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Cómo llevar juntas que no duerman a todo el mundo (o en las que 'no te pelen')

Las juntas son indispensables, salvo cuando son una pérdida de tiempo para todos.
Cómo llevar juntas que no duerman a todo el mundo (o en las que 'no te pelen')
Crédito: Depositphotos.com
Guest Writer
Entrepreneur; Founder and CEO, JotForm
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

En septiembre del año pasado, más de 70 empleados de Honey Stinger, una marca de nutrición deportiva que hace productos a base de miel, y su empresa hermana, terminaron una caminata de más de 1,000 kilómetros. Conocida como “la junta más larga del mundo”, este grupo de aventureros se pasó casi tres meses de travesía entre el sur y el norte de Colorado, siguiendo el Continental Divide Trail.

Pasar 90 días juntos en medio de la nada es un recordatorio dramático de que no todas las juntas son iguales. “Nuestro equipo trabajo en conjunto y superó grandes obstáculos, desde incendios forestales hasta subir sus bicicletas por montañas de más de 4,000 metros” escribió Garrett Mariano, director de marketing de la empresa. "Somos un equipo más fuerte que tiene un mejor entendimiento y respeto hacia cada uno de sus miembros”.

Las juntas se han convertido en un tema de discusión en los círculos empresariales. En 2018 se filtró un correo de Elon Musk para sus empleados en Tesla en el que decía que las juntas largas con “la perdición de las grandes empresas y por lo general la peor pérdida de tiempo”. Musk aconsejaba a sus empleados a “salirse de una junta o colgar el teléfono en cuanto sea obvio que no se está agregando valor. Salirte no es de mala educación, lo que es maleducado es hacer que la gente se quede y pierda su tiempo”.

Establece una estrategia para tus juntas

Hace 13 años, cuando inicié JotForm, no me preocupaba por las juntas. Sólo éramos un grupo pequeño de empleados y yo. La empresa era autofinanciada, así que no tenía inversionistas ni socios a los que poner al corriente. Ahora que hemos crecido a tener más de 140 empleados en dos continentes, me he vuelto mucho más estratégico en la forma de comunicarme.

Según TED, se estima que las juntas en Estados Unidos nos hacen perder $37 mil millones de dólares al año. Cincuenta por ciento de las personas dicen que las juntas son poco productivas y 73 por ciento de los empleados hacen otra cosa mientras están en junta. Si eres de los que ha escrito la lista del súper durante una llamada, no te sorprenderá saber que 9 de cada 10 personas dicen soñar despiertos mientras están en junta.

No me gusta desperdiciar mi tiempo o atrapar a mis empleados en reuniones largas y sin sentido. Después de todo, son el cerebro y la maquinaria que mueve mi negocio. Sin embargo, es muy sencillo perderte en la bola de nieve de las juntas y los estatus. Aceptas una invitación, luego otra, y luego 15 más, y sin darte cuenta, estás jugando al Tetris con tu tiempo.

Tener una estrategia es el antídoto para esto. Establece reglas sobre cómo, cuándo y qué tan seguido estás dispuesto a tener juntas. Crea políticas que le permitan a la gente “declinar” una invitación sin sentir que van a perderse algo vital, y luego apégate a esas reglas. Cada empresa es diferente, pero aquí te dejo lo que nos ha servido a nosotros.

1. Bájale al número de reuniones de estatus

La premisa de las reuniones de estatus en las que los participantes, por turnos, actualizan a los demás sobre sus tareas y procesos parece razonable. La buena comunicación es fundamental para construir un negocio. Sin embargo, si repites este proceso con cada proyecto y en varios días de la semana, esta aparentemente inocua práctica termina drenándote recursos valiosos.

“Es difícil pensar en una peor pérdida de tiempo, dinero y atención que las reuniones de estatus” escribió Jason Fried, CEO y cofundador de Basecamp, en 2016. No estoy seguro de calificarlas de inútiles como escribió Fried en el mismo artículo, pero estoy de acuerdo en que son un tanto innecesarias.

En mayo de 2018, el gerente de ingeniería de Pinterest, Brian Donohue, escribió sobre una nueva política de tres días sin juntas que estaban poniendo a prueba en la compañía. Los desarrolladores de software demandan periodos de atención más largos, pero conforme la empresa crecía, las juntas también se hacían más largas. Según Donohue, este pequeño ajuste al calendario organizacional dio grandes resultados en poco tiempo. Más de 91 por ciento de los desarrolladores de Pinterest reportaron que ese cambio los había hecho más productivos y 80 por ciento aseguró que sus compañeros respetaron el calendario de no juntas.

Ya sea un día sin juntas o una regla de “no llamadas por la mañana”, el experimento de Donohue nos recuerda que, como emprendedores, podemos hacer elecciones poco convencionales con los horarios de trabajo. Puedes hacer algo para balancear el tiempo de trabajo sin interrupciones que tu equipo necesita sin poner en riesgo la comunicación interna.

2. Camina mientras platicas

Mark Zuckerberg y Richard Branson son conocidos por tener juntas caminando. También Jack Dorsey de Twitter. Y Barack Obama también sugería tener juntas en el camino.

En promedio, la gente pasa más de 9 horas sentada al día. Caminar mientras se tiene una reunión aumenta la salud y la creatividad, disminuye el sentido de jerarquía y aumenta la felicidad, entre otras cosas.

Por ejemplo, investigadores de la Universidad de Washington en St. Louis encontraron que los trabajadores que estaban de pie o que caminaban durante sus juntas eran menos territoriales y se enganchaban en menos discusiones. En un estudio de la Universidad de Stanford se encontró que 81 por ciento de los encuestados dijeron que su pensamiento creativo se expandía cuando aumentaban sus niveles de ejercicio físico.

Yo también soy fan de estirar mis piernas y mi cerebro al mismo tiempo. Suelo salir a comer y caminar con empleados nuevos, así nos podemos conocer fuera de la oficina y con suerte, me verán como algo más que “el jefe”.

Las juntas caminando suelen complicarse cuando hay mucha gente o cuando no hay un buen clima, pero puede ser una gran opción si las condiciones te lo permiten.

3. Dale espacio a la gente

Para 2014, casi 70 por ciento de las oficinas reportaron tener espacios abiertos y colaborativos. Este nuevo formato son el emblema de las empresas modernas y progresistas, sobre todo en el muno de la tecnología, pero también aumentan las distracciones, el estrés y la frustración.

En JotForm, los empleados que crean los productos trabajan en equipos pequeños y cruzados de cuatro a seis personas. Cada grupo tiene a su desarrollador, diseñador, científico y especialista de UX, y otros roles necesarios. También, cada equipo tiene su propia oficina, con un pizarrón blanco y una puerta que puede cerrarse.

Así, descubrimos que los equipos que trabajan en espacios privados no tienen que planear juntas formales, sino que rebotan ideas entre ellos y comparten retroalimentación cuando es necesario. Y cuando necesitan tiempo en silencio, pueden tenerlo. Depende de cada equipo.

Entiendo que esto no es factible para todo el mundo, sobre todo si estás construyendo una nueva empresa y no tienes mucho presupuesto. Pero considera lo que podrías hacer para recortar las juntas, o para establecer periodos de “trabajo intenso” durante cierto tiempo al día o usando Slack para obtener respuestas más inmediatas.

4. Envía correos de retroalimentación

El correo se ha convertido en el saco de boxeo favorito del mundo emprendedor. La gente ventila el odio a su inbox a través de redes sociales y foros. Y lo entiendo, el correo puede sentirse como una correa digital que nunca deja de jalarte. “Tras un día sin revisar el inbox, nos agobiaba pensar en la cantidad de correos que estaban esperando una respuesta educada, una retroalimentación consciente y promesas de ‘revisarlo’ o ‘darle seguimiento’” escribió Bryan Lufkin para BBC Capital.

Sin embargo, entre los correos y las juntas, yo le apuesto al correo. Siempre. No porque no quiera hablar directamente con la gente o interactuar con ellos, sino porque quiero ofrecerles retroalimentación bien pensada y considerada y para hacerlo necesito tomarme mi tiempo, que suele ser a final del día. Ahí es cuando me dedico a Inbox Zero.

5. Haz que cada reunión valga la pena

Las juntas productivas tienen un objetivo claro. Deben presentar información nueva y útil y no deberían intentar resolver 11 situaciones en una sola sesión. Seguir estas reglas es la mejor forma de asegurar que cada junta cumpla con un propósito. Sé rudo con tus reglas y pronto todos empezarán a esperar y crear reuniones mucho más productivas.

Todo lo que se ha dicho sobre las juntas nos hace sentir que cualquier reunión es una pérdida de tiempo. Yo creo que eso no es para nada cierto. Cuando las juntas son rápidas y eficientes y logran el objetivo para el que se crearon, alineando a todos los participantes, son increíblemente valiosas. Después de todo, los negocios son un equipo deportivo, incluso cuando no estás de excursión atravesando el estado de Colorado.

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Gasoducto marino de sur de Texas-Tuxpan inicia operaciones

El gasoducto marino que conecta al sur de Texas con Tuxpan inició operaciones comerciales, luego de casi un año de atraso, informó el consorcio encargado de su construcción conformado por IEnova, filial de Sempra Energy, y TC Energy.

Pese a que su construcción finalizó desde julio, las operaciones dan inicio posterior a que el gobierno de México, a través de la estatal Comisión Federal de Electricidad (CFE), y las empresas de infraestructura energética lograran un acuerdo en la disputa sobre el milmillonario contrato de construcción.

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“Este importante proyecto de infraestructura energética provee un vínculo fundamental entre el abundante abasto de gas natural de bajo costo y los mercados crecientes en México”, declaró Robert Jones, presidente de TC Energía, por medio de un comunicado de prensa.

La inversión del proyecto fue aproximadamente 2,600 millones de dólares (mdd) en infraestructura y permitió la creación de más de 3,000 empleos en su etapa de construcción. Así, Tania Ortiz, directora general de IEnova, aseguró que con la operación del gasoducto se promoverá el desarrollo industrial.

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El gasoducto tiene la capacidad de transportar 2,600 millones de pies cúbicos diarios de gas natural, incrementando la capacidad de importación en cerca de 40% y asegurando el abastecimiento.

Con información de REUTERS y AGENCIAS

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