5 consejos para incorporar y formar a nuevos empleados de forma eficaz

Con sistemas sólidos y expectativas claras establecidas, puede hacer que la incorporación y la capacitación de nuevos empleados sea una experiencia sin estrés.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Comenzar un nuevo trabajo puede ser emocionante, estresante e incluso a veces un poco aterrador. Del mismo modo, traer a alguien nuevo a un negocio por el que ha derramado sangre, sudor y lágrimas como fundador también puede dar una pausa.

Incorporar y capacitar a un nuevo empleado debe ser un viaje positivo para todas las partes involucradas. Estás presentando tu empresa a alguien nuevo y, como con cualquier presentación, quieres dar lo mejor de ti. Puede aliviar los factores estresantes y asegurar una base de empleados bien capacitados y preparados si tiene procesos específicos implementados para garantizar una incorporación exitosa y una capacitación completa.

A continuación, se incluyen cinco pasos para la incorporación y capacitación efectivas de los nuevos empleados.

1.Haga la contratación adecuada

Todo empieza por la gente. Al escalar una empresa, especialmente una centrada en servicios que se centra en el capital humano, debe contratar a la persona adecuada. Esto puede ser un desafío cuando una lista de trabajo puede generar fácilmente más de cien o más solicitantes. Conocer su negocio, su cultura y aclarar las expectativas puede ser integral para lograr que las personas adecuadas pasen por la puerta y asuman los roles en los que prosperarán.

Tomar la decisión correcta a la hora de contratar significa conocer su negocio y su cultura. El conjunto de habilidades de una persona es importante, pero su personalidad, temperamento y ética laboral también pueden influir en si encaja o no. A veces puede ser un desafío reconocer estos atributos hasta que la persona haya comenzado, pero tener un proceso completo de entrevistas y contratación puede ayudar a identificar a los ganadores que aportarán mucho en términos de habilidad y disposición.

Tómese su tiempo y sea intencional en medio del proceso de entrevistas y contratación. Incluso si está creciendo a un ritmo vertiginoso, no querrá tomar atajos cuando haya personas que se unan a su equipo.

2. Tener una estructura organizativa sólida

Cuando una empresa tiene un liderazgo claro, una comunicación sólida y buenos gerentes, es más fácil para los nuevos empleados saber dónde encajan en el equipo. El nombramiento de mentores para las nuevas contrataciones también permitirá que sus compañeros de trabajo se interesen en su desempeño durante la capacitación y en lo que eventualmente contribuirán al equipo en su conjunto.

Los empleados recién contratados deben saber a quién informan directamente, quién puede informarles y dónde "se detiene la responsabilidad", por así decirlo. Una estructura organizativa bien definida ayuda con la asignación de tareas y también puede definir procedimientos operativos para una empresa.

Los nuevos empleados deben saber a quién deben dirigirse para recibir respuestas a sus preguntas o tareas asignadas. Aclarar cualquier confusión para los nuevos empleados acelerará la capacitación y conducirá a mejores resultados y retención.

La comunicación entre la dirección y de la dirección al personal debe ser clara y coherente.

3. Capacitación de incorporación preestablecida

Hace mucho que terminaron los días de estar encerrado en una habitación con un conjunto de cintas de entrenamiento VHS de alrededor de 1985 sobre las formas adecuadas de usar un uniforme o limpiar los derrames. En estos días, las empresas están siguiendo el ejemplo de los medios de aprendizaje en línea como los que se ofrecen en LinkedIn o Udemy. Con conferencias en video pregrabadas que duran entre cinco y diez minutos, una organización puede brindar capacitación enfocada en una amplia gama de temas. Se pueden cubrir áreas de importancia como las expectativas de los roles, los objetivos e incluso el software.

Con la pandemia cambiando la forma en que las empresas contratan y capacitan a nuevos empleados, la capacitación en línea se convertirá rápidamente en el estándar en muchas industrias. Permite a los nuevos empleados trabajar a su propio ritmo, hacer una pausa, hacer preguntas y volver a las lecciones para revisarlas según sea necesario.

La incorporación y la capacitación en línea requieren que una organización tenga un equipo de administración o recursos humanos dinámico que pueda presentarle el concepto a un nuevo empleado y acompañarlo a través del proceso. El sistema virtual y en gran parte autoguiado no significa que pueda permitir que un nuevo empleado se tambalee sin rumbo fijo hasta que pase una semana y sean arrojados a los proverbiales lobos. El apoyo del equipo de contratación o de su gerente directo es crucial para que los empleados eventualmente aprendan lo que necesitan saber y lleguen al punto de comenzar con éxito sus nuevos roles.

4. Prueba de conducción y tren cruzado

Es importante darles a los nuevos empleados la oportunidad de probar lo que han aprendido en su semana de incorporación. Esto les permite resolver aquello sobre lo que puedan tener preguntas y acostumbrarse a realizar físicamente las tareas que se espera que hagan en el día a día. También puede aprovechar las oportunidades de capacitación cruzada, que permiten a las personas desarrollar sus habilidades lentamente, agregando más y más responsabilidad a medida que se sienten más cómodos en sus roles.

El concepto de empleados con formación cruzada también ha adquirido una nueva importancia a raíz de la pandemia de Covid. Cuando los empleados se capacitan en múltiples roles, pueden intervenir cuando sea necesario si alguien se enferma, cuida de la familia o está de vacaciones. Tener nuevos empleados bien capacitados en múltiples roles también refuerza la estructura del equipo. Es una mentalidad de "estamos todos juntos en esto" que permite que todos los empleados nuevos y experimentados se comprometan con el éxito de la empresa.

5. Capacitación y exámenes continuos

Después de que finaliza la primera semana de incorporación y capacitación de un nuevo empleado, no significa que no haya espacio para la capacitación continua. La educación continua es vital para cualquier función en una organización. Así es como las organizaciones crecen y mejoran. Ofrecer uno a uno con la administración y tutorías continuas también demuestra que está dispuesto a apoyar a los nuevos empleados y verlos triunfar.

Ofrecer revisiones de 90 días, 6 meses y 1 año permite que un nuevo empleado sepa cuál es su posición con respecto al dominio de su función y dónde puede necesitar mejorar. Esto también le da al empleador la oportunidad de obtener comentarios de sus nuevos empleados. Su conocimiento puede ser invaluable para ajustar procesos o descubrir qué funciona o qué puede no funcionar. Esta retroalimentación podría ser constructiva para las nuevas empresas que recién comienzan a formar sus sistemas de contratación, incorporación y capacitación.

Traer gente nueva a su equipo no tiene por qué ser un esfuerzo estresante. Al desarrollar el proceso de unirse a su equipo, puede ser valioso obtener comentarios de los empleados existentes. Comuníquese con aquellos empleados que ya brindan un valor tremendo a su organización. Su aportación podría mejorar significativamente el proceso de incorporación y formación.

Por último, no niegue la importancia del elemento humano en los procedimientos de incorporación y capacitación. Cada nueva contratación que contrates será diferente. Permitirles aprovechar sus fortalezas y abrirse camino, incluso al principio, conducirá a una mayor satisfacción de los empleados y una mejor productividad a largo plazo. Esto comienza con la personalización de algunos de los procesos de incorporación, lo que permite que los nuevos empleados le cuenten al equipo un poco de sí mismos fuera de lo que hacen profesionalmente o de dónde fueron a la universidad. El aspecto social de unirse a un nuevo equipo de trabajo no se puede descartar ni dejar fuera del proceso de incorporación.

Con una comunicación clara, sistemas sólidos implementados y predicando con el ejemplo, puede hacer que la incorporación y la capacitación sean una experiencia emocionante y placentera.