Cómo crear una agenda de reuniones que hará que los empleados realmente quieran asistir

La mayoría de nosotros teme ir a las reuniones. Pero hay algunas cosas simples que puede hacer en la agenda que realmente atraerán a las personas en lugar de repelerlas.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Una cosa siempre será cierta: mientras haya negocios, habrá reuniones y eventos, y agendas aburridas. ¿Por qué no adoptar un enfoque diferente y crear una reunión o un evento en vivo que entusiasmará a la gente mucho después de que termine?

Para lograrlo, necesitará una mentalidad fresca y un nuevo enfoque en los miembros del equipo que asistirán. Considere a sus asistentes como invitados de honor. Busque formas de cambiar el enfoque de marcar una lista de verificación de elementos de discusión a hacer que sus participantes se sientan más cómodos y comprometidos con los procedimientos. Ser creativo con sus eventos ayuda a que su marca tenga un mayor impacto y logre sus objetivos.

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Pregúntale a tu audiencia

Empiece por incorporar a esos participantes al proceso de planificación. Pedirles su opinión les dará aceptación y un sentido de propiedad, y podría resultar en un evento que agradará a la multitud.

Cree encuestas con anticipación para averiguar qué temas son más importantes para sus asistentes. Envíe un correo electrónico a los empleados con el enlace de la encuesta con tiempo suficiente para crear y ajustar su agenda en consecuencia. Utilice preguntas de elección clasificada para que los encuestados puedan comunicar su orden de preferencia en paneles, formatos, temas y otros aspectos de su reunión o evento.

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Utilice la tecnología para mejorar la experiencia del usuario.

Tenga en cuenta la experiencia del usuario de su evento cuando cree la agenda y planifique el evento.

Por ejemplo, integre un sistema de chatbot para responder a las innumerables preguntas que inevitablemente tendrán sus asistentes. Brinde a sus asistentes respuestas inmediatas a sus preguntas y se sentirán más valorados. Como resultado, tendrán sentimientos más positivos sobre el evento.

Además, incorpore aplicaciones de toma de notas y mensajería para ayudar a compartir los resultados de la discusión de la reunión y los puntos de conversación con sus asistentes a lo largo del día. De esa manera, todos pueden estar al tanto de los desarrollos y corregir cualquier error en el acto.

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Presta atención a la comida

Claro, simplemente puede preparar una estación de café y algunos pasteles que se pondrán rancios para el almuerzo, luego proporcionar embutidos y bolsas de papas fritas para la comida del mediodía. Pero, ¿por qué no hacerlo especial?

Busque formas de incorporar opciones más saludables y de origen local. Invite a su vendedor de alimentos a diseñar un menú que los chefs puedan preparar o servir frente a los asistentes para agregar algo de pizazz y desencadenar una conversación comprometida.

Finalmente, considere las necesidades y restricciones dietéticas. Pregunte acerca de las alergias u otros requisitos con anticipación, luego brinde muchas opciones para satisfacer a todos. Asegúrese de que los veganos y vegetarianos tengan opciones más allá de una ensalada. Y proporcione mucha agua y otras bebidas saludables para asegurarse de que todos se mantengan hidratados durante las sesiones largas.

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Haz que tu evento sea interactivo

Nada es menos emocionante que la idea de estar atrapado en un salón de baile de hotel con aire acondicionado y abarrotado, viendo pasivamente presentaciones de PowerPoint. Agite las cosas creando formas de involucrar a sus asistentes. Cree un entorno de "charla junto a la chimenea" para una o más presentaciones. Los asientos semicirculares alrededor de los presentadores ayudan a que todos se sientan involucrados y comprometidos en la discusión resultante y provoca un mayor grado de interactividad.

Si las circunstancias y el entorno lo permiten, programe una sesión de “caminar y hablar” después del almuerzo. Dar un paseo por un parque arbolado o por la playa puede ayudar a los asistentes a combatir las ansias de tomar una siesta después del almuerzo y, al mismo tiempo, ayudar a todos a eliminar el estrés y relajarse. Alternativamente, ofrezca una breve sesión de meditación y relajación en algún momento durante el día.

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Diseñar un espacio y agenda que incentive la participación

Nadie espera pasar un día en un aburrido cubo beige. ¿Por qué no explorar formas de dividir una habitación grande en espacios más pequeños y personales? Si su lugar ofrece paredes portátiles que puede usar para reconfigurar la sala, puede ofrecer sesiones de grupos grandes y pequeños para ayudar a romper la monotonía y generar una discusión más constructiva.

La capacidad de dividir un gran espacio para grupos más pequeños puede ayudarlo a expandir su agenda a través de un enfoque más estricto. En lugar de una sesión grande que discuta todos los temas pertinentes de la agenda, puede crear grupos de trabajo más pequeños para abordar temas específicos y luego reunir a todos al final para resumir el día.

Las sesiones más pequeñas también lo ayudan a brindar experiencias más personalizadas a sus asistentes. Pueden concentrarse en la información que les resulte más relevante e interesante y, como resultado, la calidad de esas sesiones también mejorará.

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Mira el tiempo

Para reuniones y eventos productivos, querrá mirar el reloj como un halcón. No es inusual que los eventos se salgan del horario dentro de la primera hora, gracias a un comienzo tardío o una audiencia que tarda en establecerse. Diseñe un sistema silencioso para que los presentadores sepan cuándo se acaba su tiempo y designe a alguien para que actúe como maestro de ceremonias para ayudar a mantener el rumbo.

Del mismo modo, resista la tentación de dedicar demasiado tiempo a cada presentación, panel o sesión. Las agendas de las reuniones casi siempre se expanden para ocupar el tiempo asignado, pero lo contrario también es cierto: restrinja el tiempo permitido y su reunión se desarrollará de manera mucho más eficiente y fluida.

Se creativo

No importa si se trata de una reunión puramente virtual o un evento en vivo y en persona, aún puede liberarse de las limitaciones impuestas por el enfoque serio de audiencia cautiva. Busque formas de hacer que sus asistentes se sientan valorados, bienvenidos y apreciados tanto en el entorno como en las sesiones de reuniones o eventos.

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