Una guía rápida para administrar su equipo remoto en la nueva normalidad

A continuación, le indicamos cómo mantenerse conectado con su equipo y mantener la productividad.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Durante el apogeo de la pandemia, el trabajo remoto se convirtió en una necesidad para casi todas las empresas. Ahora los bloqueos están terminando, pero muchas empresas han decidido seguir trabajando de forma remota. El trabajo remoto tiene una serie de ventajas, entre las que se incluyen menores costes y empleados más productivos y felices. Sin embargo, si planea tener un equipo remoto permanente a tiempo completo, necesita dominar la administración del equipo remoto.

La gestión de equipos remotos tiene diferentes desafíos que la gestión de un equipo en persona. A pesar de lo avanzada que se ha vuelto la tecnología de la comunicación, todavía no puede reemplazar a la perfección la comunicación en persona. Sin embargo , se puede lograr el dominio de la gestión remota de equipos; así es como se hace.

1. La comunicación es clave

Una interrupción de la comunicación en un entorno de oficina es frustrante y requiere mucho tiempo, pero cuando los equipos trabajan de forma remota, los mensajes perdidos y las instrucciones mal entendidas pueden ser catastróficas. Una encuesta encontró que las grandes empresas con 100,000 empleados sufrieron una pérdida promedio de $ 62,4 millones por año debido a una comunicación inadecuada. Las empresas más pequeñas de 100 empleados perdieron un promedio de 420.000 dólares al año por la misma razón.

La asignación de proyectos y tareas por correo electrónico puede haber funcionado en una oficina cuando los empleados podían caminar hasta la oficina de su gerente para una demostración en vivo, pero en un entorno remoto, simplemente no es suficiente.

Tener múltiples canales de comunicación disponibles y aprovechar al máximo la pila de comunicación de su empresa ayudará a los miembros del equipo remoto a mantenerse organizados, colaborar y obtener la retroalimentación que necesitan cuando la necesitan.

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2. Las aplicaciones de colaboración y chat en equipo son imprescindibles

Las aplicaciones de chat de equipo como Slack y Microsoft Teams organizarán la comunicación de sus equipos en canales o hilos para que los trabajadores remotos puedan realizar un seguimiento de las últimas actualizaciones de la empresa en cualquier proyecto o departamento en particular. Los miembros del equipo también pueden comunicarse entre sí directamente y, con la mayoría de las soluciones, pueden organizar aún más sus mensajes directos y grupales en hilos para realizar un seguimiento del progreso en temas específicos.

Algunas aplicaciones de chat como Microsoft Teams y Ryver también combinan la funcionalidad de chat en equipo con la gestión de proyectos. Los trabajadores remotos pueden usar Microsoft Teams para editar documentos y presentaciones directamente dentro de la aplicación, mientras que Ryver incluye un tablero estilo kanban llamado tareas que permite a los miembros del equipo crear, organizar y completar tareas.

Para aprovechar al máximo el software de colaboración en equipo que está utilizando, dedique algún tiempo a investigar las funciones disponibles. Para muchos proveedores populares, una búsqueda rápida en Google con el nombre del software y las palabras "usuario avanzado" debería traer algunos materiales útiles. Por ejemplo, Microsoft Teams ofrece una función de búsqueda avanzada, la capacidad de guardar mensajes a los que desea volver más tarde y atajos de teclado. Slack y muchas otras aplicaciones permiten a los usuarios personalizar las notificaciones para que los miembros del equipo puedan evitar distracciones cuando necesitan concentrarse, pero nunca se pierden un mensaje importante.

3. Videoconferencias periódicas

Para capacitaciones y reuniones más formales, las aplicaciones de videollamadas son esenciales. Aunque no son un sustituto perfecto del contacto en persona, hay algo en ver las caras de las personas que ayuda a que la comunicación sea clara y directa.

Debido a la pandemia, es probable que todos hayamos tenido una experiencia en la que finalmente conocimos a alguien en persona con quien habíamos hablado varias veces por video. Lo más probable es que reconoció a la persona de inmediato y sintió que la conocía. Esto se debe a que las aplicaciones de videollamadas como Zoom hacen un gran trabajo al crear una experiencia en persona que es casi tan buena como la real.

Algunas formas en las que puede utilizar las videollamadas para impulsar una comunicación eficaz son tener videoconferencias más pequeñas de cinco personas o menos, deshacerse del ruido de fondo que distrae y crear una agenda con anticipación. Además, dedique algún tiempo a conocer las funciones que ofrece su proveedor de videoconferencias para poder aprovechar al máximo su software. Algunas características que mejoran la comunicación a tener en cuenta son las capacidades de pantalla compartida y pizarra.

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4. Soluciones de telefonía móvil y en la nube

Un sistema de telefonía en la nube que aproveche el poder de la tecnología de voz sobre IP es una necesidad absoluta para los trabajadores remotos y la comunicación empresarial en general. La VoIP empresarial es más barata e infinitamente más versátil y escalable que los teléfonos fijos tradicionales, pero donde la VoIP empresarial realmente brilla para los equipos remotos es en la movilidad, con la evolución de los softphones.

Al seleccionar un proveedor de VoIP para facilitar una excelente comunicación con el equipo remoto, algunas de las características que desea buscar son la transcripción del correo de voz, la función sígueme encuéntrame, la aplicación móvil, las notas de voz, los mensajes de texto y (probablemente la característica más importante para los equipos remotos) la generación de informes. y monitoreando.

5. Estructura

Al gestionar cualquier equipo, es importante establecer expectativas claras. Con los equipos remotos, sus trabajadores necesitan saber cuándo se espera que estén disponibles y cuándo pueden concentrarse en otras cosas, como la familia. Esto es importante tanto para la salud de la empresa como para su equipo remoto. Si los empleados sienten que están "de guardia" las 24 horas del día, los 7 días de la semana, estarán más estresados y su salud mental se verá afectada.

Para evitar esto, establezca una estructura en su negocio. Dé a sus empleados un horario flexible para su día. La flexibilidad para los equipos remotos es buena, pero debe establecer algunas horas de trabajo para que los empleados puedan comunicarse entre sí y usted pueda comunicarse con ellos.

En esa nota, intente ponerse en contacto con los miembros del equipo diariamente o al menos semanalmente. Esto puede ser tan formal como una videollamada o tan informal como un mensaje en Slack. Los controles regulares ayudarán a sus trabajadores remotos a estructurar su trabajo y hacer ajustes en función de sus comentarios.

6. Centrarse en los resultados

La microgestión es una práctica deficiente incluso en un entorno de oficina, pero con equipos remotos, la microgestión puede causar una gran cantidad de frustración innecesaria tanto para los empleados como para los gerentes.

Una mejor práctica es establecer KPI claros, contratar a las personas adecuadas y dejar que descubran la mejor manera de lograr sus objetivos. Las investigaciones han demostrado que cuando los empleados reciben una dirección clara sobre los roles, las responsabilidades y los objetivos, pero se les da flexibilidad en el proceso, tienden a pedir consejo, a colaborar más y a pensar de manera más creativa para alcanzar los objetivos.

Todas estas áreas deben abordarse simultáneamente, ya que existe una gran superposición entre ellas. Por ejemplo, cuando hay un enfoque en los resultados en lugar de los procesos, hay más incentivos para colaborar y comunicarse de manera efectiva. Una estructura intencional que incluye controles regulares (pero no obsesivos) permite a los gerentes mantenerse organizados en sus seguimientos y asegurarse de que se cumplan los objetivos. También fomenta la comunicación abierta.

Si se asegura de concentrarse en estas áreas durante su transición a una fuerza laboral remota, puede tener todos los beneficios de una fuerza laboral remota sin una transición dolorosa.

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