Nunca haga zoom solo

Canaliza a tu superhéroe interior para crear presentaciones virtuales convincentes e inolvidables.

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La semana pasada, asistí a una presentación de Zoom que un emprendedor le había dado a un grupo de inversionistas potenciales en su startup. Sentí que era una idea brillante, del tipo que te hace preguntar: "¿Por qué nadie ha hecho esto antes?" Sin embargo, la reunión falló y terminó la sesión de la forma en que la inició: con solo una idea.

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¿Qué sucedió? ¿Qué podemos aprender de esta experiencia para que no cometamos el mismo error fatal?

Durante su presentación, en lugar de ocuparse de la tarea que tenía entre manos, el emprendedor se desvió, lidiando con varias interrupciones y fallas técnicas. Éramos un grupo íntimo de 12 participantes, por lo que debería haber sido relativamente fácil de administrar, ¿verdad? El emprendedor, un tipo brillante de unos 30 años, trató de hacerlo todo él mismo, pero cuando se distrajo con problemas técnicos, perdió la conexión con su audiencia y su camino hacia sus corazones y sus bolsillos. Se olvidó de compartir el audio cuando compartió la presentación de PowerPoint y, para empeorar las cosas, las cosas se desviaron cuando manipuló el enlace de su iPad, que quería usar en una aplicación de pizarra mejorada. Para colmo, ignoró por completo todas las preguntas del chat durante la presentación. ¡Qué desastre! En otras palabras, hizo caso omiso de lo que tenían que decir los posibles inversores. Eso es un error fatal. Es como si alguien te dijera: "Ignórame una vez y no volveré a molestarte".

"¿Por qué le pasó esto a él?" Me preguntaba. La respuesta fue clara: había intentado hacerlo todo él mismo. En el mundo de ayer, antes de la pandemia, la mayoría de nosotros estábamos acostumbrados a realizar presentaciones en salas de conferencias. Por lo general, manejábamos todo nosotros mismos como si fuera un programa de una sola persona; hablamos, hicimos clic para pasar a la siguiente diapositiva y mantuvimos un contacto visual natural con nuestra audiencia. En otras palabras, fácilmente podríamos "poseer la habitación".

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Hacer todo nosotros mismos no es tan complicado cuando hacemos una presentación estándar. No hay pantalla de chat, podemos mantener contacto visual directo con la audiencia, no necesitamos abrir el micrófono para nadie excepto para nosotros, y el video no se congela debido a una conexión a Internet lenta. En consecuencia, es mucho más simple y podemos centrarnos en el "alto contacto" en lugar de en la alta tecnología. Pero, por desgracia, esos días se acabaron. En la era del e-trepreneurialism, cuando las presentaciones se comparten a través de Zoom, Microsoft's Teams o Webex, es un juego completamente nuevo. Y para ganar, debes seguir un conjunto de reglas completamente nuevo. En esta sesión única, las presentaciones virtuales remotas deben convertirse en un juego de equipo, incluso si solo se presenta a un pequeño grupo de personas. Esto se debe a que si desea tener un impacto poderoso de forma remota, debe realizar varias actividades a la vez, y hacerlo todo por su cuenta es simplemente incorrecto.

Mantenga su atención

Su tarea principal como orador es transmitir el mensaje de manera poderosa, de una manera que cautive a su audiencia. Por lo tanto, durante la sesión, debe mantener la curiosidad y el compromiso de la audiencia. Una cosa que puede ayudar es variar su voz en términos de ritmo, intensidad, tono y pausas. Para hacerlo, debe estar concentrado y mantener a todos los demás enfocados. Nada de esto será fácil, especialmente cuando esté transmitiendo solo, desde su oficina en casa, porque psicológicamente, no es fácil hablar con pasión mientras mira la pantalla de una computadora.

Hay una cosa más que no puedes evitar y requiere tu enfoque intencional en tiempo real. Debe mirar directamente a la cámara web y no a las caras de los participantes en la "vista de galería" de Zoom. Si bien nuestra mirada tiende a ser atraída por rostros humanos, para que nuestra audiencia sienta que los está mirando directamente, es mejor mirar a la cámara, no a ellos, para crear la impresión de que mantiene el contacto visual.

Domina la tecnología

Además de los desafíos anteriores, ahora hay un elemento más con el que lidiar: la tecnología en sí y todas las campanas y silbidos que la acompañan. Ahí es donde comienza el problema.

Durante su presentación, los miembros de la audiencia publican en el tablero de chat. Algunos hacen preguntas, mientras que otros reaccionan a lo que ha dicho y sus reacciones afectan el estado de ánimo de todo el grupo. Administrar el chat por su cuenta, como presentador, mientras realiza la presentación en sí, es casi una misión imposible. E incluso si fuera posible, no es la forma correcta de hacerlo. La forma correcta es convertir su actuación en solitario en un esfuerzo de equipo.

Nunca haga zoom solo

Recuerda estas tres palabras. Se han convertido en mi lema y resumen los consejos que le doy a cualquier gerente o emprendedor que quiera sentirse más cómodo realizando presentaciones poderosas y, sobre todo, ser mucho más efectivo. Una excelente presentación virtual es el resultado del trabajo en equipo, donde nuestro juego personal como oradores es solo un parámetro de su éxito, como en un partido deportivo.

Tomemos a Michael Jordan, quien llevó a los Chicago Bulls a seis campeonatos de la NBA combinando su fenomenal talento con un fantástico trabajo en equipo. Aunque estableció récords nuevos y sobresalientes durante las primeras temporadas que jugó en el equipo, no pudo ganar un título por su cuenta. Ni siquiera cerca. Los Boston Celtics, liderados por Larry Bird, inicialmente los habían vencido en los playoffs dos temporadas consecutivas. Cual fue la diferencia?

En ese momento, Jordan no tenía un equipo de apoyo. Incluso los 63 puntos que anotó en un juego legendario contra Bird y los Celtics no pudieron llevarlo a la victoria. Jordan necesitaba jugadores de apoyo como Scottie Pippen, Steve Kerr, Dennis Rodman o Toni Kukoc para ganar.

Entonces, ¿cómo es todo esto relevante para su próxima presentación virtual? Como en la NBA, un "jugador estrella" no es suficiente para lograr sus objetivos cuando realiza una presentación. Sería mejor si tuvieras un equipo ganador. ¿Alguna vez has notado que hay un "elenco" en cada "transmisión"? Como MJ, deberías tener un elenco de apoyo.

Encuentra a tus superhéroes

Basado en mi experiencia personal y la experiencia de cientos de emprendedores y ejecutivos, me gustaría recomendarle que agregue dos roles críticos a casi todas las presentaciones virtuales que entregue. El primero, inspirado en la tradición de los cómics, sería un nuevo superhéroe que se unirá a tu equipo. Llamémoslos Chatman. Chatman es quien administra el chat durante su presentación o reunión. Entonces, ¿qué trabajos debería delegarlos cuando realiza una presentación de forma remota?

Primero, Chatman administrará y operará la ventana de chat. Chatman recibirá instrucciones de usted sobre cómo hacerlo bien, es decir, cuándo permitir que los participantes reaccionen, cuándo cerrar la ventana de chat para mantenerlos completamente concentrados en lo que tiene que decir, si se debe permitir o no a los participantes enviar mensajes personales. entre ellos (y cuándo hacerlo) o, alternativamente, permitiéndoles enviar mensajes solo a todos los miembros del grupo, o solo a ustedes, los anfitriones.

En muchos casos, Chatman juega otro papel fundamental en la gestión de la ventana de chat al responder a los comentarios mismos, empoderar a los participantes, hacer que se sientan bien e incluso repetir frases breves y el ingenio que mencionaste para aumentar su impacto. Un Chatman efectivo puede hacer que las personas sonrían más, se diviertan e interioricen sus mensajes. Todas estas cosas te ayudarán a lograr tu objetivo.

En algunos casos, según el formato que haya elegido, es mejor tomar descansos breves cuando transmite sus mensajes y dejar de compartir el archivo de PowerPoint. Eso es algo que explicaré en un momento. Puede usar este tiempo para invitar a su Chatman a compartir en voz alta las preguntas y reacciones que aparecen en la pantalla del chat para que pueda responderlas de manera audible.

Uno de mis clientes me preguntó recientemente: "Gil, ¿por qué necesitamos otra persona para compartir los mensajes de chat?" Bueno, las reuniones remotas efectivas funcionan bien cuando hacen que las personas sientan que están teniendo una conversación, se sienten incluidas y hay una sensación de unión. Da la casualidad de que a los participantes les gusta participar en reuniones en las que hay una conversación entre usted y ellos, moderada por el Chatman de su equipo. Es como la diferencia entre ver a alguien hablar en un programa de televisión y ser entrevistado por un presentador de televisión en ese mismo programa. Fortalece la sensación de tener una conexión humana con todos los involucrados.

Por lo tanto, el Chatman se vuelve como la Oprah Winfrey de su presentación. Pueden tomar las reacciones y las preguntas en la pantalla del chat y reformularlas para impactar virtualmente el éxito de la reunión. Por supuesto, esto requiere coordinación entre ustedes dos.

Ahora bien, ¿quién es la segunda persona que quieres tener en tu equipo? Es mejor traer a bordo a alguien con habilidades técnicas extraordinarias. En jerga profesional, llamaríamos productor a esta persona. Sin embargo, prefiero verlos como otro superhéroe: tu propio Spiderman virtual, que te ayuda a concentrarte en tu objetivo principal de conectarte con tu audiencia. Aunque este Spiderman puede no tener ocho patas, deberán operar como si tuvieran ocho brazos, ojos y oídos.

El Hombre Araña tiene varios roles simultáneos que desempeñar. Lo ayudarán a concentrarse en transmitir sus mensajes y crear empatía y una atmósfera informal con su audiencia mientras le brindan el soporte técnico que necesita: silenciar y reactivar los micrófonos de los participantes, según las instrucciones y señales que haya coordinado de antemano. Si prefiere que su productor controle su presentación mientras habla, esa también es una opción.

A menudo, querrá dejar de compartir su presentación de PowerPoint y pasar a una conversación cara a cara más íntima con su audiencia. En ese momento, su productor puede permitirle salir y volver a ingresar a su pantalla de presentación para compartir de manera fluida y rápida. Eso es importante para asegurarse de no perder un tiempo precioso o permitir que ninguno de los participantes participe en actividades competitivas. Es lo suficientemente desafiante para mantener la atención de su audiencia, y cuando no está brindando valor, está creando oportunidades para verificar.

En algunos casos, querrá compartir varias pantallas y aplicaciones en Zoom y, como profesional, no es necesario que lo haga usted mismo. El productor es su mano derecha técnica, quien también puede brindar apoyo técnico a otros participantes en la reunión si lo necesitan. Una vez más, eres el intérprete. Son el productor.

Si está organizando reuniones y presentaciones profesionales en las que querrá colocar a sus participantes en salas de reuniones, el productor es quien dividirá a los participantes según las instrucciones que proporcionó de antemano. A veces, esto puede incluir nuevas instrucciones o cambios en ellas en tiempo real. El productor es también quien sacará a relucir las urnas en el momento apropiado y revelará los resultados a petición suya. Él o ella controlará la grabación. (¿Alguna vez ha estado en una reunión en la que el presentador se olvidó de presionar el botón "grabar"? Un productor que trabaja con una lista de verificación precisa no lo olvida). El productor también estará a cargo de la seguridad, evitando invitados no deseados de entrar o manejar interrupciones de "Bombardeos Zoom".

Tu Spiderman puede utilizar varias ayudas técnicas que facilitan el trabajo, al igual que la sala de control utilizada en las producciones televisivas. Con solo tocar un botón, el productor permitirá que la audiencia lo vea desde un ángulo diferente o integre efectos de sonido. Las teclas de acceso directo de la plataforma Zoom también le permiten operar mucho más rápido, pero nuevamente, recomiendo no hacerlo solo en reuniones importantes. A diferencia del tipo de persona que sugerí como su Chatman, su productor / Spiderman puede, en muchos casos, ser un profesional independiente.

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Ensayar y preparar

Por último, una de las cosas más importantes que debe hacer antes de realizar cualquier presentación es ensayarla, junto con todo su equipo. Si la presentación es increíblemente crucial, será mejor que realice varios ensayos y deje suficiente tiempo para practicar, controlar la interfaz y coordinar los mensajes que se enviarán entre sí, manteniendo a la audiencia completamente ajena a esos mensajes. La preparación y la práctica son hábitos de los profesionales, lo que le permite asegurarse de desempeñarse de manera profesional e impecable frente a su audiencia.

Entonces, en su próxima presentación virtual, cree un equipo. Utilice un Chatman y un Spiderman para asegurarse de concentrarse en ofrecer una presentación convincente e inolvidable. ¿Quién sabe? Eso podría convertirte en Superman.