitará que el equipo divague en temas triviales. 
2. Duración corta. Una junta SCRUM no debe durar más de 15 minutos como máximo. 
3. Reuniones cortas posteriores. Si es necesario, los miembros pueden tener reuniones en corto uno a uno para pulir detalles DESPUÉS de la junta SCRUM de todo el equipo. 
4. Puntualidad suiza. Las juntas SCRUM deben celebrarse a la misma hora siempre. 
5. Que todos participen. Incluir a miembros del equipo que trabajen de forma remota ya sea por teléfono o por videoconferencia. 
6. No postergar y respetar el tiempo de todos. Jamás retrasar la junta por esperar a alguien que no ha llegado. 
7. No hacer multitasking. Es decir, no estar jugando con el celular o la computadora. 
8. Hacer la junta de pie. No solo es un cambio agradable para la vida sedentaria, también hace que la junta acabe a tiempo. 
9. Ser perfectible. Siempre se puede mejorar, pero para que la junta de resultados hay que tener disciplina. 

Esta semana ya estamos implementando este modelo en Entrepreneur.com y nos ha ayudado a tener una conversación más abierta y a darle voz a ideas frescas que generalmente no se expresaban. ¿Lo mejor? No tenemos que tener una junta eterna a final de la semana porque siempre sabemos en qué están los demás miembros del equipo. 

¿Qué opinas de este modelo? ¿Lo implementarías en tu negocio? ¡Platícanos en nuestras redes sociales!
 

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