Storytelling VS incertidumbre: cómo el 'scenario planning' te ayudará a decidir en el futuro

La narrativa de escenarios nos ayuda a tomar decisiones complejas en el presente a partir de relatos plausibles sobre el futuro.
Storytelling VS incertidumbre: cómo el 'scenario planning' te ayudará a decidir en el futuro
Crédito: CDC vía Unsplash

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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.
  • La clave del éxito está en la decisión.
  • Los relatos de escenario ayudan a tomar decisiones y a convencer.
  • Ningún escenario es perfecto.

Imagina que Lara Croft (o la Capitana Marvel, o quien quieras) es la heroína de un nuevo juego de rol y que, en cierto momento, se encuentra ante una cueva misteriosa que puede explorar (o no). 

Supón que en la cueva solo puede encontrarse con una de estas tres cosas: un fabuloso tesoro, un dragón terrible, o nada de nada. Imagina, finalmente, que la protagonista tiene tres herramientas: una carretilla, una espada “matadragones” y una lámpara de mano. Pero solo puede seleccionar dos de ellas para entrar.

El dilema y la decisión

Nuestra heroína puede negarse a entrar, claro, o puede hacerlo con solo dos de los tres útiles. Cada herramienta tiene sus ventajas: si hay un tesoro, el carro le ayudará a transportarlo. Si hay un dragón, la espada será útil para enfrentarlo. Si no hay nada de nada, la linterna la hará entrar y salir rápidamente.

Su problema es que nadie sabe con certeza lo que hay en la cueva. Quizás solo el tesoro, o solo el dragón, o tal vez el dragón y el tesoro. También puede ser que no haya nada. De esa información tan incompleta depende la elección de las herramientas. 

Imagen: Joshua Sortino vía Unsplash

Como buena aventurera, opta por entrar, pero sabiendo que su movimiento puede llevarla al éxito total (millonaria, si halla el tesoro), al peligro grave (agredida por el dragón) o a una situación anodina (perdida en la oscuridad, si es que no hay nada en la cueva y no lleva linterna). Son, en resumen, tres escenarios posibles.

Quizás este te parezca un juego infantil, pero simboliza algo muy comparable a la vida real. Cada día los héroes y heroínas (tú, yo, todos…) nos vemos obligados a tomar decisiones críticas en entornos muy VUCA (ya sabes: volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Quedarnos atorados ante la cueva no es una buena opción. Y si decidimos entrar, nuestros recursos e información limitados no nos ayudan mucho a anticiparnos a cada posible circunstancia.

La clave del éxito está en la decisión: ¿tomar la espada o el carro? ¿Invertir en una compañía o en otra? ¿Comenzar la maestría en Mercadeo o en Finanzas? ¿Poner en marcha nuestra startup o seguir vinculados a la compañía que nos paga el sueldo? ¿Casarse o no casarse?...

Nunca fui gran practicante de juegos de rol. Pero siempre me llamaron la atención por su capacidad de desafiar la creatividad y por lo que pueden enseñarnos: hay que asumir la responsabilidad de tomar decisiones y hay que reunir la mejor información posible antes de tomarlas.

La metodología de los escenarios estratégicos

Desde los años 50 del siglo pasado, cuando ocurrió la “Guerra Fría” y la amenaza nuclear, algunos estrategas militares dedicaron mucho tiempo y recursos a pensar qué pasaría si el enemigo les atacaba primero o si eran ellos quienes comenzaban la guerra. Grupos de expertos discutieron largamente sobre cada posibilidad y analizaron las implicaciones y consecuencias de cada opción, dadas unas premisas. Ahí aparecieron Herman Kahn y la corporación RAND, quienes diseñaron un método de construcción de “escenarios estratégicos” para el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Y les funcionó durante años. 

Imagen: Daria Nepriakhina vía Unsplash. 

Más tarde, la petrolera Royal Dutch / Shell adoptó y expandió ese método para optimizar su toma de decisiones a largo plazo en el mundo de los negocios. Y no les fue nada mal. Lo asumieron también generaciones de académicos, empresarios y organismos públicos. Actualmente, consultoras muy serias lo definen como “la construcción de un relato basado en el análisis (…) de acontecimientos y tendencias actuales e históricos” y como “una descripción minuciosa de posibles situaciones futuras”. El objetivo de la herramienta, en todo caso, es ayudar a las personas a identificar vías de actuación en futuros probables y a anticipar la mejor toma posible de decisiones. 

Y aquí está la conexión: un “escenario estratégico” no es sino un relato que nos guía y nos muestra cómo actuar ante el futuro complejo. El método, a pesar de tener críticas y limitaciones, se sigue enseñando en universidades tan prestigiosas como Oxford.

¿Cómo construir relatos de escenario estratégico?

La forma narrativa la decides tú: un cuento, una redacción descriptiva… Lo que quieras. El ámbito temporal, también: puedes pensar en situaciones del mes próximo, del año siguiente o de dentro de cinco años. En todo caso, un escenario estratégico es una descripción, lo más completa posible, de un conjunto de situaciones probables que afectarán a tu proyecto en un momento determinado del futuro. Si quieres, te comparto una forma verdaderamente elemental de construirlos.

Primero, toma tantas hojas de papel como escenarios quieras estudiar. En cada hoja, escribe el título de una situación probable y una breve descripción de lo que pasa en ella. Por ejemplo, en el caso de nuestra heroína podríamos plantear cuatro escenarios: “no entrar en la cueva”, “entrar y encontrar un tesoro”, “entrar y encontrar un dragón” y “entrar sin encontrar nada”. 

Imagen: Hugo Rocha vía Unsplash

Seguidamente, en otra hoja, desarrolla una tormenta de ideas para listar todas las herramientas, opciones y recursos que están a tu alcance (ya sean presupuestarias, como tecnológicas o humanas…). Puedes pensar también en factores exógenos que queden fuera de tu control. Por ejemplo: ¿aparecerá la vacuna del virus pronto? ¿habrá suficiente estímulo en la economía del país? Lo que tú creas que tenga impacto en tu proyecto.

En último lugar imagínate que utilizas cada recurso en cada escenario y describe qué pasará cuando lo utilices. En nuestro ejemplo, se me ocurren como mínimo 24 relatos alternativos de nuestra heroína (ver tabla abajo), según lo que haya en la cueva y según su decisión sobre las herramientas que utilizará.

Si te ves capaz, puedes incluso asignar probabilidades a cada uno de los 24 acontecimientos, para así determinar qué situaciones son más fáciles de que sucedan y cuáles son más remotas. Nadie te garantiza el escenario que se producirá, pero por lo menos conocerás un resultado probable de cada uno, qué situaciones evitar y qué herramientas te ayudarán mejor en cada caso.

5 claves para una buena construcción de escenarios

Es bueno tener en cuenta algunos consejos para trabajar.

1. Los relatos de escenario ayudan a tomar decisiones y a convencer

A menos que juegues a rol, los escenarios no son para divertirse. Son para que, llegado el caso, te sea más fácil tomar una decisión. También te darán razones para convencer a tus colaboradores de que te sigan. 

Cuando construyes escenarios descubres que son algo así como un “entrenamiento mental” en el que tú y tu equipo se proyectan hacia un futuro posible y deciden, desde ahora mismo, qué harán ante cada situación. Si ahora no creas el escenario, tal vez no sepas qué hacer llegado el momento.

2. Ningún escenario es perfecto

Somos humanos y tenemos límites. No conocemos el futuro. Así que no pasa nada si nuestros escenarios no se cumplen total o parcialmente. De ello ya nos advertían Wilkinson y Kupers en un artículo para la Harvard Business Review. Pero si hacemos un buen trabajo desde el principio, nos será más sencillo adaptar nuestros escenarios regularmente. Y terminaremos acertando.

3. Con un escenario no basta: construye unos cuantos

Pensar en un solo relato de cómo puede ser el futuro no basta para desarrollar buenas estrategias y decisiones. Es más, solemos imaginar el escenario más deseado y nos olvidamos de otras posibilidades. Si quieres que el ejercicio valga la pena, debes generar más de un relato. Yo te recomiendo estos tres: el más desfavorable, el más probable y el más favorable a tus intereses. En cada uno, pregúntate: ¿qué resultados obtendrías? ¿qué herramientas necesitarías para entrar en la cueva? ¿qué deberías tener en cuenta una vez dentro? 

4. Créalos junto a más personas

Aunque una persona pueda construir escenarios, lo recomendable es contar con un grupo de colaboradores ayudando en la tarea, porque así se cubren muchos más aspectos posibles. Ya se sabe: dos ven mejor que uno.

5. Añade números a la narrativa

Los relatos de escenario deberían llevar asignadas algunas cifras que nos ayuden a entender cuánto más importante es un escenario que otro, o cuánto más probable es que suceda. Eso también ayuda a que otras personas vinculadas al proyecto entiendan mejor la relevancia de cada cosa. Tanto más elaborados tus cálculos tendrás más probabilidades de tomar una buena decisión.

La heroína opta por entrar

Tras haberlo meditado, Lara Croft decide entrar en la cueva con la espada matadragones y el carro. No es que no le preocupe la oscuridad, pero si se encuentra con el dragón sabrá contrarrestarlo y, seguro, el fuego que escupe iluminará la cueva y no hará necesaria la linterna. Si finalmente no hay dragón, utilizará el reflejo de la espada para orientarse, ya sea que encuentre o no el tesoro. Todo es cuestión de racionalizar probabilidades y priorizar opciones.

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