24 estrategias de administración del tiempo para ser más eficiente

Con estos tips mejorarás tu productividad y la forma en la que administras tu tiempo.
24 estrategias de administración del tiempo para ser más eficiente
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A menos que seas Jim Halpert y disfrutes de pasar todo tu tiempo molestando a Dwight, la mayoría de nosotros quiere ser más eficiente en el trabajo. Esto no solo beneficia a tu carrera, sino que ayuda a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

Pero, ¿cómo ser mejor en el trabajo? Bueno, aquí te dejamos 24 estrategias de administración del tiempo que deberías implementar.

1. No permitas que las listas de pendientes arruinen tu vida

Las listas de pendientes no sólo son útiles, son fundamentales para nuestro éxito ya que el cerebro sólo puede enfocarse en tres o cuatro cosas a la vez. Así que necesitamos listas para las actividades del trabajo que tenemos que hacer.

Pero crear demasiadas listas puede estresarnos más. Las listas no consideran la cantidad de tiempo que nos llevará terminar una tarea, y no nos ayudan a separar las cosas importantes de las urgentes.

No tires tu lista, mejor piensa en un nuevo enfoque para ella. Un enfoque directo sería usar etiquetas, o intentar el método “1-3-5”, o la estrategia “3+2”, o las 6 reglas. También está la técnica de Warren Buffet en la que anotas 25 pendientes, circulas los 5 más importantes, y luego ignoras los otros 20.

2. Deja de hacer varias cosas a la vez

En algún punto, todos hemos sido culpables de hacer multitasking. En ocasiones es inofensivo, como escuchar un podcast mientras lavamos los trastes. Pero cuando se trata de trabajo, puede ser peligroso.

Porque el cerebro humano no puede hacer más de una cosa a la vez.

Cuando haces varias cosas a la vez, divides tu atención. Como resultado, la calidad de tu trabajo disminuye y terminas perdiendo tiempo. La razón es pasas más tiempo yendo de una tarea a otra que el que pasas enfocándote en una sola cosa a la vez.

Deja de intentar hacer más de una cosa a la vez. Mejor pon toda tu energía en lo que estás trabajando en este momento y luego pasa a la siguiente actividad.

3. Reduce tus responsabilidades

Revisa tu lista de pendientes. Aparte de tus responsabilidades primarias, ¿qué podrías delegar o automatizar? ¿Son cosas que podrías sacar por completo de tu agenda? Si sí, bórralas para siempre de tu lista. Es una forma sencilla de mantener tu lista limpia y actualizada.

4. Cultiva el trabajo profundo

En el libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Cal Newport describe el trabajo profundo como tareas demandantes a nivel cognitivo. Como son tan importantes y a la vez difíciles, este tipo de tareas exigen 100% de tu atención.

Agenda el trabajo más profundo para la misma hora, todos los días. Newport también sugiere identificar tus hábitos laborales y bloquear las distracciones.

Además recomienda sentirte cómodo de no hacer nada. Puede sonar contraproductivo, pero puedes usarlo a tu beneficio. Por ejemplo, cuando estés en una fila, no saques tu teléfono. Deja que tu mente divague durante unos minutos.

5. Establece tiempos de entrega para todas tus tareas

La Ley de Parkinson estipula que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para terminarlo”. Esto implica que si no tienes un tiempo de entrega específico para una tarea, usarás tanto tiempo como quieras. Sin embargo, si hay una restricción de tiempo, te sentirás más motivado para ganarle al reloj.

Además, poner límites de tiempo te motivará a entrar en un estado mental en el que fluyan las cosas.

6. Ordena y despeja

Puede que no parezca gran cosa, pero cuando mi espacio de trabajo está desordenado, me distrae. Y lo que es peor, pierdes mucho tiempo buscando objetos perdidos.

Deja espacios de tiempo para limpiar y organizar constantemente tu espacio de trabajo, puedes hacerlo todos los días antes de irte a descansar. También debes asignarle un espacio específico a cada cosa, un lugar en el que siempre pongas ese objeto, y asegúrate de regresarlo cuando termines de usarlo.

7. Fracciona los proyectos

Es más fácil que procastines cuando te sientes abrumado. No te agobies por eso, nos pasa a todos. Para evitarlo, cuando tengas un proyecto enorme frente a ti, fracciónalo en tareas más pequeñas que puedan irse logrando poco a poco.

8. Lleva una lista de distracciones

De manera inconsciente, todos sabemos que las distracciones y la buena administración del tiempo no van juntas. Pero no siempre estamos conscientes de lo que nos distrae. Por eso deberíamos llevar una lista de todos los distractores, esto te ayudará a identificarlos y, eventualmente, evitarlos.

Tu lista puede estar en un documento de Google o en un papel. Tenlo cerca para que cada vez que te distraigas puedas anotar la causa. Estas listas también son útiles para registrar tus pensamientos, así puedes escribirlos de manera que no los olvides pero puedas seguir trabajando.

9. Haz énfasis en los resultados, no en las horas

Investigaciones de Behance encontraron que “enfocarte en las horas y en la presencia física por encima de la acción y los resultados lleva a una cultura de ineficiencia (y ansiedad)”. Y lo que es peor, “sentarte en tu escritorio hasta cierta hora genera una cultura tipo fábrica que ignora ciertas leyes básicas de la creación de ideas y la naturaleza humana:

  • Cuando el cerebro está cansado, no trabaja bien.
  • La generación de ideas sucede bajo sus propios términos.
  • Cuando te sientes forzado a hacer algo que está fuera de tu capacidad, empiezas a odiarlo.

Mejor piensa en lo mucho que has logrado. Una forma de hacerlo es creando una lista de lo que ya terminaste en el día, así te mantendrás motivado para ser productivo y no sólo para estar ocupado.

10. Deja de tener juntas inútiles

Las juntas pueden drenar tu energía, sobre todo cuando son una pérdida de tiempo. Incluso si son necesarias, siguen quitándote tiempo para hacer algo más importante. Por esta razón, muchas personas están saltándose las juntas y buscando nuevas alternativas como el correo, Slack o herramientas de administración de proyectos.

11. Termina tareas en bloques

En lugar de ir de una cosa a otra, agrupa tareas similares. Es una forma efectiva de reducir el costo de cambiar de idea, y puede minimizar las distracciones. Por ejemplo, bloquea tres momentos del día para revisar tu correo y tus perfiles sociales para no perderte nada importante cuando apagues tu teléfono. Otra opción es agrupar las tareas por días, como poner todas las juntas los martes.

12. Adopta la regla de 1 minuto

La autora y experta en felicidad Gretchen Rubin tiene su propia regla para facilitarte la vida. Es un concepto simple llamado la regla de un minuto, en el que si algo te toma menos de 60 segundos, entonces hazlo.

“Como las tareas son tan rápidas, no se me dificulta seguir la regla, pero tiene grandes resultados” explica Rubin. “Mantener todas esas pequeñas y molestas tareas bajo control me hace sentirme más calmada, menos abrumada”.

13. Siempre termina lo que empezaste

Dejar algo a la mitad siempre es estresante y te distrae, sobre todo porque se te queda en la cabeza hasta que lo hayas terminado. Lo peor es que vas a tener que agendar tiempo para regresar a hacerlo. Es mucho más práctico empezar algo una sola vez y luego pasar a lo siguiente.

14. Piensa positivo

¿Cómo puede una actitud positiva ayudarte a administrar bien tu tiempo? Cuando estás de buen humor, la gente quiere ayudarte. Además previene que te permitas actividades que desperdicien tu tiempo, como quejarte. También aumenta tu confianza y te motiva a resolver problemas en lugar de a empeorarlos.

En el trabajo puedes mejorar tu humor mostrando tu apreciación hacia tus compañeros o clientes. También puedes organizar tu escritorio, escuchar música, dar un paseo y darte el tiempo para conocer a los demás en la oficina. Se ha demostrado que tener amigos en el trabajo lo hace más disfrutable.

15. Mejora tu toma de decisiones

Se ha dicho que los adultos tomamos 35,000 decisiones al día, así que es fácil observar que, si tienes que tomar muchas decisiones poco relevantes, estás gastando tu tiempo y drenando tu energía. Para contrarrestar esto, automatiza tantas decisiones como sea posible. Por ejemplo, si estabas considerando comprar un libro, ve y cómpralo en lugar de estar pensándolo demasiado.

También puedes intentar preparar tus comidas y atuendos para la semana, y mejorar tus habilidades para tomar decisiones practicando el análisis costo-beneficio para ser más decisivo y poder establecer límites de tiempo.

16. Trabaja con ritmos ultradianos

Los ritmos ultradianos son intervalos de 120 minutos por los que nuestro cuerpo pasa a lo largo del día. Durante los primeros 90, somos mucho más productivos. Después, nuestra energía mental decae durante 30 minutos.

Conociendo el ritmo de tu cuerpo te permite acomodar tu día para ser más efectivo. En lugar de trabajar en tus periodos de energía bajos, deberías hacerlo cuando te sientes más productivo. Cuando tu energía baje, enfócate en tareas menos importantes.

Yo sugiero utilizar la técnica Pomodoro para trabajar durante estos 90 minutos iniciales, dedicando 25 minutos ininterrumpidos al trabajo y luego tomando un descanso de 5 minutos.

17. Prepara tu semana con la solución de 2 horas

Desarrollada por Roger Seip, autor de Train Your Brain for Success, es una solución en la que dedicas 2 horas a planear la semana siguiente.

Pero opuesto a la calendarización regular, este método te motiva a enfocarte en tus objetivos y a analizar lo que te ha funcionado y lo que no. La solución de 2 horas se enfoca en tus objetivos dividiendo tu tiempo en:

  • Tiempo verde. El trabajo que te da dinero.
  • Tiempo rojo. El tiempo que respalda tu tiempo verde.
  • Tiempo flexible. Tiempo desbloqueado para lidiar con lo inesperado.
  • Tiempo recreativo. Pasatiempos, relajación, ejercicio, etc.

18. Reconoce la falacia de planear

Propuesta primero por Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979, la falacia de la planeación es sobre como subestimamos el tiempo que nos tomará terminar una tarea. Por lo tanto, este sesgo cognitiva puede tirar a la basura nuestras agendas e incluso hacer que no podamos cumplir con una entrega.

Tras reconocer esto, puedes hacer algo para evitarlo. Por ejemplo, puedes tomarte el tiempo que te tarda terminar algo para estimar realmente cuántos días necesitarás para terminarlo. A partir de ahí, planea.

19. Escucha ruido blanco (white noise)

El Journal of Consumer Research señala que el ruido ambiental a un volumen moderado es ideal para mejorar el desempeño creativo. Si no quieres molestar a tus compañeros, invierte en un par de audífonos.

Además, el ruido blanco puede mantener la concentración porque es constante. Como resultado, promoverá tu atención y te motivará a trabajar más rápido.

20. Dedica tiempo a mejorar

Aprender información nueva, mejorar tus habilidades y crecer como persona es fundamental en la vida. Después de todo, si estás comprometido a mejorar, eres más capaz de adaptarte a cambios y a ser más eficiente en todo lo que haces.

Si crees que no tienes tiempo para esto, piénsalo dos veces. Todos tenemos espacios en nuestra agenda que podemos usar para aprender y crecer. Por ejemplo, en el traslado por la mañana puedes leer o escuchar un podcast. Puedes tomar una clase los fines de semana. Y acomodar una comida con tu mentor.

21. Párate mientras trabajas

Esto no significa que tengas que estar todo el tiempo parado mientras trabajas, sino alternar entre estar sentado y estar parado a lo largo del día. Esto es benéfico tanto para tu salud mental como física, y mejora tu humor, elevando tus niveles de energía, lo que te puede hacer más productivo.

Si tienes que tener una junta, considera hacerlo de pie. Se ha demostrado que esto puede reducir el tiempo de una reunión hasta en un 25 por ciento.

22. Calla a tu perfeccionista interno

La perfección es uno de los mayores enemigos de la gestión del tiempo. No solo es poco realista, también evita que mejores y que descubras nuevas oportunidades y formas de terminar las cosas.

Para luchar contra el perfeccionismo, pon objetivos realistas y recibe retroalimentación de otros. También podrías dejar de compararte con los demás.

23. Enamórate de rutinas constantes

“Somos criaturas de hábitos, y así son nuestros cerebros” escribe Hallie Crawford, coach certificada, conferencista y autora. “Cuando establecemos rutinas, hacemos las cosas más rápido porque no tenemos que pensar en ellas, ni prepararnos, y trabajamos en automático”.

Si aún no lo haces, establece un ritual matutino y un horario ideal para trabajar. Tras hacer esto, bloquea los tiempos justos en tu calendario. Es una forma segura de proteger tu rutina de distracciones.

24. Cuida tu bienestar

Cuando estás agotado, estresado, y no te sientes bien, no vas a poder ser efectivo ni productivo en el trabajo. No hay forma de darle la vuelta, y por esto, deberías hacer de tu bienestar una prioridad. Asegúrate de dormir lo suficiente, de comer bien y de dejar tiempo para ejercitarte, meditar y hacer cosas que te hagan feliz.

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