La razón por la que nunca vas a encontrar a un gerente para tu pyme

Prácticamente no hay gerentes o directores generales especializados en pymes en el mercado. Te damos algunas sugerencias que puedes aplicar.
La razón por la que nunca vas a encontrar a un gerente para tu pyme
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No sabes cuántas veces he escuchado entre los emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas (pymes), la idea de querer contratar a un gerente o director general para su empresa. ¿La razón? Para salvarlos y ayudarlos a terminar por fin con el caos que tienen, a resolver los problemas del día a día, ya sea porque el dueño no puede solucionarlos o porque quieren comenzar un nuevo negocio sin consolidar y más importante aún, sistematizar y estandarizar su negocio actual.

He visto una gran cantidad de emprendedores contratando, despidiendo y volviendo a contratar a estos gerentes hasta encontrar el correcto. La razón por la que buscar a estos profesionales tiene tan pocas posibilidades de éxito, es porque en el mercado prácticamente no hay gerentes especializados en pymes. Prácticamente no existen programas universitarios o de capacitación especializados en formar a gerentes para pymes.

La educación empresarial que existe en el mercado hoy en día, ya sea a través de universidades o de empresas de capacitación, ha sido creada para formar personas que trabajen en empresa medianas o grandes. Esta es la diferencia clave que hay que comprender. El gerente en una empresa mediana o grande lo que llega a hacer es traer su conocimiento y experiencia para mejorar los sistemas y procesos ya existentes apoyándose en un equipo de personas generalmente numeroso.

Pero en una pyme, para poderla profesionalizar, estandarizar para que no dependa del dueño todo el tiempo para operar y se pueda escalar y crecer con orden, prácticamente todos los sistemas y procesos se tienen que documentar e implementar desde cero. Para ser uno de estos gerentes de pyme se requieren habilidades y herramientas que muy pocas personas tienen como las siguientes:

  • La capacidad de coordinar la documentación e implementación de procesos en una pyme, considerando el contexto de estas empresas y sus limitaciones en recursos (personas, tiempo, capital, etc.).
  • Moverse en un ambiente muy dinámico y cambiante. Operar y atender las urgencias del día a día, además de implementar los procesos y sistemas necesarios para ir poco a poco profesionalizando y estandarizando la empresa. Esto es como cambiar las llantas de un camión estando en movimiento, ese es el reto.
  • La capacidad de liderear con mucha paciencia, pero a la vez con eficacia y determinación a un equipo de personas con muy diferentes niveles educativos y de preparación que es lo que normalmente encontramos en las PYMEs.  

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¿Qué hacer?

Entonces, ¿qué puedes hacer si no hay gerentes o directores generales capacitados para liderar pequeñas y medianas empresas? El dueño de la empresa es quien tiene que liderear este esfuerzo de profesionalizar y estandarizar la empresa implementando procesos y sistemas básicos en todas las áreas de la empresa.

Como emprendedor y dueño de una pyme, tienes que aprender cómo profesionalizar y estandarizar tu empresa, documentando e implementando los procesos básicos en todas las áreas, comenzando siempre con los procesos más críticos en las áreas con más problemas y en donde se están repitiendo los mismos problemas una y otra vez. Debes ir  poco a poco, primero un proceso primero y luego otro, después ir documentando e implementando procesos en todas las áreas.

Y una vez que tú lo aprendas a hacer, entonces podrás enseñar a una persona, a un gerente que tenga el perfil adecuado a que continúe con la documentación e implementación de los procesos en la empresa, que los mantenga y que los mejore. Para documentar e implementar procesos de manera efectiva en tu pyme hay que tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Utiliza el formato adecuado, hay miles en internet que puedes utilizar para documentar procesos. Tiene que ser un formato fácil de utilizar y que cualquier persona pueda echarle mano. Utilizar formatos muy sofisticados con softwares o aplicaciones sofisticadas que sólo unos cuantos saben usar, es uno de los errores más comunes. Un formato en Word puede facilitar esta tarea.

2. En la medida de lo posible que la mayoría de las personas participen en la documentación de los procesos, de esta forma toda la empresa aprenderá a hacerlo y esto además creará un compromiso intrínseco en las personas. Cuando a las personas les das un proceso ya documentado a seguir y ellas no lo crearon generalmente no le dan la importancia adecuada.

3. Enfócate en documentar el proceso de la forma en que hoy en día estás haciendo la actividad, de otra manera puedes caer en el error de nunca terminar porque siempre le están encontrando mejoras. Lo importante es que estandarices y profesionalices tu empresa con los procesos actuales.

4. Una vez documentado el proceso hay que juntar a las personas involucradas en el proceso y leerlo en voz alta. Cada quien debe leer los pasos que le toca hacer dentro del proceso. Es muy común que cuando una persona documenta un proceso caiga en la “ceguera de taller”, que se le vayan detalles del proceso. Cuando se lee en voz alta por los involucrados, regularmente se encuentran errores u omisiones que hay que modificar al proceso.

5. Una vez que se documente un proceso siempre hay que referirnos a este cuando surja algún problema relacionado a dicho proceso. Tenemos que acostumbrarnos, hacer el hábito de pedirle a las personas que traigan su proceso impreso o que nos lo enseñen en la computadora para asegurarnos que todas las personas tienen a la mano los procesos. No cometa el error de solo platicar de los procesos, a pesar de que todas las personas ya lo dominen, vayan al proceso documentado y revisen ahí las situaciones, problemas, etc. que se estén presentando correspondientes a los procesos ya documentados.

6. Y por último, tienes que ser paciente y constante. Paciente para entender que las personas que están en tu empresa seguramente nunca han trabajado con base en los procesos documentados y es un cambio que lleva tiempo. Y constante porque no se puede bajar la guardia cuando estamos hablando de profesionalización y estandarización de una pyme, continuamente hay que revisar, mejorar y documentar los procesos en la empresa.

Este es el camino que yo personalmente he visto que tiene muchas más probabilidades de tener éxito, que buscar en el mercado a este ejecutivo de alto nivel con una larga y exitosa trayectoria en empresas grandes que venga a salvarte profesionalizando y estandarizando tu empresa.

 

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