Esta herramienta te ayuda a evitar gastos innecesarios en tus viajes de negocios

Evita perder dinero en tus viajes corporativos. Una buena organización aunada a una herramienta tecnológica puede ayudarte a administrar tu dinero de una forma más eficiente.
Esta herramienta te ayuda a evitar gastos innecesarios en tus viajes de negocios
Crédito: Cortesía SAP Concur
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Los viajes de negocios son en muchas ocasiones ineludibles. Sin embargo, ¿sabías que los viajeros mexicanos reportan perder un promedio de 7,000 pesos por viáticos no reembolsables?

Sí, leíste bien. No es extraño que un colaborador se encuentre ante situaciones en las que se sale de lo planeado y acabe poniendo de su bolsa, ya sea porque desconoce las políticas de viaje de su empresa, no cuenta con el RFC para facturar en el momento o se le pierde un recibo para comprobar el gasto.

De acuerdo con SAP, la gestión de este rubro puede llegar a ser un reto para las empresas de todo tipo de tamaño e industria, ya que implica desde la planeación de políticas y presupuestos, cumplimientos regulatorios, el pago de impuestos, e incluso salvaguardar la seguridad de los colaboradores.

Adicionalmente, las organizaciones enfrentan el reto de reducir sus costos en estos renglones a la vez que deben buscar el incremento de su productividad.

A decir de Ángel Morfín, director general de SAP Concur en México, un servicio en la nube que ofrece herramientas para que los colaboradores aprovechen al máximo sus viajes de negocio, son tres aspectos los que una compañía debe tomar en cuenta para llevar una correcta gestión de gastos de viajes.

  • Cumplimiento de políticas y reducción de riesgos. Se refiere al establecimiento de reglas internas que señalen los mecanismos en que un viaje pueda ser solicitado, los tiempos mínimos para comprar un viaje, por ejemplo o para realizar un cambio de un boleto. Asimismo, incluye el límite de gastos en comidas y los lugares en los que un colaborador puede hospedarse, ofreciendo a si vez mayor seguridad para sí mismo.
  • Experiencia del colaborador. Consiste en simplificar los procesos de gastos de viaje y su seguimiento. Se trata así de ayudar a los colaboradores a realizar el correcto cumplimiento de las políticas previamente establecidas y liberarlos de procesos burocráticos que entorpezcan su labor diaria. Por ejemplo, acota Morfín, con el software de administración de gastos de Concur los usuarios pueden tomar una foto de los comprobantes, enviar los reportes de gastos desde cualquier dispositivo móvil, sin distraerse de sus actividades planeadas ni impactar su productividad.
  • Control de todo. Consiste en ofrecer total visibilidad y control de cada peso invertido en el rubro de viajes. Con la ayuda de la tecnología puede optimizarse este proceso ya que permiten dar seguimiento en tiempo real e incluso analizar los datos, que propician una mejor toma de decisiones para lograr ahorros significativos.

El directivo está convencido: la gestión de gastos de viaje, es una de las claves para incrementar la competitividad y la rentabilidad en los negocios. Para muestra tres empresas que han adoptado la herramienta: Grupo Bimbo, Productos Rich y Nissan Mexicana, esta última empresa con ahorros de hasta 12 millones de pesos al año, según dice Ivonne Córdova, su travel manager.

Software as a service

Ángel Morfín reconoce que las empresas pequeñas no están exentas de tener problemas en la gestión de los gastos de viaje. Lo padecen sobre todo porque aún llevan procesos manuales, que con ayuda de la tecnología se traduce en, “mejor eficiencia de los tiempos y control desde que se reserva un viaje hasta que se realiza el reembolso”.

Recientemente SAP presentó Contur, que funciona como software as a service, con la ventaja de que las compañías no deben desembolsar en costosas licencias ni en equipos sofisticados. Simplemente se baja la app en un teléfono inteligente. Morfín acota que son tres los beneficios inmediatos los que una compañía obtiene al digitalizar su gestión de viajes.

  1. Optimización del tiempo. Porque los colaboradores capturan gastos de manera inmediata a través de la captura de una fotografía de un ticket para posteriormente subir a la aplicación y generar el informe de gastos correspondientes, con la seguridad de que cumplen con la política de la empresa. “Hasta en 78% se reducen los tiempos para reservar un viaje y se minimiza el 67% el número de comprobantes extraviados.
  2. Aumento de productividad. Debido a que el registro se realiza en tiempo real y no se debe destinar más tiempo a la generación de reportes de gastos y facturas.
  3. Mayor control y transparencia. Porque se identifica de manera inmediata el incumplimiento de estándares y precios, a la par de facilitar la adaptación a cambios regulatorios.

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