Productividad

6 pasos para ser productivo sin trabajar de más

Antes de empezar a trabajar, detente un momento para organizar todo lo que tendrás que llevar a cabo y así aumentar tu productividad. No intentes hacer todo a la vez.
6 pasos para ser productivo sin trabajar de más
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

¿Cuántas veces has salido tarde del trabajo porque no terminaste a tiempo las tareas? Seguramente llegas a casa sin ganar de saber nada de trabajo, y cuando despiertas, en lo único que piensas es en la cantidad de pendientes para resolver llegando a la oficina, y que se acumularán junto con las actividades que se den durante el día.  Antes de empezar a trabajar, detente un momento para organizar todo lo que tendrás que llevar a cabo.

Te sugerimos aplicar las siguientes recomendaciones:

Jerarquiza

Lo más importante que he aplicado a lo largo de la historia de Homie y como emprendedor es la jerarquización de las actividades, delegar responsabilidades y saber discernir las habilidades de mi equipo de trabajo. Fijar objetivos específicos y alentar para su cumplimiento son herramientas que nos ayuda para que cada uno explote al máximo sus habilidades en el menor tiempo posible.

Hay que recordar que una de las ventajas que tienen las startups es la habilidad de realizar cambios sin un proceso burocrático complejo o bien una serie de aprobaciones que destruyen el dinamismo de cualquier empresa. Es por ello que maximizar el tiempo de respuesta ante cualquier situación es de vital importancia para la supervivencia del negocio.  Emprender implica tiempo y aprovecharlo al máximo te llevará a buen puerto.

Maximiza el tiempo de trabajo

Todo equipo debe ser liderado con visión y organización. Emprender es una de las cosas que requieren mayor cuidado, tiempo y dedicación. Los primeros pasos son los determinantes para consolidar una startup fuerte, escalable y atractiva. Uno de los puntos esenciales a considerar es que tu equipo trabaje adecuadamente. Existen actividades que poco a poco consumen tiempo y pueden ocuparse en otras de mayor prioridad. Es importante que la gestión del tiempo sea adecuada para que la concentración no se pierda y se potencialice la productividad.

Planea tus reuniones laborales

La planeación es parte importante del éxito; como emprendedor tienes que dividir las tareas y en dado caso atender muchas reuniones. Ponerte al día con cada área de la compañía, los inconvenientes que surgen y demás situaciones relacionadas con la operación de la startup demandará una cantidad importante de tiempo. Existe la tendencia a abusar de las reuniones laborales con la idea de eficientar los procesos, sin embargo, esto es erróneo; siempre es necesario confiar en tu equipo y en la capacidad que tengan para tomar decisiones, por algo los contrataste.

Las juntas son una excelente herramienta para estar al tanto y sugerir algunas implementaciones o recomendar alguna acción en cada área; hay que saber discernir cuando son realmente necesarias y en qué momento sólo se requiere de una parte del personal. No caigas en el error de tener status todos los días, ya sea con todo el equipo o cabezas de cada unidad de negocio, es importante dejar trabajar a todos a su máximo potencial y posteriormente evaluar resultados.

Si no se alcanzan los objetivos deseados, es momento de analizar qué está pasando y ajustar la maquinaria para que cada engranaje funcione correctamente, seguramente tendrás que invertir más tiempo de lo esperado, pero todo es en pro del crecimiento del negocio.

Evita las reuniones largas, que tomen mucho tiempo no significa que sean efectivas o que ayudarán a resolver la problemática actual de mejor manera, en caso que sea imposible cortar el tiempo de reunión, permite una pausa para despejar la mente. Es importante tener un control y guía de los puntos a abordar; es muy fácil perder el foco; de lo que se trata es ser ágil y versátil, como lo debe de ser cualquier startup. Las conclusiones son lo más importante, deben ser claras, breves y concisas, al final se podrán entender los acuerdos o decisiones que fueron establecidos. No dejes nada a la deriva y asegúrate que en todo tu equipo no exista lugar a la confusión.

Escucha siempre; las opiniones y dudas en todo momento son bien recibidas, da tiempo suficiente para exponer cualquier comentario, sin perder el dinamismo con el que fluye la conversación, así el objetivo no se diluirá y será productiva. Para tener una junta solo emplea a los miembros necesarios, no paralices la operación de tu empresa a menos que sea totalmente necesario.

Si consideras que un área puede estar ausente en la reunión, entonces permite que se enfoquen en sus actividades y posteriormente sólo informa los puntos que deban saber de la reunión. Las reuniones de emergencia son necesarias para tratar temas urgentes, para estos casos, recomiendo seleccionar al equipo esencial para tratar el asunto mientras que otra parte puede enfocarse en acciones que vayan solucionando el problema.

Plantea objetivos y un plazo para la entrega de resultados

La confianza es parte importante para obtener mejores resultados, si en una reunión fueron fijados ciertos objetivos, deben ir acompañados de un plazo para que finalice o para entregar resultados. Cuando un proyecto lleva tiempo, puedes designar una o dos reuniones para evaluar cómo ha avanzado y una reunión final para la entrega de conclusiones.

Organiza a tu equipo

Las fugas de tiempo son vicios que van carcomiendo la productividad de un equipo llevar una agenda ayuda a mejorar siempre y cuando el tiempo destinado para cada actividad sea respetado. Sé eficiente y aprovecha al máximo tu tiempo y el tiempo de tu equipo. Priorizar es una de las claves del éxito; evita que la información se triangule o que se envíen correos para solucionar o informar asuntos que pueden resolverse de otra forma o simplemente que no requiere atención inmediata.

Tratar de finalizar todas las tareas al mismo tiempo solo provocará caos e incluso puede traer confusiones, te recomiendo organizarlas y jerarquizarlas. No dejes nada inconcluso, si inicias algo finalízalo.  Un acierto es delegar funciones, siempre está al pendiente que todas las áreas de tu empresa estén en el mismo canal para minimizar errores y eficientar el tiempo de cada una de ellas. Organiza todos los documentos, este es un ladrón común de tiempo, ten una buena gestión, esto te permitirá encontrarlos más fácil, aplícalo también para las carpetas y archivos en la computadora.

Permite tiempos de descanso

Todas las personas requieren un momento para despejar la mente, de lo contrario se va perdiendo poco a poco la concentración y esto puede traerte resultados no deseados.  Si tienes un ambiente laboral organizado, harás un equipo comprometido que los llevará a ser productivos y cumplir sus responsabilidades. No debes olvidar la comunicación, busca que sea directa para evitar trabajar doble.

 

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