El ajuste del flujo de trabajo que puede aumentar su productividad en un 25 por ciento

Puede aumentar su productividad al poder hacer más en menos tiempo.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

A todos nos gustan los ingresos pasivos. Ingresos que acumula sin tener que trabajar. Para generar ingresos pasivos, es necesario realizar inversiones y asumir riesgos. Por ejemplo, si desea obtener ingresos pasivos de los dividendos de acciones, debe invertir en la compra de acciones. También debe correr el riesgo de perder dinero si las acciones bajan de precio. Sin embargo, puede obtener un dividendo de productividad sin tener que invertir ni correr riesgos. Así es cómo:

Cómo incrementar la productividad

Aumenta su productividad al poder hacer más en menos tiempo. Para hacer esto, debe aprender nuevas habilidades o invertir en herramientas y tecnología. Tomemos el ejemplo simple de entregar correo. Puede entregar el correo caminando de casa en casa en un vecindario. También puede entregar el correo mucho más rápido y a más casas si maneja un camión de correo por el mismo vecindario. Tendrá que aprender a conducir y se le deberá proporcionar un camión para aumentar su productividad.

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Papel de las comunicaciones en el aumento de la productividad

Las comunicaciones efectivas se han identificado como un factor clave para aumentar la productividad de los trabajadores de oficina. Un estudio reciente muestra que la comunicación efectiva conduce a mejoras en la productividad hasta en un 25% cuando los empleados se sienten comprometidos con su trabajo y conectados con sus compañeros de trabajo. Cuanto más rápido pueda comunicarse con sus compañeros de trabajo, más rápido hará las cosas.

Durante mucho tiempo, la gente solía comunicarse principalmente por teléfono y luego por correo electrónico. Los documentos se compartieron como archivos adjuntos a correos electrónicos. Luego apareció Slack y popularizó el chat. Razonaron que en lugar de perder el tiempo buscando en las cadenas de correo electrónico para las comunicaciones internas, ¿por qué no usar el chat? El chat es más rápido y sencillo que enviar un correo electrónico y esperar una respuesta. Como era de esperar, la productividad aumentó y Slack se ha convertido en una popular herramienta de comunicación de oficina.

Pero los correos electrónicos no se han ido. Las comunicaciones con clientes y proveedores todavía se realizan por correo electrónico. Esto ha llevado a silos de información. Los chats, los correos electrónicos y los documentos contienen información relacionada con el mismo tema. Para encontrar información, la gente confía cada vez más en las herramientas de búsqueda. Pero la búsqueda no es fácil cuando la información se encuentra dispersa en muchas aplicaciones. Si la información está mejor organizada y las comunicaciones relacionadas conectadas, incluso a través de múltiples canales de comunicación, no hay necesidad de buscar. Según Interact Source, el 19,8% del tiempo comercial, el equivalente a un día por semana laboral, lo desperdician los empleados en busca de información para hacer su trabajo de manera eficaz. Los datos de IDC muestran que "el trabajador del conocimiento pasa alrededor de 2,5 horas por día, o aproximadamente el 30% de la jornada laboral, buscando información".

Organización natural para los técnicamente desafiados

No todo el mundo está organizado de forma natural. Para muchos, organizarse lleva mucho tiempo y es muy estresante. Es más fácil para ellos seguir la corriente y simplemente abordar el trabajo a medida que se presenta. Inevitablemente, las cosas se complican. Los archivos se pierden, los documentos se pierden, la información se dispersa en varios correos electrónicos, chats y varios otros archivos. Esto conduce al problema de la búsqueda.

Silicon Valley ha ideado herramientas creativas para resolver este problema. Pero están diseñados para usuarios con conocimientos técnicos. La mayoría de las pequeñas empresas no son tan hábiles técnicamente. Se sienten cómodos trabajando con correos electrónicos basados en navegador (Outlook, Gmail, Yahoo, etc.) y carpetas de escritorio para organizar la información. Estos usuarios pueden ver el valor de usar el chat para las comunicaciones internas, especialmente cuando los equipos trabajan de forma remota. Pero no saben cómo mantener toda esta información organizada: chats, correos electrónicos, documentos y quizás tareas pendientes y redes sociales, entre otros. Las carpetas de escritorio no se prestan para ser utilizadas como herramientas de organización para información basada en Internet.

Carpetas de temas en la web

Ha llegado el momento de un nuevo tipo de carpeta. Una carpeta que puede organizar sin problemas las comunicaciones desde cualquier fuente. Imagine poder pasar naturalmente de un correo electrónico de un cliente a un chat con un colega, luego compartir un documento con todo el equipo y recopilar sus comentarios antes de responder al cliente. ¿Qué pasa si todas estas comunicaciones relacionadas se conectan automáticamente y se almacenan en una carpeta en la web que puede ser nombrada de forma única por el tema de la comunicación?

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Dividendo de productividad

Una herramienta que puede capturar las relaciones entre comunicaciones dispares y almacenarlas automáticamente en carpetas con nombres únicos aumentará significativamente la productividad. No perderá tiempo buscando ni tendrá que cambiar su forma de trabajar. Simplemente procese correos electrónicos, chats y documentos como siempre lo hace y listo, ¡todos están organizados!

En estos días de herramientas Freemium SaaS, una herramienta basada en la web de este tipo se puede adoptar sin ningún costo ni riesgo. Simplemente acumula el dividendo de la productividad.

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