3 nuevas herramientas de productividad que pueden automatizar su jornada laboral

Estas herramientas de productividad pueden ayudarlo a dejar de perder tiempo en tareas tediosas.

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La tecnología solía ahorrarnos tiempo. Luego vino una avalancha de correos electrónicos , múltiples calendarios para administrar, hojas de cálculo para completar, y pronto nuestra tecnología que ahorra tiempo comenzó a tomar demasiado tiempo para administrar.

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Es por eso que está comenzando a escuchar mucho de esta palabra: automatización . Las herramientas populares en el lugar de trabajo como Trello, Airtable y Boomerang están agregando funciones de automatización a sus plataformas, que prometen ahorrar tiempo a sus usuarios al eliminar las tareas mundanas y repetitivas.

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"El futuro consiste en identificar procesos que suceden una y otra vez, y luego crear flujos de trabajo que automaticen gran parte de la comunicación ad hoc y la interacción de ida y vuelta", dice Cal Newport, profesor de informática en la Universidad de Georgetown y autor de best-sellers. de trabajo profundo . "Esto permite que los cerebros de los empleados dediquen más tiempo a producir valor y menos tiempo atascados en los gastos generales de tales objetivos".

La automatización puede adoptar muchas formas. Boomerang, por ejemplo, ofrece algo llamado Magic Live Calendar, que tiene como objetivo facilitar la programación. (La aplicación agrega automáticamente las aperturas de calendario a su correo electrónico y las actualiza en tiempo real para el destinatario del correo electrónico si cambia su horario). En Trello, una automatización llamada Butler activará notificaciones de Slack para que su equipo reciba una alerta cada vez que se complete una tarea. Airtable puede asignar proyectos a varios miembros del equipo, colocar enlaces en Microsoft Teams y organizar los datos de CRM (gestión de relaciones con el cliente) por sí solo.

Algunas aplicaciones incluso le permiten crear sus propias automatizaciones, personalizadas para sus necesidades individuales. Eso es lo que hizo el fundador de Uncute, Zack Buchman, cuando buscaba un nuevo apartamento. Ya usa Airtable para administrar el flujo de trabajo de su empresa. (Por ejemplo, la aplicación mueve automáticamente información entre bases de datos para que él no tenga que hacerlo manualmente). Cuando estaba buscando bienes raíces, programó Airtable para que firmara automáticamente más de 100 formularios de solicitud de inquilinos.

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Quería ver por mí mismo lo útiles que podían ser las automatizaciones, así que me inscribí en Airtable para darle una vuelta. La plataforma parecía complicada al principio, y me preocupaba que tomara más tiempo aprender que realmente ahorrarme tiempo al final. Pero después de unos minutos, logré crear una automatización que envía actualizaciones por correo electrónico a un colega cada vez que se completa un proyecto e incluso lo sincroniza con mi cuenta de Gmail. Me quedé impresionado. Ahora me quedo preguntándome algo que todos los emprendedores querrán preguntarse: ¿Qué más no tengo que hacer?

3 formas de automatizar

Airtable

Costo: Gratis para servicio básico; $ 20 por mes por usuario para profesionales

Mejor función: programe automatizaciones fácilmente para programar publicaciones en redes sociales, actualizar registros o incluso crear eventos de Google Calendar.

Bumerang

Costo: $ 4.99 por mes para el plan personal

Mejor función: el asistente de correo electrónico utiliza inteligencia artificial para ayudarlo a escribir correos electrónicos con un sonido más profesional y calcular la probabilidad de que reciba una respuesta.

Trello

Costo: Gratis para servicio básico; el plan de negocios es de $ 9.99 por mes por usuario, pagado anualmente

Mejor característica: Automatice las tarjetas para que los proyectos pasen a la cola de otro miembro del equipo una vez que se complete una lista de verificación o haya pasado una fecha de vencimiento.