¿Frustrado con un colega? Las expectativas pueden ser la razón.

Si está buscando desactivar el conflicto, comience con una prueba de expectativas.

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Recientemente celebré mi 51 cumpleaños y reflexioné sobre las muchas cosas que he aprendido desde mi primera puesta en marcha.

La mayor parte de mi aprendizaje ha venido de dos lugares: la sabiduría de los demás destinada a ayudarme a evitar errores y los muchos errores que cometí a pesar de toda su sabiduría. La oportunidad de practicar la resiliencia que se obtiene al superar los errores no tiene precio. He visto de primera mano que los errores más desafiantes son los que involucran a otras personas.

Mi experiencia es que resolver la mayoría de los grandes problemas requiere un equipo de personas que se unan para descubrir cómo imaginar y ejecutar soluciones. La ejecución es a menudo donde comienzan los desafíos entre las personas, incluso aquellas dedicadas y comprometidas con la misión. La mayor ansiedad, frustración y estrés a menudo se reducen a una cosa: las expectativas.

He visto muchos escenarios desarrollarse una y otra vez; aquí están los cuatro primeros:

1. No establecer expectativas

Este es el culpable más común de los conflictos entre individuos o equipos: no establecer expectativas en primer lugar.

“Nos reunimos la semana pasada sobre la nueva campaña. Acordamos cuándo comenzaría la nueva campaña. Luego, hoy, me copiaron en un correo electrónico al cliente, y la fecha fue mucho antes. Estoy tan molesto ".

¿Alguien documentó lo acordado? ¿Quién hizo circular las expectativas para confirmar un entendimiento compartido? ¿Se discutieron y documentaron las expectativas de comunicación con el cliente?

Es fácil ver cómo puede suceder esto. Dos colegas asumieron que estaban en la misma página. Pero sin una página real , es fácil que las cosas salgan mal.

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2. Expectativas implícitas

Este me hace tropezar todo el tiempo y viene en dos sabores. Veamos primero la versión líder disruptor.

“La razón por la que no cumplí con este plazo es que nuestro director ejecutivo me pidió que investigara algunas métricas de este otro proyecto, y tomó más tiempo de lo que esperaba. Pensé que la solicitud de un ejecutivo era más importante y prioricé en consecuencia ".

Este escenario es culpa del líder: hay una expectativa implícita de que, debido a que un líder senior hizo una solicitud, es urgente y tiene prioridad. Como líderes, debemos establecer expectativas claramente, especialmente para los contribuyentes individuales que tal vez no sepan preguntar acerca de la prioridad. He mejorado con esto, pero todavía me afecta de vez en cuando.

El otro tipo es hiperresponsable versus responsable-responsable.

Saben lo importante que es el proyecto para la empresa. Lo he hablado en reuniones todas las semanas. Les di retroalimentación sobre su borrador de inmediato. Tienen todo listo para lanzar, pero el programa aún no está en vivo. Estoy muy frustrado."

¿Están comprados? ¿En qué medida se alinea este proyecto con sus objetivos? ¿Están las fechas establecidas, documentadas y reconocidas por todos los involucrados? ¿Cómo está el equipo priorizando otros proyectos frente a este?

La razón por la que veo esto como hiperresponsable es que un lado es tan responsable ante todos los que los rodean (un rasgo asombroso) que asumen que todos los demás también son los mismos hiperresponsables, y no pueden entender por qué no lo son. La solución es que los hiperresponsables den un paso atrás y consideren las prioridades generales, además de aquello con lo que están más comprometidos, y ajusten sus expectativas en consecuencia.

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3. Manejo de expectativas

Es probable que cambie cualquier proyecto que involucre a múltiples colaboradores y múltiples reuniones. Si se han establecido expectativas y todos están de acuerdo con ellas, las cosas han tenido un buen comienzo. Pero luego el universo lanza una llave inglesa a la mezcla.

“Simplemente me dijeron que no lanzaremos hasta dentro de un mes. Aparentemente, esto se decidió hace dos semanas debido a una brecha técnica, pero lo estoy descubriendo ahora. Estoy tan derrotado ".

Cómo evitar este error es obvio cuando lo ves, pero desafortunadamente, también es muy fácil caer en él. Con prisa por resolver un problema, a menudo nos olvidamos de gestionar y restablecer las expectativas.

¿Hay partes interesadas que se beneficiarían de una actualización? Quizás un miembro de la junta que hizo una pregunta sobre un proyecto en particular que ahora está retrasado. ¿Va a esperar unas semanas hasta la próxima reunión de la junta o debería actualizarlas antes?

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4. Comunicar expectativas

Una de las citas favoritas de mi cofundador es la de George Bernard Shaw: "El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar".

Todos vivimos con una sobrecarga de información constantemente. Puede ser difícil determinar qué correo electrónico, Slack o mensaje de texto es importante y cuál puede esperar. Incluso si lo consume todo, ¿cuánto está reteniendo realmente, especialmente si no es inmediatamente relevante para usted?

“Envié una actualización larga y completa de Slack, compartí la presentación de diapositivas con el equipo ... pedí su revisión y comentarios, pero nadie me respondió. Dicen que no sabían sobre este cambio de política y que nunca les decimos nada. Estoy perplejo ".

Aquí hay una combinación de problemas, pero el mayor es asegurarse de que lo que se comunica realmente se consuma y se reconozca. Si no está seguro, pregunte. Es un poco más de trabajo, pero tiende a aliviar la situación.

¿Cómo prefiere el equipo aprender nueva información o participar en las decisiones? ¿Quieren que se les guíe a través del cambio y se les dé la oportunidad de hacer preguntas en vivo?

La prueba de expectativa

Cuando observo el desarrollo de un conflicto, hago todo lo posible para evaluar con una prueba de expectativas. ¿Todos tienen el mismo conjunto de expectativas? ¿Cómo lo sabría yo, o ellos? Si la respuesta es algo más que un rotundo “sí”, es hora de investigar y ver dónde las expectativas pueden no existir, ser débiles, no ser manejadas o verse afectadas por un problema de comunicaciones. Si está buscando desactivar el conflicto, comience con una prueba de expectativas y continúe desde allí.