Cómo administrar un negocio individual sin papeles

Ocho consejos para comenzar o hacer la transición de manera segura a una empresa más optimizada.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Esta es la quinta de una serie de columnas originales para Entrepreneur.com de Laura D. Adams que se publicarán dos lunes al mes. Y no olvide comprar una copia del último libro de Adams para Entrepreneur Press, Money -Smart Solopreneur : A Personal Finance System for Freelancers, Entrepreneurs , and Side-Hustlers , a través de Amazon | Barnes & Noble | Librería | IndieBound .

Henrik Sorensen | Getty Images

Además de salvar árboles, hay muchas ventajas de administrar un negocio individual sin papeles. El papel no solo exige tiempo para procesar y espacio físico para almacenar, sino que también puede contener información confidencial que lo pone a usted oa sus clientes en riesgo.

Utilice estos consejos para iniciar o hacer la transición de su negocio en solitario a una empresa sin papeles de forma segura.

1. Optar por no recibir correo basura

Si su buzón se llena con regularidad de correo basura, como ofertas de crédito o seguros preaprobados, los siguientes recursos lo ayudarán a eliminarlo:

  • Optoutprescreen.com es el sitio oficial para ser eliminado de las listas de ofertas de las principales compañías nacionales de informes crediticios. Es gratis optar por no participar durante cinco años o de forma permanente.
  • DMAchoice.org es el sitio de la Asociación de Marketing Directo, donde puede optar por no recibir correo no solicitado y correo electrónico por una tarifa de $ 2 durante 10 años.

Relacionado: 5 consejos para concentrarse en sus objetivos financieros en 2021

2. Solicitar documentos electrónicos

Cada vez que reciba correo en papel, averigüe si puede convertirlo en un documento digital. La mayor parte del papeleo financiero y de servicios públicos, como extractos bancarios, facturas de tarjetas de crédito, documentos de seguros y facturas de teléfonos celulares, se pueden convertir en documentos electrónicos cuando tiene una cuenta en línea.

Algunas empresas incluso ofrecen incentivos, como renunciar a las tarifas de la cuenta o calificar para las recompensas, al elegir estados de cuenta electrónicos y facturas electrónicas.

3.Realice pagos en línea

Si todavía está escribiendo y enviando cheques en papel, es hora de hacer que todos sus documentos comerciales salientes también sean sin papel. Los cheques de papel no solo son costosos e ineficientes, sino que un ladrón podría tomarlos en el extremo emisor o receptor.

La mayoría de los bancos ofrecen pago de facturas gratuito a cualquier empresa o individuo con una dirección postal. El banco envía fondos electrónicamente, cuando es posible, o imprime y envía por correo un cheque en papel en su nombre de forma gratuita. ¡No podría ser más conveniente! Además, puede autorizar a su plataforma de pago de facturas para recibir sus facturas electrónicas y notificarle sobre las próximas fechas de vencimiento para que nada se pierda.

4. Configure un almacenamiento digital seguro

Es posible que sus instituciones financieras solo ofrezcan acceso gratuito a documentos en línea durante un tiempo limitado. Asegúrese de comprender sus políticas o posibles tarifas para descargar documentos más adelante.

Si desea almacenar sus documentos digitales, es fácil de hacer. Puede descargar estados de cuenta y facturas o tomar fotografías de los recibos durante todo el año.

Una vez que tenga documentos electrónicos comerciales, deberá mantenerlos organizados y seguros. Considere configurar un sistema en su computadora con una carpeta comercial principal y subcarpetas. Use nombres de archivo para sus documentos que incluyan el año, el mes y la categoría, para que sea más fácil encontrar lo que necesita más adelante.

Puede agregar una capa de protección solicitando una contraseña para acceder a su carpeta comercial principal. Y siempre actualice su sistema operativo y software de seguridad para protegerse de los ciberdelincuentes.

Y asegúrese de almacenar los documentos electrónicos importantes en varios lugares, para que no se pierdan en un desastre o una falla de la computadora. Además de su computadora, puede guardar una copia de todos sus documentos comerciales en un disco externo y una opción segura basada en la nube, como Google Drive , Amazon S3 o Dropbox .

5. Pruebe escáneres sencillos

La forma más fácil de digitalizar documentos en papel es con una aplicación de escaneo gratuita, como Adobe Scan o Genius Scan . Estas herramientas tienen características excelentes, que incluyen escaneos de varias páginas, reconocimiento de texto, edición, almacenamiento y exportación que puede administrar desde su teléfono inteligente.

Si tiene una impresora, es posible que tenga un escáner de superficie plana incorporado; sin embargo, es posible que le resulte más conveniente utilizar una aplicación de escaneo. Las aplicaciones de escaneo generalmente se integran con otras aplicaciones, por lo que puede archivar documentos electrónicos instantáneamente donde lo desee.

6. Utilice firmas electrónicas

No es necesario imprimir contratos ni documentos largos para firmarlos. Enviar o recibir firmas electrónicas es legalmente vinculante y le permite hacer negocios desde cualquier lugar.

Pruebe un programa de firma electrónica, como Adobe o DocuSign , que le permite firmar documentos en varios sistemas operativos y dispositivos. Realizan un seguimiento del estado de las acciones necesarias, cifran los datos e incluso pueden almacenar sus documentos.

7. Reduzca el papel viejo con el tiempo

Si tiene una oficina actualmente llena de archivos en papel, no permita que eso le impida quedarse sin papel. Puede implementar un sistema digital ahora y reducir o eliminar sus documentos en papel antiguos con el tiempo. Clasifique sus archivos en papel y cree tres pilas para:

  • Trituración.
  • Escaneado y triturado.
  • Conservación y archivo.

8. Sepa qué papel guardar

Dependiendo de su negocio, es posible que deba conservar ciertos documentos en papel, como documentos legales con sellos y firmas originales, títulos de vehículos y escrituras de propiedad. Si no está seguro, consulte con un abogado o contador antes de tirarlo.

Tenga en cuenta que el IRS le permite conservar copias digitales de las declaraciones de impuestos, incluidos todos los documentos de respaldo.

Relacionado: 5 formas de ser más estratégicos y exitosos en 2021

Además de salvar árboles y liberar más espacio de oficina, la digitalización puede aumentar la eficiencia de su negocio. Un sistema sin papel agiliza sus procesos, facilita la colaboración con los equipos y mejora la experiencia de sus clientes.

Una vez que haya aligerado su carga de papel entrante y saliente, se sentirá muy bien al ahorrar tiempo, dinero y no tener que volver a abrir un archivador pesado.