Esta red de especialistas ofrece una opción para que los planeadores de eventos sobrevivan la pandemia

Yo Planner es una network de profesionales en la organización de grupos, convenciones, eventos y viajes especializados que quiere impulsar a los especialistas de eventos turísticos.
Esta red de especialistas ofrece una opción para que los planeadores de eventos sobrevivan la pandemia
Crédito: Depositphotos.com

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Hace siete años, Mauricio Vázquez, Oscar Vega y Daniel Müller deseaban alejarse del mundo de las agencias de planeación de eventos tradicionales. Por esa razón los tres amigos se unieron para formar un modelo diferente a un meeting planner tradicional que se enfocara en el seguimiento especializado de los clientes en cada paso del proceso de planeación. 

Fue así como nació Yo Planner, una red de organizadores de eventos especialistas que ayuda a sus clientes en la búsqueda, negociación y operación de eventos específicos como grupos de convenciones, viajes de incentivos y congresos. 

“Es un riesgo empezar de cero, no tener un sueldo y sin embargo con la experiencia y los clientes que han traído a la empresa, les ha ido muy bien. Poco a poco fuimos creciendo. Durante casi cinco años éramos aproximadamente 13 personas y en los últimos dos meses, ligeramente más del doble”, dijo Daniel Müller, socio director de Yo Planner en entrevista con Entrepreneur en Español

Los tres emprendedores empezaron atendiendo a los clientes previos de hoteles o agencias que ya habían trabajado de manera independiente y poco a poco pudieron unir a personas que ya conocían dentro de esta industria y que se destacaban por su talento. 

Daniel Müller, socio director de Yo Planner / Imagen: Cortesía Yo Planner

Yo Planner es un modelo en el cual se asimila mucho a las ventas directas o el pensamiento del modelo de aseguradoras, pero se le da un seguimiento continuo para brindar una experiencia sólida que ayude a buscar clientes y el servicio esperado. La empresa gana únicamente de la comisión de los proveedores que utiliza, como hoteles, operadores, productoras, DMCs, etc., pues al llevar una convención a un hotel de sus clientes reciben un porcentaje del pago total. 

La empresa ofrece, entre otras cosas:

  • Asesoría gratuita y personalizada para grupos, empresas, convenciones y particulares. 
  • Negociación de las mejores tarifas y condiciones contractuales. 
  • Booking engine para grupos. 
  • Ranking de hoteles y cruceros. 

“Formamos esta red de especialistas, - personas que tienen conocimientos acerca de cruceros, viajes-, de diferentes tipos de personas y edades, que como ya no querían estar en las agencias normales o que perdieron sus trabajos debido a la pandemia, decidieron entrar con nuestro modelo”, comenta el empresario. 

Una alternativa en la pandemia 

La diferencia que tiene Yo Planner con las agencias tradicionales es el talento que poseen. Su red está conformada por más de 30 personas que son expertos en diferentes ramas y se complementan para darle al cliente una experiencia redonda. Su asesoría no genera ningún costo extra pues hacen tratos comerciales en nombre de los clientes para lograr conseguir el mejor precio y calidad. 

"Digamos que yo hago la convención de tu empresa; yo negocio por ti. Hago todo por conseguirte los mejores deals con nuestros proveedores. A ti como cliente no te cuesta nuestros servicios porque estamos protegidos por una comisión. Si el hotel al final me paga $100, 50 van para el planner y 50 para nuestra empresa", explica Müller. 

 A diferencia de una agencia tradicional, los especialistas de Yo Planner no tienen un sueldo, sin embargo, ganan de las comisiones que tenemos con todos los proveedores. Por ejemplo, uno de nuestros planners hace una convención en Cancún, nosotros negociamos por nuestros clientes con todos los servicios relacionados al evento (el hotel, la transportadora, las actividades, la producción, etc.) y "de manera transparente a nuestro cliente no le incrementamos los precios, hacemos tratos con las mejores condiciones contractuales con nuestros proveedores y ganamos una comisión de estos servicios y por consiguiente también nuestra red”, señala Müller.

Yo Planner no tiene oficinas, así que su manera de operar no ha cambiado, todo se maneja de manera remota; esta parte ha sido trabajada desde hace siete años que inició. 

“En la red se complementan las actividades que no todos dominamos, por ejemplo, en el medio del turismo hay demasiados productos y servicios, qué es difícil saber de todo, sin embargo, tenemos expertos con los que podemos ayudar a nuestros clientes. Hay personas muy buenas para operar eventos, que saben de congresos, producción de eventos, viajes de incentivos, de la misma manera también hemos conformado en los últimos años gente que le gusta nuestro modelo que es agente de viajes, que no necesariamente tienen que hacer un grupo, un evento o una convención, pero hacen la parte vacacional y de turismo a través de nosotros, también por eso hemos crecido”, comenta el ejecutivo. 


Equipo de Yo Planner / Imagen: Cortesía Yo Planner

Prepararse para la “Nueva Normalidad”

Una de las metas que tienen a corto plazo es la de reactivar la industria de eventos que ahora están detenidos por la pandemia. Actualmente, están en capacitación y conociendo de nuevos proveedores de todas las medidas sanitarias que están tomando con los eventos. También aprendiendo más sobre las conferencias virtuales y el estar preparados para cualquier cambio.

“Una vez que se reactive, queremos seguir desarrollando la red en cuanto a talento, a clientes y en proveedores. Esas son las tres partes que vemos creciendo, estuvimos trabajando muy bien en 2019 y lo que inició del 2020, pero por la pandemia todo se detuvo, no necesariamente hemos tenido eventos, pero se han unido más personas, gente que le gusta cómo trabajamos y que pueden continuar su carrera. Tenemos personas de arriba de 40 o 50 años que ahorita a lo mejor sería muy complicado que los contrataran de nuevo en alguna empresa, con nosotros tienen la oportunidad de no iniciar desde cero, unirse a un equipo de profesionales y continuar haciendo lo que más les gusta, la organización de eventos y viajes”, dice Müller.

El socio director menciona que un emprendedor es el que tiene una gran capacidad de aguante y más en estos momentos, ya que considera que las empresas que salgan de esta pandemia se van a reforzar. Así que es un punto de equilibrio, en el cual dejabas de hacer lo que estabas realizando por tener otros ingresos, ya sea con otro tipo de negocio o trabajo o dar todo por tu empresa, creer en el proyecto y continuar. 

“Seguir tocando puertas, eso es lo que cualquier emprendedor tiene que hacer, buscar las oportunidades que aparecen, nosotros en esta pandemia tuvimos el chance de crecer por la gente que perdió su trabajo, hay personas valiosas, entonces es importante no rendirse, nunca abandonar tu idea, si crees en ella es continuar con el deseo de salir adelante”, añade Müller.

“Nos encantaría que personas que están en el medio de turismo o la industria de reuniones y que estén buscando continuar su carrera, puedan unirse a nuestra red, que nos contacten en nuestra página y también nos den la oportunidad los clientes de que conozcan nuestra agencia y nos den el placer de ayudarlos en sus próximos eventos”, concluye Müller.

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