6 formas en que los gerentes pueden hacer que las reuniones remotas sean más equitativas

Es posible que algunas personas no se sientan escuchadas en sus reuniones, pero hay formas de mejorar la participación.

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La pandemia obligó a muchos de nosotros a cambiar el negocio en línea y, como resultado, los gerentes están celebrando más reuniones remotas que nunca. Según un estudio de septiembre de 2020 de Harvard Business Review , los empleados asisten a un 13 por ciento más de reuniones que en épocas previas a la pandemia. Sin embargo, escucho constantemente que los empleados tienen más dificultades para ser escuchados y distinguidos en estas configuraciones virtuales. A continuación, se muestran algunas formas en las que los gerentes pueden minimizar las deficiencias de las reuniones remotas y aprovechar al máximo sus interacciones en línea.

Luis Alvarez | Getty Images

1. Tener una agenda

Es importante tener una agenda, pero también debe asegurarse de que su agenda sea significativa. Envíe un correo electrónico a sus empleados con anticipación preguntándoles si hay ideas o problemas específicos que les gustaría abordar además de los que ha expuesto. Esto no solo generará aceptación para la reunión, sino que también ayudará a los empleados a prepararse y hacer que la reunión sea más efectiva.

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2. Identifica la "rueda chirriante"

Mire quién es la "rueda chirriante" en sus reuniones. Por supuesto, desea alentar a su equipo a expresar sus ideas y hablar, pero no en detrimento de que alguien no hable en absoluto. Si nota que hay miembros del equipo que no participan activamente, asegúrese de llamarlos por su nombre para que tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista. También puede bloquear un tiempo designado en la agenda de la reunión para que un empleado hable. De esta forma, todas las ideas tienen una forma de ser abordadas.

3. Cree señales visuales para sus reuniones

En persona, es más fácil leer las señales, como el contacto visual o el lenguaje corporal, que indican que alguien puede querer hablar durante una reunión. El ámbito en línea hace que sea mucho más difícil ver lo que sucede en la pequeña caja de cada empleado. Considere enviar accesorios a los miembros de su equipo que digan cosas como "Me gustaría hablar" o "Tengo otra idea". Estas señales visuales pueden capacitar a cada persona con las herramientas adecuadas para ser escuchado. También puede considerar designar a un empleado diferente para que sea el "moderador" de cada reunión. Al hacer que una persona designada vigile a aquellos que desean hablar, se asegurará de que nadie sea ignorado.

4. Enciende las cámaras

Todos hemos escuchado que debe alentar a los empleados a encender sus cámaras durante las reuniones. Como gerente, puede ayudar a sus empleados a sentirse más cómodos con una aparición en pantalla estableciendo el tono correcto. Por ejemplo, puede decirles a sus empleados: "He intentado hacer ejercicio por las mañanas, así que no se sorprenda si estoy en la reunión con mi ropa deportiva". Al establecer la expectativa de que su atuendo sea informal, hace que sea más aceptable que los demás sientan que no tienen que estar perfectamente pulidos para estar frente a la cámara.

Si los empleados aún dudan, comience con algo pequeño. Pídale a su equipo que encienda sus cámaras durante los primeros minutos para saludar antes de darles margen para apagarlas. Además, deje espacio al principio y al final de cada reunión para interacciones más personales y anime a los empleados a iniciar sesión temprano y quedarse hasta tarde. No hay oportunidades de pasar por el escritorio de alguien para ponerse al día o hacer un café, así que crea un espacio para que tu equipo se involucre.

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5. Interactúe de formas que funcionen con sus empleados.

Piense en formas de compartir ideas e interactuar con sus empleados más allá de sus reuniones en línea. Programe reuniones individuales con los miembros de su equipo para verificar sus proyectos y desafíos actuales. Asegúrese de analizar las formas en que usted y la empresa pueden brindarles un mejor apoyo mientras continúan navegando por la pandemia en curso. Por ejemplo, si un empleado indica que necesita monitorear a sus hijos entre las 11 am y las 12 pm todos los días, puede intentar programar reuniones fuera de ese período de tiempo. Al escuchar las necesidades de sus empleados y adaptarse en consecuencia, a sus empleados les resultará más fácil estar presentes cuando llegue el momento.

6. Sea real

Por último, sé real. Hay elefantes en la habitación ahora mismo. La gente está operando en el caos. Tienen fatiga de cuarentena. Están solos. Como líder, debe sentirse cómodo con la vulnerabilidad para que los empleados sientan que pueden compartir sus luchas. La seguridad psicológica contribuye en gran medida a garantizar empleados felices y productivos, e incluso puede hacer que esperen un poco más las reuniones.

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