Sobreviviendo al COVID en la industria de eventos

En Fuckup pensábamos que éramos una empresa social muy resiliente que no tenía amenazas inmediatas. Estos son nuestros aprendizajes de la pandemia.
Sobreviviendo al COVID en la industria de eventos
Crédito: Depositphoto.com

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Operamos en 90 países, cobramos en diferentes monedas, tenemos dos modelos de ingresos, tenemos una marca muy fuerte, nuestros clientes nos aman, son muy estables y tienen mucha recurrencia, tenemos márgenes altos… ¿qué podía salir mal?

Una pandemia. Un cambio mundial que desapareciera la industria en la cual operamos: los eventos. ¿Qué hacer cuando estás en el punto más bajo del año en flujos y el 83% de tus ingresos está en alto riesgo?, ¿cuando millones de pesos en contratos van a caerse?

A continuación les comparto las actividades más relevantes de Fuckup y el Failure Institute en los últimos 3 meses, esperando que les ayuden o inspiren a continuar.

Reacción

Lo primero que hicimos fue reconocer que no sabíamos lo que iba a pasar. En lugar de jugar a adivinar creamos una actualización diaria de COVID por correo con datos globales de la pandemia y con las afectaciones a nuestras operaciones. Por ejemplo: “5 eventos cancelados al día de hoy”. De esta manera pudimos entender mejor las tendencias, la velocidad y hasta dónde tendríamos que reaccionar operativa y financieramente. 

En mi reporte semanal a todo el equipo empecé a incluir un resumen de nuestro estado financiero dejando claros ventas, ingresos, egresos y runway (el tiempo antes de quedarnos sin dinero). Esta transparencia generó mucho ownership y enfoque en el equipo.

Lo siguiente fue reducir todos los costos variables a la brevedad posible para cuidar el efectivo. Proveedores, suscripciones, herramientas tecnológicas, experimentos de marketing, etc., todo se canceló o se puso en pausa.

Dando prioridad a la salud del equipo y quienes nos rodean, empezamos a trabajar de manera remota el 12 de marzo. Un mes después decidimos que nos mantendremos 100% remotos para siempre. Por la naturaleza global de nuestra operación, así como nuestras (ex) oficinas en CDMX y Mallorca, fue una transición fácil. Si quieres saber más sobre nuestras recomendaciones para trabajo remoto, aquí te las compartimos. 

A inicios de marzo nos activamos para adelantar flujos. Pedimos 20 o 30% por el trabajo avanzado, o simplemente un adelanto por eventos planeados a futuro. Hicimos factoraje y mejoramos las políticas de pago para mejorar nuestro flujo durante y post-pandemia. 

Después de la etapa reactiva, había llegado el momento de intentar y aprender para evolucionar. 

Acción

Lo primero fue convertir nuestras operaciones a digital. Piloteamos nuestros eventos abiertos al público y nuestros eventos con clientes en videoconferencia. Tomó tres semanas de intentos, enfoque y mostrarles el valor de primera mano para que nuestros clientes se aventaran. Los invitamos a nuestros eventos abiertos y al ver la energía, la participación y el impacto, muchos decidieron avanzar en digital y el resultado ha sido impactante. 

Luego llegó el momento de definir estrategia y objetivos, aunque fueran temporales, para dar la mayor claridad posible al equipo. 

La estrategia la resumimos como: “comprar tiempo”, es decir, aceptar que no sabíamos qué iba a pasar y enfocarnos en extender el runway. Para esto lanzamos dos potenciales fuentes de ingreso extra: patrocinios y una suscripción digital de contenido y experiencias. 

Definimos tres objetivos: proteger nuestra cultura organizacional, proteger en la mayor medida posible los sueldos del equipo, e intentar mantener nuestras capacidades de generación de ingresos. 

Con base en esto, solicitamos un crédito y hablamos con el equipo para proponer una reducción de sueldos al 70% (excepto el mío al 50%) en lugar de recortar personas. Con esto tendríamos nómina hasta finales de agosto y juntos tendríamos que buscar maneras de aumentar los ingresos para extender esa fecha.

Los bancos nos comentaron que no darían absolutamente nada de créditos a Pymes por los próximos tres meses. Tuvimos que acudir a un crédito con tasa casi al doble y ajustar nuestras proyecciones con ese costo adicional de intereses. 

Una vez teniendo claridad financiera hasta agosto nos volcamos a generar nuevas fuentes de ingreso. Creamos laboratorios de innovación con cuatro metas: validar nuestros eventos digitales hasta tener la satisfacción de los eventos en persona, validar la escalabilidad de una nueva suscripción de contenido y experiencias que lanzamos a partir de esta evolución, encontrar formatos de vídeo digital con más engagement y detectar innovaciones de nuestros organizadores locales en 320 ciudades para luego escalarlas mundialmente. 

Hoy estamos felices y orgullosos porque gracias a nuestra cultura y la genialidad del equipo nuestras iniciativas están validadas y en las últimas siete semanas hemos extendido nuestro runway hasta finales de diciembre. Todavía esperamos que venga lo más difícil por recesión, pero nos sentimos más unidos, eficientes y capaces que nunca para enfrentarla. 

El propósito de Fuckup es compartir experiencias y conocimiento para ayudar a la gente a vivir al máximo. Sabemos que son momentos difíciles por lo cual te compartimos nuestra experiencia esperando que sea útil. Ojalá puedas visitar nuestras páginas y registrarte para que formes parte de nuestra comunidad para seguir avanzando e inspirando.

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