Cinco formas en las que los equipos ajustados pueden trabajar de forma más inteligente y hacer más

Realice cambios a través de la programación, la automatización y la optimización del flujo de trabajo para liberar a su equipo para que haga su mejor trabajo.

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Los emprendedores están obsesionados con la productividad y por una buena razón. La mayoría de las nuevas empresas trabajan con equipos pequeños en plazos cortos, lo que significa que necesitan que cada miembro contribuya al más alto nivel.

Es posible que esté trabajando para lograr ese objetivo si construye su negocio en torno a principios “lean”. Si este es usted, ya está obsesionado con eliminar el desperdicio, crear procesos sin problemas y esforzarse por lograr una mejora incremental constante. Aumentar la eficiencia general de su equipo va de la mano con esos principios. Le permite entregar más valor más rápidamente al eliminar las pérdidas de tiempo y eliminar los cuellos de botella de producción.

A continuación, presentamos cinco formas comprobadas de hacer que su equipo sea más productivo y eficiente.

1. Establezca objetivos y puntos de referencia alcanzables

Los equipos ajustados se centran en el rendimiento, lo que significa que necesita objetivos concretos. Incluso cuando no existe un incentivo financiero para alcanzar los objetivos, se ha demostrado que el solo hecho de establecer metas mejora el desempeño en un 12-15% .

Los mejores objetivos son SMART: específicos, medibles, procesables, orientados a resultados y con plazos determinados. Deberían ser desafiantes pero aún alcanzables. Si las metas son demasiado grandes o de demasiado largo plazo para sentirse alcanzables, divídalas en metas más pequeñas a corto plazo. También puede ser útil realizar un seguimiento visual del progreso de su equipo y celebrar los puntos de referencia importantes.

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2. Automatizar las tareas rutinarias

Siempre que intente hacer más cosas con un equipo pequeño, una de las formas más rápidas de aumentar la productividad es a través de la automatización. Según un informe de McKinsey, el 45% de todas las actividades laborales se pueden automatizar utilizando la tecnología existente. Puede automatizar tareas en RR.HH., marketing, ventas (el cielo es el límite), pero es mejor comenzar con tareas que consuman muchos recursos.

Su equipo de ventas, por ejemplo, se asegura de que el resto del equipo se mantenga ocupado con nuevas ventas y clientes. Sin embargo, el área de su equipo a menudo puede atascarse con el tedioso proceso de recopilar el papeleo legal. Si un cliente tiene que imprimir un contrato, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta, esto puede retrasar la ejecución de un contrato por días o incluso semanas. PandaDoc compartió que el tiempo de cierre de documentos podría disminuir en un 30% al implementar una herramienta de automatización de documentos. Automatizar los procedimientos de rutina durante el proceso de ventas puede aumentar la productividad de su equipo y permitirles dedicar sus esfuerzos a otras tareas para hacer más.

3. Permita que los miembros del equipo diseñen sus propios días laborales

Si está verdaderamente comprometido con los principios “lean”, debe darles a los miembros de su equipo la propiedad sobre su parte del proceso y hacerlos responsables de los resultados, no de las horas. Esto significa darles la libertad de diseñar su jornada laboral de una manera que les permita ser más productivos.

Las investigaciones muestran que los empleados que tienen la libertad de establecer su propio horario dedican 7.4 horas adicionales a la semana . Además, el 73% de las personas que se dedican al "trabajo en ventana" informan de una mayor productividad. Básicamente, estos trabajadores dividen su día en "ventanas" de tiempo de trabajo y tiempo personal. Estas ventanas pueden cambiar para acomodar reuniones, diligencias y cuidado de niños alrededor de bloques de trabajo enfocado.

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4. Mantenga las reuniones al mínimo

Será difícil encontrar un empleado que no diga que demasiadas reuniones les impiden hacer su mejor trabajo. Dada la cantidad de reuniones que se espera que asistan los trabajadores, eso no es tan sorprendente.

El empleado promedio asiste a ocho reuniones por semana, y los empleados más experimentados asisten hasta a 17 reuniones. Pero no es solo el tiempo perdido en las reuniones lo que afecta la productividad. La mala programación causa estragos en el pensamiento crítico y la capacidad de su equipo para participar en un trabajo profundo. Es por eso que algunas de las mentes más brillantes tienen tácticas despiadadas para evitar reuniones inútiles.

Jeff Bezos no convocará una reunión si dos pizzas no pueden alimentar al grupo. En un correo electrónico para mejorar la productividad, Elon Musk alentó a los empleados a evitar las reuniones grandes y abandonar o dejar una llamada si no están agregando valor.

"No es de mala educación irse", escribió. "Es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo".

Puede implementar los consejos de Musk programando menos reuniones e invitando solo a las personas que deben asistir. También es una buena idea establecer una agenda clara y mantener las reuniones en 30 minutos o menos.

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5. Utilice software de gestión de proyectos para mantener a todos en la misma página

Para que un equipo lean tenga éxito, todos los miembros del equipo deben trabajar juntos como uno solo. Cada individuo debe poder ver cómo sus responsabilidades contribuyen a los objetivos del equipo. Si está evitando reuniones como la plaga, necesita otra forma de coordinarse.

La mejor manera de realizar un seguimiento de los proyectos y las tareas es el software de gestión de proyectos, especialmente si su equipo está disperso. Esto asegura que su equipo se mantenga al tanto de los objetivos sin duplicar el trabajo y evita que las tareas importantes se pierdan.

Probablemente tendrá que experimentar con algunas plataformas diferentes para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades. El trabajo en equipo facilita la gestión de varios proyectos, la invitación a colaboradores y la asignación de tareas.

Los equipos pequeños pueden ser increíblemente poderosos, pero solo cuando cada individuo está disparando a toda máquina. La microgestión de sus empleados va en contra de los principios de la creación de un equipo esbelto y puede conducir a una falta de compromiso que erosiona la productividad. Es mucho mejor realizar cambios mediante la programación, la automatización y la optimización del flujo de trabajo para liberar a su equipo para que haga su mejor trabajo.