Cómo organizar mejores reuniones virtuales

Las reuniones virtuales sufren muchos de los mismos inconvenientes que las reuniones tradicionales, incluida una organización deficiente, espacios de tiempo inflados y asistentes desinteresados. Pero también sufren una serie de problemas exclusivamente propios, incluidos retrasos intermitentes, problemas de conectividad y los temidos patrones de interrupciones continuas. Entonces, ¿cómo puede organizar mejores reuniones virtuales?

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Si es como la mayoría de los profesionales, pasó mucho tiempo en reuniones virtuales en 2020 y lo hará en 2021, más de lo que jamás pensó que fuera posible en, digamos, 2015. Y si es como la mayoría de los profesionales que se reúnen virtualmente, ha Lamentó el hecho de que podrían ser mejores.

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Las reuniones virtuales sufren muchos de los mismos inconvenientes que las reuniones tradicionales, incluida una mala organización, espacios de tiempo abultados y asistentes desinteresados. Pero también sufren una serie de problemas exclusivamente propios, incluidos retrasos intermitentes, problemas de conectividad y los temidos patrones de interrupciones continuas.

Y, por supuesto, las reuniones virtuales no van a ninguna parte. Muchas empresas que hicieron la transición a un entorno de trabajo remoto permanecerán así de manera indefinida, e incluso si no lo hacen, aún tendrá que unirse y organizar al menos algunas reuniones de forma remota en el futuro.

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Entonces, ¿cómo puede organizar mejores reuniones virtuales?

Mejorar la calidad de las videollamadas

El paso más fácil que puede tomar es mejorar la calidad de sus videollamadas . Si su transmisión de video sufre de tartamudeo, retraso u otros problemas técnicos, puede interrumpir y comprometer una reunión que de otro modo sería efectiva. En consecuencia, esta debería ser su máxima prioridad.

Consulte a su proveedor de servicios de reuniones virtuales y vea si hay algún problema inherente con él. Si está utilizando una plataforma problemática, es muy probable que haya muchos clientes como usted quejándose de la calidad del servicio. Considere cambiarse a otro proveedor si tiene problemas constantes que parecen no tener solución.

De lo contrario, existen algunas correcciones simples que pueden ayudarlo a mejorar la calidad:

  • Actualice su cliente. Asegúrese de que está utilizando la última versión del software que eligió. Las nuevas actualizaciones a menudo solucionan problemas anteriores.
  • Asegure una conexión fuerte. Si su conexión a Internet es lenta o lenta, sus videoconferencias se verán afectadas. Actualice su enrutador o su plan de Internet si es necesario.
  • Invierte en mejores equipos. Un buen micrófono puede hacer que su audio sea instantáneamente más claro para otros participantes y una buena cámara web puede hacer que se vea más claro. No tenga miedo de hacer la inversión; es posible que el equipo predeterminado de su dispositivo no sea suficiente.
  • Simplifica el fondo. Minimice la cantidad de contenido de video que debe transmitirse simplificando su fondo. Una cafetería bulliciosa requerirá muchos más recursos que una estantería estática o un fondo virtual , comprometiendo así la calidad de su llamada.
  • No hagas múltiples tareas. Trate de no usar Internet para ninguna otra cosa (como la transmisión de video) durante una videollamada.

Planifique la asistencia de manera eficiente

A continuación, planifique cuidadosamente la asistencia a cada reunión. Cuantos menos participantes tenga, menos oportunidades habrá de interrupción y menos horas totales dedicará a la reunión. En consecuencia, debe apuntar a que el tamaño de la reunión sea lo más pequeño posible.

Además de eso, es importante asegurarse de que cada asistente pueda participar plenamente. Infórmeles sobre la naturaleza de la reunión con anticipación y asegúrese de que tengan todo lo que necesitan para conectarse de manera eficiente, incluido el software actualizado, el equipo físico y el conocimiento de cómo unirse.

Entra con un plan

Este es un consejo importante para cualquier reunión , pero asegúrese de venir con un plan. No debería celebrar una reunión por el simple hecho de celebrar una reunión; debe tener una agenda clara en su lugar y algún tipo de objetivo para lograr. Al final de la reunión, debería tener una nueva información, una nueva conclusión o una decisión final. Asegúrese de que todos en la reunión comprendan el propósito de la reunión antes de unirse y use su agenda para mantener la conferencia en marcha.

Usa un bastón parlante, una especie de

Las interrupciones van a suceder sin importar qué, pero puede minimizarlas con un enfoque estilo "bastón parlante". Mantenga a todos en silencio hasta que sea su turno de hablar y anime a sus participantes a que eviten intervenir a menos que sea absolutamente necesario. También puede usar el chat de texto como respaldo para la conversación y para compartir ideas sin que las personas se hablen entre sí.

Buscar otras formas de comunicación.

Las videollamadas han servido como un sustituto práctico de las reuniones tradicionales. Pero aquí hay una verdad importante: la mayoría de las veces, no necesita reuniones tradicionales o virtuales para una comunicación eficaz. En muchos casos, existe una alternativa mejor. Dependiendo de la estructura de su organización y el tipo de mensaje que desee comunicar, puede recurrir a un hilo de correo electrónico, una plataforma de gestión de proyectos o incluso una forma de blogs cooperativos .

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Incluso si perfecciona la reunión virtual, tendrá que depender de una variedad de canales y técnicas de comunicación para garantizar que todos sus mensajes se transmitan de manera eficaz. Utilice la amplia variedad de herramientas que tiene a su disposición.

Si sigue estas estrategias, debería poder organizar mejores reuniones virtuales (y posiblemente adoptar algunas mejores estrategias de comunicación en general). La comunicación en su organización nunca será perfecta, pero puede avanzar a pasos agigantados para mejorar la eficiencia y la claridad para todos los involucrados.