Gestión remota de equipos: 7 prácticas recomendadas

La gestión de una fuerza laboral remota conlleva desafíos únicos, incluida la necesidad de que los empleadores proporcionen las herramientas y los servicios adecuados para los miembros del personal y de encontrar formas dinámicas y atractivas de comunicarse.

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Los dueños de negocios acostumbrados a monitorear la productividad basándose en la visibilidad pura de los trabajadores pueden luchar fácilmente con la administración remota de los empleados. Los empleados también pueden sentirse mal al principio mientras se adaptan a cambios significativos. Sin embargo, ser competente en la gestión de estos trabajadores es cada vez más vital y requiere cambios mentales y de procedimiento, especialmente para aquellos que están acostumbrados a trabajar en equipo físicamente.

Tanto los empleados como los trabajadores deben comprender los pros y los contras asociados con esta dinámica de rápida expansión. A algunos les gusta más flexibilidad en el lugar de trabajo, mientras que otros prosperan con la estructura tradicional. Ambos enfoques son comprensibles. Entonces, aquí hay algunas mejores prácticas para implementar para una mejor administración de un equipo remoto.

1. Comprender los desafíos comunes del teletrabajo

Tanto los empleadores como los dueños de negocios enfrentan tres dinámicas comunes cuando trabajan con un equipo remoto:

Falta de tiempo cara

Los encuentros en el lugar de trabajo, por supuesto, faltan significativamente en un lugar de trabajo remoto. Algunos empleadores consideran el tiempo cara a cara con los empleados como una oportunidad importante para evaluar la productividad y la dedicación, y ellos, al igual que los empleados, también pueden simplemente disfrutar del sentido visceral de comunidad. Tener poca o ninguna oportunidad de ver a alguien cara a cara también puede dificultar la resolución de problemas y las conversaciones delicadas. Los empleadores acostumbrados a comunicarse con los trabajadores en persona ciertamente deberán adaptarse a esta falta de "factor de presencia".

Distracciones en el lugar de trabajo

Estar lejos de un espacio de trabajo físico puede significar que los empleados trabajarán en un entorno con más distracciones e interrupciones. Esto puede, entre otros efectos, resultar en un tiempo de respuesta más largo para los proyectos. Los empleadores acostumbrados a la presencia física de los trabajadores pueden experimentar cierta inquietud cuando se enteran de que alguien puede estar moviéndose por la casa o jugando durante el recreo. Un enfoque comprensivo, adaptativo y profesional entre ambas partes es fundamental.

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Fallas de comunicación

A menudo, cuando los trabajadores y los empleadores se comunican por teléfono o chat de video, lo que se escucha y lo que se ve puede no ser lo mismo. Esto puede llevar a malentendidos y falta de comunicación, especialmente en temas cargados de emociones. También puede haber problemas en la traducción de mensajes de texto a voz, ya que faltan matices y emociones.

2. Sea claro acerca de la productividad

Es esencial establecer pautas claras en lo que respecta a la productividad en un lugar de trabajo a distancia. Por parte del empleador, es importante tener la responsabilidad del desempeño a través de puntos de referencia, que se pueden lograr estableciendo estándares en los proyectos y luego utilizando informes o análisis que muestren cómo se desempeñan los empleados en función de estas medidas.

Para los empleadores acostumbrados a administrar un equipo físicamente, esto puede ser complicado, sobre todo porque pueden evaluar de manera menos efectiva el lenguaje corporal o el área de trabajo de un empleado. Por otro lado, los empleados pueden encontrarlo desafiante porque quizás no siempre sabrán si sus jefes están cerca para vigilarlos y cuándo. Por lo tanto, es crucial que ambos lados de la relación de trabajo comprendan y adopten los objetivos y habilidades de comunicación a través de controles regulares.

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3. Proporcione las herramientas adecuadas

Los empleadores y los empleados deben estar equipados con las herramientas más efectivas para los arreglos de trabajo remoto. Un requisito fundamental es una conexión a Internet confiable con una cantidad adecuada de ancho de banda y una computadora portátil o de escritorio que pueda admitir aplicaciones de videollamadas como Skype o Google Hangouts.

También se necesitan las herramientas de software adecuadas, incluidos los siguientes tipos: seguimiento del tiempo, que garantiza que todos estén bien encaminados y que los proyectos avancen como se esperaba; tableros de estado de ánimo y bibliotecas de activos, con los que los empleados pueden encontrar imágenes y otros gráficos que necesitan para presentaciones, diseños o infografías; y software de gestión de proyectos: excelente para realizar un seguimiento de lo que se debe hacer, quién lo está haciendo y cuánto tiempo queda para completarlo.

4. Establezca un tiempo para la interacción remota del equipo.

Si es posible, los trabajadores remotos deben interactuar con los empleadores al menos una vez a la semana a través de videoconferencias, compartir pantalla o reuniones en persona. Estas sesiones deben usarse para repasar los objetivos, expectativas, desafíos y avances del proyecto. También son excelentes oportunidades para llevar a cabo "uno a uno", así como interacciones en equipo, momentos para que los empleados hagan preguntas y el empleador resuelva problemas particulares de miembros individuales del personal.

5. Realice un seguimiento con regularidad

Incluso con los controles semanales (o con la mayor frecuencia posible), aún puede ser difícil para los empleadores y empleados monitorear el progreso. Hacer un seguimiento periódico es esencial para garantizar que los proyectos vayan por buen camino, lo que se puede hacer a través del correo electrónico, los informes semanales generados por los empleados o en conversaciones telefónicas.

6. Cree una hoja de consejos para las sugerencias de los empleados.

Muchos teletrabajadores pueden sentir que no pueden hacer sugerencias a los empleadores debido a la distancia física. Abordar este problema no está más lejos que crear una hoja de consejos para que los miembros del personal la envíen a la gerencia. Debe incluir instrucciones sobre cómo proporcionar información de manera efectiva desde una ubicación remota, junto con sugerencias sobre qué tipos de problemas pueden tener los teletrabajadores y cómo resolverlos. Además, podría contener pautas sobre lo que se debe y no se debe hacer al realizar solicitudes y expresar inquietudes y sugerencias.

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7. El trabajo remoto no es barato

Entre los desafíos de administrar un equipo de forma remota se encuentran los costos involucrados en la provisión de herramientas y servicios para los teletrabajadores. Estos incluyen tarifas por el ancho de banda necesario para transmitir datos, espacio de almacenamiento de archivos, tarifas de licencia de software y más. Los gerentes deben ser conscientes de que estos costos pueden acumularse y deben tenerse en cuenta al planificar proyectos y presupuestos.

Los gerentes de dichos equipos también deben considerar el costo de sacar a los empleados de su oficina física y llevarlos a una sala de teleconferencias, un lugar de videoconferencias u otro espacio para reuniones si es necesario. Esto puede acumular gastos de viaje y reducir las ganancias de la empresa.