¿'Mail', Whatsapp o llamada? Usos y abusos en la comunicación interna de tu empresa

No todos los mensajes son creados iguales.
¿'Mail', Whatsapp o llamada? Usos y abusos en la comunicación interna de tu empresa
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Hasta hace relativamente poco tiempo, las personas escribían y recibían cartas de papel; y en los buzones encontrábamos mucho más que cuentas por pagar. Era un mundo más sencillo, un poco menos veloz y en donde se cumplían ciertos protocolos dentro de la comunicación en los negocios y en la empresa.

Desde que el internet hizo su aparición, y en especial durante los últimos años, las opciones de comunicación se han multiplicado, y año con año se suman nuevas redes y sistemas de mensajería.

Una persona cualquiera tiene el día hoy, por lo menos, diez maneras distintas de comunicarse con su familia, su trabajo, sus clientes. Correo electrónico, WhatsApp –y en éste, cientos de grupos-, Facebook, Messenger, y el resto de las redes –Twitter, Instagram, LinkedIn, etcétera-. En la empresa, existen herramientas de Google, los diversos intranets, Hangouts… y la lista sigue.

Aunque tenemos muchas opciones, no todas son iguales. Cada forma de comunicación tiene su espacio –y sus reglas- dentro de la empresa. Vamos paso a paso.

WhatsApp much?

El Whatsapp se ha apoderado poco a poco de todos los entornos de la comunicación, y lo usas con la familia, los amigos, los compañeros y tus jefes. Esta plataforma tiene herramientas versátiles, pero también graves limitaciones. Es inmediato y sencillo y debe limitarse sobre todo a conversaciones informales y no definitivas. 

Funciona bien para:

  • Ponerse de acuerdo con un equipo de trabajo
  • Distribuir información a personas interesadas (¡no spam!)
  • Discutir asuntos cotidianos y triviales
  • Dar seguimiento a proyectos conjuntos

NO funciona para:

  • Tomar decisiones importantes
  • Llevar conversaciones largas
  • Tratar clientes difíciles o enojados
  • Enviar archivos o imágenes que deben resguardarse

Y recuerda: no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas.

¿Redes sociales? Sí, pero no por mucho

Las redes sociales son un bosque impresionante de información y contactos. Existen redes dirigidas a familia y amistades, y redes diseñadas para entornos de negocios.

Lo primero que debes considerar es que todas tus redes sociales forman parte de tu diseño de reputación personal y profesional. Debes tratarlas con la misma seriedad que tratas tu imagen, y asumir que tus jefes, empleados, socios y clientes pueden saber de ti a través de lo que proyectas.

En cuanto a comunicación, las redes son espacio para hacer contactos, pero no para mantener relaciones.

Si un cliente, un colaborador o cualquier relación de negocios se conectan contigo a través de redes ¡salte pronto de allí! trata de transportar la conversación a un entorno más adecuado; ya sea telefónico, personal o digital.

Y recuerda: no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas.

Correo electrónico, vete a lo seguro

El e-mail sigue siendo el rey en lo que se refiere a comunicación en los negocios. Tiene muchas ventajas: es fácil de enviar y recibir y nos permite tener una conversación larga, con archivos incluidos, que se resguardará y quedará guardada a menos que nosotros la borremos.

En un entorno de empresa o negocio, los correos son una opción segura y conveniente, que permiten llevar el orden cronológico y mantener la información y los acuerdos abiertos y disponibles.

Los correos electrónicos no utilizan la misma seriedad protocolar que una carta, sobre todo entre personas que ya se conocen. Han de ser breves (no más de dos o tres párrafos) y concisos. Como regla general: ¿Más de tres párrafos en un correo? Mejor hazlo por teléfono.

Algunos errores comunes en los emails son:

  • Copiar a más personas de las debidas
  • Hacerlos demasiado largos
  • No contestarlos
  • Sobre explotación en difusión, o correo basura

Diseña tu firma y aprende las herramientas que los e-mails permiten. Siguen siendo el medio más robusto y versátil en esta lista.

Y recuerda: no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas.

La pluma es más poderosa que la tecla

Aunque cada vez está más en desuso, el papel es sumamente poderoso y refleja un nivel de clase y compromiso especiales.

Dentro de la empresa, el uso de recados firmados, memos, tarjetas y cartas transmite especial interés. La persona que envía papel invierte más tiempo y empeño en hacer llegar el mensaje, lo que hace que quien lo recibe lo considere mucho más importante que un correo o un WhatsApp.

Ideal para cosas importantes y no urgentes; documentos de trabajo y ocasiones especiales como cumpleaños, nacimientos, reconocimientos, etcétera. Si quieres hacerle saber a alguien que es importante, nada iguala al papel, y los líderes de los negocios en todas las áreas lo saben bien.

Saca la pluma; usa un buen papel y haz llegar tu mensaje con un acento especial.

Y recuerda: no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas.

Teléfono

Teléfono: el medio más subutilizado de nuestra era. La mayoría de los jóvenes emplean el teléfono como la última de las opciones posibles, y prefieren recurrir a cualquier otra tecnología con tal de evitar una llamada telefónica.

Sin embargo, la mayoría de los problemas –aún los más graves- se pueden resolver de forma veloz y sencilla cuando las personas se atreven a levantar el teléfono y hablar con franqueza. Todas las formas de comunicación escrita tienen alta probabilidad de malinterpretarse, pero la voz transmite con franqueza lo que queremos decir, y nos ayuda a alcanzar un consenso más rápidamente.

El legendario Steve Jobs tenía opiniones fuertes sobre el teléfono "La mayoría de la gente no levanta el teléfono y llama; y eso es lo que separa a la gente que hace de la gente que solo sueña. Tienes que actuar".

¡Levanta el teléfono! Te sorprenderás de la potencia que tomarán tus acciones.

Y recuerda: no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas.

Juntas de trabajo

Juntas: el medio más abusado de nuestra era. La mayoría de las personas en las empresas desperdician horas y horas cada día de la semana en juntas, reuniones y comités aburridos e interminables. ¡Pon orden a tus juntas y utilízalas a tu favor!

Toda junta ha de tener una hora de inicio (¡y cumplirla!) y una de cierre (¡y cumplirla!). Es desesperante estar a tiempo cuando otros llegan tarde. Respeta el tiempo de salida y de entrada para que todos puedan planear su día.

Toda junta ha de tener una orden del día, o lista de temas a resolver. Las juntas no han de ser informativas (la mayoría de las veces puedes resolver esto con un correo), sino interactivas, en donde se requiere la participación, opinión y compromiso de las personas presentes.

Toda junta ha de terminar con planes, metas y responsables de que cada acción se lleve a cabo. De otra manera, son tiempo perdido.

En mi experiencia, debes de pasar mucho tiempo en reuniones uno-a-uno. Sal de tu oficina y habla con las personas para resolver los pendientes de tu día. No solo envíes correos solicitando, si no levántate, ve y habla con todo el mundo. Los correos y las redes NO crean relaciones, pero la presencia sí.

Esta es la clave que te hará feliz y eficaz: ¡reduce comités y aumenta conversaciones!

Y sí,de nuevo, ¡no importa lo que hayas oído, ninguna tecnología te excusa de usar ortografía y sintaxis correctas!
 

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