¿Cómo se puede beneficiar la contabilidad de pequeñas empresas de la automatización de procesos robóticos?

Hay muchas formas de automatizar su departamento de contabilidad, y la automatización de procesos robóticos puede desempeñar un papel clave.

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Recientemente asistí a la conferencia anual de IMA, ACE2021. Uno de los temas de discusión más candentes fue la automatización de procesos robóticos (RPA). La tecnología en sí no es nueva, seamos sinceros, todos hemos tratado con chatbots, pero ahora la RPA está más optimizada y tiene un rango de precios que las pequeñas empresas pueden pagar.

Si bien los chatbots son omnipresentes, existe un amplio espectro de lo que RPA puede hacer por las pequeñas empresas. Si se encuentra haciendo repetidamente la misma serie de clics, puede automatizar ese proceso con RPA, lo que le ahorrará a usted y a su empresa horas. No más copiar y pegar. Ya no es necesario mover datos de una hoja de cálculo a otra. No más búsquedas en línea para obtener datos actualizados.

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A lo largo de los años, he ayudado a muchas empresas a automatizar partes de sus operaciones y contabilidad. No es mi especialidad de ninguna manera, ni mi enfoque principal. Pero con el tiempo, esas automatizaciones han tenido un impacto tremendo, lo que me ha llevado a considerar cómo la automatización puede ayudar a las pequeñas empresas. Entonces, ¿cómo puede comenzar a aprovechar los beneficios de la RPA en la contabilidad de su pequeña empresa?

1. Automatice sus sistemas actuales

La mayoría del software de contabilidad permite un poco de automatización, así que asegúrese de elegir primero la fruta más fácil. Es decir, aproveche las capacidades integradas del software de contabilidad. No necesita un bot de RPA para enviar facturas si simplemente puede usar la función de factura recurrente integrada en el software de contabilidad. Y una vez que haya automatizado todo lo que pueda, es hora de analizar su proceso contable.

2. Designe un administrador de RPA

Designe a alguien de su equipo para que sea responsable de la RPA en toda su empresa. La RPA debe considerarse de una manera lineal específica y, para tener éxito, debe documentar cada paso del proceso.

3. Reconsidere su proceso contable

A veces, su forma actual de hacer las cosas no será automatizable. Algunos gerentes y propietarios sostienen que su proceso es demasiado único y no se puede automatizar, pero la forma de superar esta duda es leer casos de uso. Después de hacerlo, piense en cómo puede rediseñar su proceso contable para que pueda automatizarse. El objetivo es, en última instancia, reducir la cantidad de tiempo y dinero que una empresa gasta en contabilidad.

4. Documente su proceso

Uno de los mayores desafíos para las pequeñas empresas es que no existe documentación de proceso. Si bien en la mayoría de los casos esto permite que una pequeña empresa sea ágil y adaptable, dificulta la identificación de las tareas que se pueden automatizar. Además, sin documentación, puede perder mucha productividad si tiene rotación de empleados, ya que el empleado entrante tiene que redescubrir cómo hacer el trabajo en lugar de continuar donde lo dejó el empleado saliente.

5. Implementar RPA

Este último paso es el más difícil. Sin una implementación exitosa, el trabajo realizado hasta este punto será en vano. La implementación es siempre la más difícil para las pequeñas empresas. Es fácil entusiasmarse con una nueva tecnología pero no implementarla. Habrá obstáculos y fallas en el camino, pero los beneficios son demasiado grandes para ignorarlos.

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La contabilidad en general tiene muchas tareas repetitivas que son fáciles de automatizar. Con el reciente impulso hacia la automatización, gran parte de la entrada de datos y la creación de informes ahora está mayoritariamente automatizada. Para muchas pequeñas empresas, es posible que la RPA no tenga el mayor impacto en el departamento de contabilidad. Sin embargo, puede ser un gran comienzo que le permita expandir la RPA a sus operaciones.

Ahora que la RPA está disponible en la nube y a precios asequibles, es hora de que las pequeñas empresas la aprovechen. Al comparar el precio de un bot de RPA con el costo de contratar y capacitar a un nuevo empleado, queda claro cuál es la decisión más inteligente. La implementación exitosa de RPA en los departamentos de contabilidad de pequeñas empresas y otros departamentos permitirá a las pequeñas empresas competir de manera más efectiva y ganar más dinero.

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Vlad Rusz

Escrito por

I was born an entrepreneur. I branched out into accounting and consulting in 2014, winning numerous awards and accolades. I obtained the CPA and CMA designations in 2019, and look forward to many exciting new opportunities.