¿Tienes problemas con el dinero? Te decimos cómo contratar a un contador

Sigue estos pasos para encontrar la ayuda profesional que necesitas para navegar el laberinto de impuestos por el que tendrá que atravesar tu startup.
¿Tienes problemas con el dinero? Te decimos cómo contratar a un contador
Crédito: Depositphotos.com
Entrepreneur Staff
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Para los dueños de un negocio, cada peso cuenta, así que si no sabes dónde estás parado cada mes, puede que no llegues a final de año. Y aunque los programas para llevar tu propia contabilidad pueden ayudarte a monitorear costos, hay muchos beneficios de contratar a un contador que van más allá de llevar las cuentas. Los contadores pueden convertirse en tu pareja de por vida en términos de negocios, con conocimiento íntimo que no sólo tiene que ver con cómo vas a financiar tu negocio, sino también con cómo vas a pagar la universidad de tus hijos.

Sin embargo, antes de contratar a uno, asegúrate de entender las cuatros áreas principales en las que pueden enfocarse los contadores o financieros:

  1. Servicios de consultoría para negocios. Como un contador debe entender bien el entorno de tu negocio, la situación fiscal y tus declaraciones de impuestos, tiene sentido que les pidas armar un análisis y que te ayuden a ordenar tu plan de negocios y tu plan financiero personal. Los contadores pueden asesorarte sobre cualquier cosa, desde seguros hasta cómo expandirte, y aportar un nuevo nivel de conocimiento a lo que haces, por su simple experiencia y perspectiva.
  2. Contabilidad. Ésta puede ser la parte más básica de la profesión. Aunque los dueños de los negocios necesitan llevar registros correctos de sus gastos, un contador puede poner los libros en orden y establecer un sistema de contabilidad que les funcione. Un buen sistema te permite evaluar la rentabilidad y modificar los precios, además de poder monitorear gastos, mantenerte en presupuesto, identificar tendencias y reducir las tarifas asociadas con el pago de impuestos, etc.
  3. Asesoría sobre impuestos. Los contadores que te ayudan a mantener en orden el tema de los impuestos lo hacen de dos formas: con planeación y haciendo tus declaraciones en tiempo y forma. La planeación tiene que ver con los regímenes y las deducciones a las que tienes derecho, mientras que las declaraciones tienen que ver con siempre decirle al SAT cómo va tu negocio y pagar los impuestos necesarios.
  4. Auditoría. Estos servicios suelen ser requeridos por los bancos u otras instituciones financieras, sobre todo cuando estás solicitando un préstamo. Hay varios niveles de auditoría, y básicamente lo que se revisa es que tus libros estén en orden y tus impuestos se hayan pagado en tiempo y forma.

Eligiendo un contador

La mejor forma de conseguir a un buen contador es por recomendaciones, ya sea de tu abogado, de algún amigo o del banco, y hay muchos contadores que pueden trabajar en varias modalidades, incluyendo como freelance para tu negocio, o dentro de tu nómina, o por un proyecto en específico.

Cuando tengas varios candidatos en la mira, es importante determinar cuánto del trabajo será hecho por tu empresa y cuánto quedará del lado del contador.

El siguiente paso es entrevistarlos. Para cada uno, planea dos reuniones antes de tomar tu decisión. Una de las reuniones debe hacerse en tu negocio u oficina, y la segunda en la de ellos. Durante las entrevistas, tu objetivo principal será descubrir tres cosas: qué tipo de servicios ofrece, cómo es su personalidad, y cuánto cobra. Aquí te decimos qué debes preguntar sobre cada área:

1. Servicios. La mayoría de los contadores (o firmas de contabilidad) ofrecen servicios de auditoría y de manejo de impuestos, pero, ¿qué hay de llevar la contabilidad diaria? ¿Y de planeación? ¿Pueden ayudarte a diseñar e implementar sistemas de información financiera? Aquí dependerá mucho de tus necesidades y de entender muy bien hasta dónde puede llegar la injerencia del contador en el futuro de tu negocio.

2. Personalidad. ¿Su estilo es compatible al tuyo? Aseúgarte de que te reúnes con personas que tienen la capacidad de manejar tu negocio. En muchos despachos, el director o los mandos altos reciben a los nuevos clientes, los convencen de quedarse en la firma, y luego le pasan su cuenta a alguien con menos experiencia. Y esto puede funcionarte, siempre y cuando sepas de antemano quién será la persona encargada de llevar tus registros. A la hora de evaluar la competencia y compatibilidad, pregúntale a tus candidatos cómo manejarían situaciones relevantes. Por ejemplo, ¿qué haría si llega una demanda? Escucha sus respuestas y decide si así es como te gustaría que se solucionaran las cosas. Pero debes tener en cuenta que tener un contador que tenga una perspectiva diferente o que plantee una estrategia diferente a la que tú habías pensado puede ser algo bueno. Sólo asegúrate de que esta persona no te presionará a hacer algo con lo que no te sientas cómodo.

3. Tarifas. Pregunta esto de frente. La mayoría de los despachos cobran por hora, y muchos de los contadores freelance te cobran una tarifa fija al mes por ciertos servicios.

No bases tu decisión únicamente en el tema de costos, y considera que un contador que tal vez cobre más caro puede tener más experiencia y podría trabajar más rápido que otros.

También pide referencias, sobre todo de clientes en tu industria. Llámales para saber qué tan satisfechos están con los servicios que te ofrece ese contador en particular, y aprovecha para tocar el tema de costos con ellos tmb.

Aprovecha la relación al máximo

Después de tomar una decisión, detalla los términos del contrato en una carta compromiso. El documento debe detallar cada parte discutida, tanto de tu lado como del suyo. Esto les asegura que ambos entran a esta relación con las mismas expectativas.

Y mantén tu parte del trato. No le des a tu contador una caja de zapatos llena de facturas. Lleva un registro de cada peso que sale de la caja chica. Ten muy claro de dónde entra el dinero y por dónde sale.

Te recomendamos reunirte con tu contador o por lo menos hablar con el una vez al mes. Revisen juntos los estados de cuenta y platiquen sobre los problemas de dinero que sientas tener. Tu contador debe ir más allá del tema de los números y sugerirte formas para reducir costos.

Haciendo las preguntas correctas

Aquí te dejamos algunas de las cosas que debes preguntarle a la hora de entrevistarlo:

  1. ¿Dónde y qué estudiaste?
  2. ¿Tienes alguna maestría?
  3. ¿Tienes tu cédula en regla?
  4. ¿Qué clientes tienes o has tenido?
  5. ¿En qué área sientes tener más experiencia?
  6. ¿Qué tan grandes o pequeños son tus clientes y de qué tamaño eran cuando empezaste con ellos?
  7. ¿Qué tan accesible eres? (Es decir, si te va a responder el teléfono cada vez que tengas una duda, o si tiene un horario especifico de atención).
  8. ¿Cómo te informas de los cambios en las leyes y en las regulaciones de Hacienda?
  9. ¿Cuánto cobras?
  10. ¿Cada cuánto nos podemos reunir?

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