3 herramientas para adaptarse al home office

¿Quieres crecer y ser productivo trabajando a distancia? Esto podría ayudarte.
3 herramientas para adaptarse al home office
Crédito: depositphotos.com

Grow Your Business, Not Your Inbox

Stay informed and join our daily newsletter now!
Entrepreneur Staff
7 min read

Por: Edgar Ramirez Vilchez

Llevo varios años trabajando de esta manera, lo he hecho en equipos donde todas las personas, managers, VPs, etc. Son remote. No hay excusa hoy en día para no poder ser productivo trabajando de esta manera. Solo hay que adaptarse. 

Existen investigaciones sobre los beneficios de trabajar de casa, aunque sí, este espacio aún está en pañales.

Si tengo que trabajar hasta tarde, puedo terminar y caminar un par de pasos para pasar el rato con la familia tan pronto termine. Todo esto sin tener que preocuparme por el tráfico, tener que enviar mensajes de texto a la familia para avisarles que llegaré tarde, no llegar para la cena, etc.

Esta experiencia ha sido un cambio muy positivo para mi vida y mi carrera. He trabajado y liderado equipos realmente brillantes, y trabajado con gente fascinante en IBM, Gainsight, y ADP. A mi parecer, las empresas deberían contratar personas porque son las mejores para el trabajo, no porque sean tus “vecinos” (viven en la misma ciudad que tú). Encontrar a alguien que sea bueno en su trabajo y con quien puedas trabajar bien no es fácil. Con las herramientas actuales ¿Por qué limitar oportunidades de trabajo a la variable de ubicación geográfica?

Dado que muchas personas están obligadas a trabajar desde su casa en este momento debido a la pandemia de COVID-19, pensé que sería bueno compartir algunas cosas que me han ayudado a adaptarme y crecer haciendo home office

Herramientas de Colaboración (Slack, Microsoft teams)

Slack es clave para impulsar la colaboración dentro de empresas, equipos, business units, etc. También lo puedes utilizar para comunicarte con tus clientes (aunque cuidado con esto, depende mucho de tu función, y qué tan high-touch sea).

Es una aplicación que te ayuda a colaborar con tu equipo, y tener información en un solo lugar. Reduce emails, centraliza información, y si usado correctamente, reduce reuniones. 

Una de las ventajas de trabajar en una oficina es la capacidad de comunicarse con tus colegas y reunirse cuando es necesario. Slack tiene la capacidad de proporcionar este tipo de conexión productiva sin presencia física. En las oficinas físicas, se invitan a reuniones a muchas personas, en las que quizá no tienen que estar. Con esta app, puedes hacer que las invitaciones a reuniones sean más intencionales y la discusión grupal se pueden sistematizar y convertirse en canales de Slack. 

Para comenzar, crea un canal de Slack para tu equipo. Dependiendo del tamaño de tu equipo, crea otros canales por proyecto. Yo tengo la costumbre de crear canales por proyecto grande, y una vez terminado lo puedo archivar y referenciarlos en el futuro. 

Puedes usar Slack para crear un puente dentro de diferentes equipos (departamentos, unidades, etc) y crear efectivamente un espacio de colaboración plano donde todos los miembros del canal puedan comunicarse e impulsar el éxito del proyecto.

Una buena, aunque imperfecta, analogía de Slack es Whatsapp. En WhatsApp puedes crear distintos grupos con distintas personas, familia, distintos grupos de amigos, grupos con una meta como un viaje, etc. Slack es 'similar' ya que puedes crear grupos para tu equipo, intra-equipos, para un proyecto o meta, para todo tu departamento para anuncios, o toda la empresa.

Terminaré esta sección diciendo que si tu empresa tiene que armar una respuesta para el COVID-19 una manera en la que puedes coordinar con todas las personas y departamentos que tienen que participar en esto es creando un canal de Slack en el que puedas tener a las personas que necesites para coordinar la respuesta. 

Videollamadas

Esto puede ser extraño para algunas personas. Empecé a acostumbrarme a estar en vídeo hace un par de años. Es algo que aprendí de otras personas que han trabajado remote más tiempo que yo.

Prender el video me hace sentir más conectado a las personas con las que trabajo. Realmente hace la diferencia si puedes ver a las personas y sus expresiones faciales mientras conversan. Fomenta la camaradería y desalienta el hacer múltiples cosas a la vez.

Si estás acostumbrado a hablar por teléfono o a no usar video durante las llamadas de Zoom / Webex, te recomiendo que lo pruebes. Sentirás la diferencia que hace. Casi como si no estuvieras solo en la oficina de tu casa…casi.

Por cierto, si deseas que las personas estén en video, déjales saber privadamente antes que comience la reunión. Es posible que no estén preparados o en condiciones de compartir su entorno con la gente del trabajo.

Comunicación

Cuando se trabaja a distancia, la sobre-comunicación es muy importante. Ya sea a través de stand-ups o comentando en Slack cuando sucede algo, es bueno que todos en el equipo estén informados. Puedes descubrir que otra persona tiene ya la respuesta a tu duda o alguien en tu equipo te puede enviar a la persona adecuada para resolver tu duda. Esto ayuda a todos y permite que la información no se maneje en silos.

Un stand-up es el reunirse con el equipo diariamente o interdiario para ir uno a uno describiendo lo que tienen que trabajar hoy, si necesitan ayuda en algo, o si hay algún item para discusión. Es un concepto de Agile development. Pero yo lo he usado en consultoría y en proyectos que no son para desarrollar software. Esto, tener metas claras, deadlines, sprints, y “romper” proyectos grandes en partes que se puedan lograr rápido (en 1 o 2 sprints) hace que el equipo esté equipado para ser exitoso.

Encuentra tiempo para ti

Esto es importante. Trabajar remote puede significar no levantarte de tu silla durante horas. Eso nunca es bueno para tu salud física o mental. Así que tómate un descanso cuando puedas. Durante el almuerzo, considera hacer ejercicio o meditar. Bloquea tu calendario para asegurarte que tienes tiempo para ti. Cuando vuelvas a sentarte, estarás renovado y listo para romperla.

En una oficina, tus colegas pueden ver que estás ocupado o saliste a almorzar. Cuando trabajas a distancia, asegúrate de haber bloqueado tu calendario, o si usas una app (y desea hacerlo) pon en tu estado qué estás almorzando o que no estás disponible. Desde que hago home office, he preparado la comida durante el fin de semana para que durante mi pausa para el almuerzo no tenga que cocinar, y tenga tiempo de salir a caminar. Esto me ahorra tiempo y me permite maximizar mi tiempo. 

Keep Reading

Latest on Entrepreneur