4 formas sencillas y respaldadas por la investigación para aumentar su productividad

La guía del ejecutivo para una mejor gestión del tiempo.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

¿Ocurre esto a usted? Empieza su jornada laboral con un esquema vago en su cabeza de lo que debe hacerse. Después de tres reuniones, una crisis y un puñado de otras distracciones más tarde, apaga la computadora por la noche y se da cuenta de que no ha logrado nada de lo que se propuso hacer. ¿Suena familiar?

No está solo y la ayuda está en camino. Me gustaría compartir algunos de mis mejores procesos para domesticar y organizar mi flujo de trabajo y maximizar mi recurso más preciado: el tiempo.

¿Qué es la productividad?

En pocas palabras, la productividad es la relación entre la producción y los insumos , al igual que la producción se define como los bienes y servicios creados en un período de tiempo determinado. Los bienes son su gestión exitosa de los asuntos comerciales. El tiempo es el recurso restringido y la escala con la que medimos. Sin embargo, un diferenciador clave a tener en cuenta es que la "cantidad" no es el resultado que más importa. La calidad es.

A medida que comenzamos a explorar diferentes formas de dividir su día, es útil considerar dónde usted, como ejecutivo, usa (o pierde) la mayor parte de su tiempo. Si usted es como la mayoría de los directores ejecutivos y dueños de negocios ocupados, pasa el día navegando entre reuniones, su bandeja de entrada, apagando incendios y, si tiene suerte, haciendo parte de su trabajo real.

Es simplemente demasiado fácil ceder nuestra voluntad de trabajar a otros que exigen nuestra atención. Cuando tomamos en cuenta todas las distracciones, probablemente nos quedemos solo con dos o tres horas de tareas necesarias para completar. Siga leyendo para conocer algunas tácticas útiles para hacer que el tiempo funcione mejor para usted.

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Cuatro sencillos pasos para aumentar su productividad

1. Aproveche al máximo las reuniones

¿En cuántas reuniones participa cada semana? Adelante, tira un número. Teniendo en cuenta que cada uno toma al menos de 30 minutos a una hora, es fácil ver dónde se pierde mucho tiempo. Si bien las reuniones son fundamentales para el liderazgo, existen formas de simplificarlas para aprovecharlas al máximo y ocupar menos de su jornada laboral.

En primer lugar, ¿realmente tiene que ser una reunión? Si el objetivo es lo suficientemente simple y directo, es probable que la información se pueda compartir con la misma eficacia a través del correo electrónico o un video. También puede delegar a alguien de su equipo para que sea anfitrión o asista en su nombre, distribuya el mensaje, tome notas e informe.

Si no se puede evitar una reunión, asegúrese de que todos en la sala tengan un propósito de estar allí. Demasiados cocineros en la cocina pueden distraer más que ayudar. Invite solo a las personas que ayudarán a avanzar en su objetivo.

Siempre comience y termine según lo programado y tenga una agenda clara y cronometrada y objetivos específicos. Si un tema comienza a repasar una asignación, probablemente sea mejor continuar con una conversación en la barra lateral más adelante solo con las personas involucradas. Ponle un alfiler y sigue adelante.

La claridad también es importante. Antes de disolverse, termine resumiendo los acuerdos alcanzados y asegúrese de que cada miembro del equipo tenga claro cuáles son sus responsabilidades específicas y los próximos pasos.

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2. Aborde los correos electrónicos interminables

Son implacables, aparecen constantemente y te piden cortésmente que dejes de hacer lo que estás haciendo para prestarles algo de atención. Es difícil encontrar una estadística confiable sobre la cantidad diaria de correos electrónicos que recibe un ejecutivo; llamémoslo… cientos. Para muchos de nosotros, se ha convertido en un instinto, o una adicción, del que no podemos apartarnos. Ese sonido de notificación es casi irresistible.

¡Liberar! Baje el volumen y cierre su bandeja de entrada para que no capte su interés cuando tenga otras cosas que hacer. Adquiera el hábito de la gestión de correo electrónico programada. Elija solo de tres a cuatro momentos específicos cada día para atender a esos pequeños monstruos. También puede ser útil que su personal y otros socios clave sepan que no responderá de manera reflexiva para que nadie espere una respuesta inmediata.

Durante esos tiempos de administración de correo electrónico asignados, sea despiadado. Clasifique esos mensajes entrantes utilizando la estrategia "Inbox Zero" del experto en productividad Merlin Mann. Su bandeja de entrada no debe sustituir una lista de tareas pendientes; Mirar constantemente las cosas que no se hacen seguramente minará su productividad.

En lugar de dejar que esas misivas electrónicas languidezcan en el purgatorio de Outlook, realice una de cinco acciones para resolverlas rápidamente: eliminar, delegar, responder, aplazar o hacer.

  • Primero elimine lo que pueda para despejar el desorden.

  • Reenvíe todo lo que pueda asignarse a otra persona para que lo maneje (por eso contrató a personas con talento).

  • Responda a cualquier cosa que requiera una respuesta rápida que no le llevará más de un par de minutos de su tiempo.

  • ¿Más de dos minutos? Déjelo a un lado en la carpeta "aplazar"; especifique una hora cada día para abordarlos.

  • ¿Algo que debe hacerse? Solo hazlo. (Luego bórralo).

Allí, ya está en camino a una bandeja de entrada limpia, una mente despejada y una mañana productiva.

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3. Escríbelo

¿Aún conmigo? Bien. ¿Distraído por asuntos pendientes? Entonces es posible que esté familiarizado con el efecto Zeigarnik , una tendencia que tenemos a recordar tareas o eventos interrumpidos o incompletos con más facilidad que las tareas que hemos completado. Lucha contra Zeigarnik sacando esa lista de tu cabeza y poniéndola en papel, o en una aplicación .

La lista de cosas por hacer puede ser su mejor amiga si se hace correctamente. Para muchos ejecutivos, no hay nada más satisfactorio que trazar una línea firme a través de una tarea completada. Si eres el tipo de ejecutivo que agrega algo a la lista solo para poder tacharlo, te apoyo. Celebrar el éxito es siempre un impulso muy necesario. Si eres un ejecutivo moderno que evita el rastro en papel, varias aplicaciones pueden ser útiles para ti: prueba Quantime, Notion, Airtable o Todoist. Estos amigos virtuales tienen funciones que le permiten establecer fechas de vencimiento, bloquear el tiempo y conectarse a su calendario.

Sin embargo, tenga cuidado con las trampas. Los elementos de una lista de tareas pendientes tienen todos el mismo aspecto; es posible que deban ponderarse por prioridad. Y tenga en cuenta que agregar cosas a su lista no sustituye a un plan de acción para lograrlas. Es posible que deba dividirlos en varias tareas más pequeñas, cada una con su propia fecha límite para garantizar su finalización. Para las tareas más importantes, podría ser una buena idea establecer "empujones" en su calendario como refuerzo.

Ahora que lo tiene todo escrito en papel (o en su bloc de notas digital), finalmente puede hacer un plan para su día.

4. Establezca prioridades y luego siga su plan específico

Probablemente sepa a qué hora del día tiende a ser más productivo. Bloquee esas horas libres todos los días para ocuparse de los negocios de forma acelerada. (También asegúrese de tomarse un tiempo para reiniciar: una caminata a la hora del almuerzo puede hacer maravillas para aumentar la energía y la claridad).

¿Qué abordará primero en su lista de tareas pendientes? Elija tres cosas que desee lograr, teniendo en cuenta que a menudo son las tareas menos importantes las que son urgentes, mientras que las tareas que no son necesariamente urgentes pueden ser de mayor importancia y valor; esto se conoce como la mera urgencia . efecto .

Dominar el arte de priorizar puede llevar toda una carrera. Puede elegir una estrategia de establecimiento de metas conocida como objetivos y resultados clave (OKR) para delinear metas específicas, con un límite de tiempo y medibles que se alineen con sus prioridades generales. Estos pueden rastrearse semana tras semana y revisarse de forma rutinaria para verificar el progreso.

También puede utilizar la metodología del cuadrante matricial de Eisenhower , clasificando las tareas en uno de los cuatro recuadros utilizando urgente / no urgente e importante / no importante como ejes. Esto puede ayudarlo a reconocer rápidamente que lo más urgente puede no ser lo más importante. Las tareas que son importantes y no urgentes son las que tienen más probabilidades de impulsar el progreso y deben ser atendidas con la mayor frecuencia posible.

Surgen desafíos

Es inevitable. Como ejecutivo, ya sabe que los planes mejor trazados a menudo se ven interrumpidos por crisis, tanto mayores como menores, reuniones que se prolongan y un centenar de cosas más que surgen en un día. Además de eso, no es raro que una tarea tome más tiempo de lo esperado, consumiendo más de su día de trabajo dedicado de lo planeado.

La flexibilidad y la adaptabilidad son útiles, al igual que un plan para el mínimo. Domingo por la noche o lunes por la mañana, elija su no. 1, no. 2 y no. 3 prioridad para la semana como su objetivo de producción base. Si no puede superar esas tres cosas para el viernes ... bueno, probablemente ha sido una semana aburrida y alguien debería traerle una taza de té.

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Poniendolo todo junto

Habiendo invertido su bien más preciado en considerar estas prácticas, ahora es el momento de priorizar lo que ha aprendido eligiendo dos o tres consejos que puede implementar de inmediato. Liberar algo de su tiempo, despejar el desorden en su mente y su bandeja de entrada, y ser táctico en la forma en que planifica su semana, se sumará a un gran impulso en la productividad, así como a su tranquilidad.

¡Ahora vuelve al trabajo!