5 claves para la resolución eficaz de problemas cuando se enfrenta a un desafío operativo complejo

Aquí hay una guía práctica sobre cómo analizar todos los aspectos de su proyecto y comenzar a abordarlos de frente.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Si trabaja en la industria de la cadena de suministro y atiende a clientes en todo el mundo, sabe que la preparación para la interrupción es parte de su producción diaria. En esta era de Amazon Prime, donde la gratificación instantánea es el nombre del juego, usted es el puente entre una marca de producto y un consumidor. La ejecución impecable, la anticipación proactiva de los riesgos y la claridad constante de sus objetivos son requisitos para el éxito.

Como líder comercial de una empresa de fabricación, cada vez que iniciamos un programa con un nuevo cliente, me aseguro de que mi equipo invierta tiempo en la planificación estratégica y la incorporación para preparar a cada miembro del equipo para el éxito. Esto incluye alinear las expectativas entre el cliente y nuestros equipos internos, asignar el talento adecuado para la tarea en cuestión y proporcionar a los miembros del equipo las herramientas y los recursos adecuados (software o hardware). Establecemos la información necesaria del programa, como el presupuesto, el cronograma, los entregables y los KPI de cómo medimos el éxito.

Si bien podemos sentirnos perfectamente preparados para un nuevo programa, debemos tener en cuenta que en la intersección entre humanos, máquinas, geopolítica, objetivos organizacionales, proveedores y la Madre Naturaleza, existen riesgos que están fuera de nuestro control. Desde el principio, debemos hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Qué podría salir mal potencialmente?

  • ¿Cómo podemos prepararnos para estos riesgos?

Comenzar con una autopsia y luego trabajar hacia atrás para determinar qué podría conducir a una falla potencial genera confianza, resistencia y un espíritu de equipo ágil.

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Cuando se enfrenta a un desafío, la única salida es a través de

A pesar de sus mejores esfuerzos, a veces las circunstancias pueden llevarlo a heredar un proyecto desafiante que ya está a mitad de camino.

Ocasionalmente, podemos ver un problema de manera superficial consultando con las partes interesadas críticas del programa y revisando los indicadores operativos clave, que pueden alinearse con los objetivos en algunas partes y en otras partes implican brechas específicas. Usted aconseja y guía con algunas correcciones iniciales, esperando que la situación mejore. Desafortunadamente, se da cuenta de que el obstáculo podría ser más profundo de lo que esperaba.

En esas situaciones, debes aceptar que la única forma de salir del desafío es a través. Rara vez existe una solución fácil para un problema. Tienes que estar preparado para sumergirte profundamente en el desafío y evaluar todos los aspectos. Cuando me enfrento a un desafío, mi metodología incluye evaluar las siguientes áreas y hacer este tipo de preguntas:

Personas

  • ¿Todos los colaboradores críticos tienen las habilidades necesarias (técnicas, comerciales) y la experiencia (IQ y EQ) para cumplir con las expectativas?

  • ¿Los miembros del equipo confían entre sí y tienen una cadencia de comunicación clara? ¿Cómo se pueden optimizar la colaboración y la comunicación para mejorar la eficiencia?

  • ¿Todos los miembros del equipo están capacitados para plantear inquietudes, compartir comentarios y solicitar apoyo?

  • ¿Existe una ruta de escalada definida? ¿Todos los líderes funcionales están dispuestos y son capaces de intervenir y compartir orientación cuando las cosas se ponen difíciles?

Capacidades y recursos

  • ¿Están todos los activos necesarios en su lugar, como equipos y herramientas? ¿Se asigna la capacidad requerida al proyecto?

  • ¿Cuáles son las posibles limitaciones de los proveedores clave y de los proveedores de servicios? ¿Están los términos de suministro alineados con los términos del cliente (por ejemplo, flexibilidad, plazos de entrega, etc.)?

  • ¿Ha realizado un inventario de todas las limitaciones potenciales? ¿Desarrolló planes de contingencia para aumentar la velocidad de reacción y servicio?

Alcance y procesos comerciales

  • ¿Cuál es la naturaleza de la industria? ¿Cuáles son sus características únicas?

  • ¿Se siguen los procesos y las mejores prácticas? Y en caso afirmativo, ¿siguen siendo aplicables al perfil empresarial específico?

  • ¿Cuánta flexibilidad se requiere para atender al cliente / industria? ¿Cuánta volatilidad está dentro o fuera de rango?

  • ¿Cuál es el alcance del proyecto? ¿Ha cambiado algo desde el acuerdo original?

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Relaciones

  • ¿Todas las partes involucradas traen firmes defensores del negocio?

  • ¿Pueden las personas compartir ideas, errores y pedir ayuda?

  • ¿Se establece un entorno seguro y de confianza?

  • ¿Están alineados los roles y responsabilidades y se han identificado las brechas que deben ser cubiertas?

  • ¿Ambas partes están comprometidas a co-crear una solución?

Medir y reportar el éxito

  • ¿Está alineada la respuesta al éxito? ¿Todas las partes siguen un conjunto estándar de objetivos?

  • ¿Está alineada la fuente de datos? ¿Entendemos la metodología?

  • ¿Cómo puede establecer una cadencia de informes coherente en un formato digerible con aspectos destacados y destacados y compartir con todas las partes interesadas clave, incluido el liderazgo?

Aquí está la cuestión: no puede arreglar lo que no puede ver, y estas preguntas pueden ayudar a abrir el camino para su descubrimiento en la búsqueda de una solución.

Como en un matrimonio, no te comprometes (generalmente) con una pareja antes de haber salido con ella suficientes veces para aprender todo sobre la persona, desde sus maravillosos atributos hasta las áreas que pueden requerir algo de paciencia y trabajo.

Lo mismo ocurre con sus relaciones comerciales. Antes de comprometerse con una asociación a largo plazo, debe adoptar un enfoque exhaustivo para comprender a la otra persona. Debe ser honesto y transparente sobre los posibles desafíos, áreas desconocidas, diferencias en los procesos y / o alcance. Debe comprometerse a seguir adelante, pase lo que pase. Debes poder decir: "Prometo apoyarte en los buenos y en los malos momentos".

Pero ahora quizás se esté preguntando, ¿qué sucede después de que superamos estos obstáculos? Más allá de un cliente encantado y el logro de los objetivos comerciales, desarrolla un vínculo fuerte dentro de un equipo colaborador que opera en base a un conjunto alineado de valores como la confianza, la transparencia, la responsabilidad, el coraje, el impulso, la perseverancia y una compañía única que puede durar décadas. Establece una red de compañeros, amigos y seguidores en los que puede apoyarse. A través de todo este arduo trabajo, está construyendo una infraestructura que fomenta la creatividad y un equipo de personas excepcionales que se comprometen a no hacer nada más que lo mejor al servicio de los demás. Y eso, mis queridos amigos, es la verdadera medida del éxito.

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