¿Qué debes hacer cuando los miembros del equipo no están haciendo todo lo posible?

Si estás en una posición de liderazgo, tendrás que formar un equipo de diversas personalidades y habilidades. Incluso si vuelas solo, es posible que tengas que trabajar ocasionalmente con freelancers o contratistas.
¿Qué debes hacer cuando los miembros del equipo no están haciendo todo lo posible?
Crédito: Dean Mitchell | Getty Images

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Si estás en una posición de liderazgo, tendrás que formar un equipo de diversas personalidades y habilidades. Incluso si vuelas solo, es posible que debas trabajar con freelancers o contratistas de vez en cuando.

Independientemente de tu situación exacta, si hay un eslabón débil, eso definitivamente puede causar cuellos de botella y obstaculizar la productividad. ¿Peor aún? Puede dañar la moral, ya que el 47% de los empleados han declarado que los empleados perezosos son su principal manía.

Afortunadamente, hay formas de abordar esta situación antes de que se convierta en algo peor.

1. Aborda la solución antes de que ocurra el problema

Como escribió Sun Tzu en El Arte de la Guerra, "La mayor victoria es la que no requiere batalla". En otras palabras, asegúrate de que esto no sea un problema de tu parte al asignar proyectos. Como mínimo, esto debería incluir:

  • Conociendo tu carga de trabajo. Antes de asignar algo, verifica con todos para asegurarte de que tengan la disponibilidad o cómo se ven sus horarios.
  • Establecer expectativas claras y específicas. Para minimizar la confusión, comunica claramente lo que quieres. Además, verifica que estén al tanto de los elementos de acción por adelantado.
  • Eliminando posibles obstáculos. Pregúntales si algo les impide completar su trabajo. Por ejemplo, si utilizan software obsoleto, asegúrate de que esté actualizado.
  • División de asignaciones grandes en más pequeñas. “Dividirlo en partes más pequeñas puede ayudar a las personas que luchan con la procrastinación a sentir un mayor sentido de urgencia y a seguir adelante de una manera más oportuna”, dijo Elizabeth Grace Saunders a HBR. Además, las investigaciones muestran que las pequeñas ganancias ayudan a mantener motivados a los empleados.
  • Dar plazos razonables con prioridades. Son las 4 p.m. y le preguntas a un miembro del equipo si puede tener una tarea de último minuto para ti a primera hora de la mañana. Eso es irrazonable. Asigna plazos realistas y asegúrate de que sepan en qué elementos centrarse primero.

2. No juzgues rápidamente 

¿Qué pasaría si fueras proactivo y siguieras los pasos anteriores, pero fue en vano? En lugar de perder la calma o lanzar acusaciones, ve a la raíz del problema.

"En lugar de asumir que son perezosos y un vagabundo, asumes que algo está sucediendo en su vida que está interfiriendo con su trabajo", dijo el entrenador de liderazgo y ex SEAL de la Marina de los Estados Unidos Jocko Willink a CNBC Make It. Sin embargo, la única forma de averiguarlo es si te acercas a ellos de manera profesional y simplemente les preguntas. Preferiblemente, harías esto uno a uno durante un descanso programado para el café o el almuerzo.

Willink también recomienda que hagas preguntas como: "¿Puedo quitarles algo de ese peso de los hombros?" Puedes descubrir que no son perezosos ni incompetentes. Más bien, están lidiando con problemas de administración del tiempo o están abrumados.

¿Otra razón para hacer esto? "No sabes dónde vas a terminar en dos meses, en seis meses", dice. "Tal vez eres tú el que va a necesitar a alguien que te cubra".

Al mismo tiempo, no permitas que esto te impida descuidar tus prioridades. Si asumes parte de su carga de trabajo, no te quejes. Tu mentalidad debería ser: "Voy a seguir quitándoles trabajo hasta que haya tomado su trabajo y voy a seguir adelante".

3. No dejes que interfieran en tu productividad 

Sé que esto es un desafío, pero en última instancia, debes concentrarte en tu propio trabajo y no en el de otra persona.

Si bien definitivamente es una distracción y frustración, concentrarse en el desempeño de otra persona solo obstaculizará tu propia productividad. De hecho, es solo un mal uso de tu valioso tiempo y energía. Como escribió Roy T. Bennett, "No puedes controlar el comportamiento de los demás, pero siempre puedes elegir cómo responder".

¿Cómo puedes hacer esto cuando tu sangre está hirviendo? Prueba técnicas calmantes como ejercicios de respiración o meditación. Déjate llevar por tu pareja y piensa en soluciones, o trabaja desde otro lugar para no interactuar directamente con ellos.

4. Ofrece ayuda

¿Has podido mantener tu olfato en la piedra de afilar? Si es así, es posible que puedas ayudar a otros. Solo ten en cuenta que esto no significa hacer su trabajo por ellos.

Una forma de brindar apoyo es ofrecer orientación o comentarios. Podría ser algo tan simple como compartir trucos de productividad que funcionen para ti, o simplemente prestarles un oído para escuchar.

Otra sugerencia sería ayudarlos con tareas menos importantes. Si están preparando una reunión, puedes ofrecer revisar o enviar las agendas. Mejor aún, podría mostrarles cómo priorizar su tiempo.

Ten cuidado de no hacer que esto ocurra con regularidad, ya que no deseas mal acostumbrarlos. Además, eso puede impedirte atender a lo que necesita hacer. Pero, si tienes tiempo, ofrézceles algún tipo de ayuda para que puedan ponerse al día.

5. Aplica la ley de Brook

Acuñado por Fred Brook, en su libro de 1975, The Mythical Man-Month, esta es una observación sobre la gestión de proyectos de software. La ley establece que "cuando se agrega una persona a un equipo de proyecto y el proyecto ya está retrasado, el tiempo del proyecto es más largo, en lugar de más corto".

Por ejemplo, si tienes 20 personas trabajando juntas en un proyecto, y una persona está reteniendo a todos, es posible que desee llamar a los refuerzos para ayudar a tomar el relevo. El problema es que no solo es necesario poner al día a los nuevos miembros del equipo, sino que ahora también hay una sobrecarga de comunicación en el equipo.

¿Cuál debería ser el tamaño de tu equipo? No hay una respuesta concluyente. Sin embargo, Evan Wittenberg, director del Programa de Liderazgo para Graduados de Wharton, dijo que cae "en el rango de cinco a 12, aunque algunos dicen que de cinco a nueve es lo mejor, y el número seis ha aparecido varias veces".

Sin embargo, "en promedio, los equipos con menos de 10 miembros tienen los niveles más altos y más bajos de participación", señala el investigador principal y autor de Gallup, Jim Harter.

6. Rotar responsabilidades

Si bien esta no siempre es una opción, permite que los miembros de tu equipo asuman nuevos roles. Esto les permite perseguir intereses o pasiones dentro de su organización. Si fallan, es una oportunidad de aprender dónde se equivocaron.

Sin embargo, lo más importante es que finalmente puedan aprovechar sus fortalezas o hacer algo que disfruten. También es otra forma de desarrollar nuevas habilidades. Incluso pueden volverse más empáticos si pasan tiempo en los zapatos de otra persona.

7. Reconocer lo que los motiva

Según la autora mejor vendida del New York Times, Gretchen Rubin, diferentes personas responden a las reglas. Por lo general, caen en uno de los cuatro tipos de personalidad:

  • El Defensor es alguien que "acepta las reglas, ya sea desde fuera o desde dentro". Cumplen con los plazos, siguen las órdenes del médico y mantienen una resolución de Año Nuevo. Como tales, reaccionan bien a los horarios y las listas de tareas pendientes.
  • El Interlocutor, como su nombre lo indica, “cuestiona las reglas y las acepta sólo si tienen sentido. Pueden optar por seguir las reglas, o no, según su criterio". Lo más probable es que se despierten por la mañana pensando en lo que deben hacer.
  • El rebelde es un individuo que “desobedece las reglas, desde fuera o desde dentro. Se resisten al control". Si se les dio una orden, "querrán hacer exactamente lo contrario".
  • El obligado es una persona que "acepta reglas externas, pero no le gusta adoptar reglas autoimpuestas". Con eso en mente, están más enfocados en lo que se espera de ellos.

¿Cómo puedes saber qué tipo de persona son? La única forma es pasar más tiempo a solas con ellos. Una vez que los conozcas mejor, puedes usar eso a tu favor.

Por ejemplo, si estás tratando con un "rebelde", ladrar órdenes o controlarlas no es efectivo. En cambio, es posible que desees retroceder un poco para otorgarles autonomía. A veces puede que tengas que motivarlos con dinero.

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8. Aprende y crece con tu equipo

Dado que esto no avergonzará a nadie, ofrece oportunidades para que todo el equipo aprenda y crezca. Algunas ideas serían que todos asistan a ejercicios de capacitación, seminarios o seminarios web. Como beneficio adicional, esto podría ayudar a todos los miembros de tu equipo a desarrollar o reforzar sus habilidades para que trabajen más rápido y de manera más eficiente.

¿Mejor todavía? Les darás a todos la oportunidad de cambiar sus rutinas para que no se queden atrapados en en ella. Incluso podría crear un equipo más comprometido y unificado.

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