Cómo mejorar la facturación del cliente

Ocho estrategias para ayudarlo a cumplir sus múltiples objetivos de facturación simultáneamente.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Las empresas deben administrar cuidadosamente la facturación de los clientes. Ya sea que envió un lote de productos o proporcionó servicios mensuales, debe recibir un pago por sus esfuerzos, lo que significa que debe enviar una factura y estar listo para aceptar los pagos de los clientes.

Desafortunadamente, hay muchas formas en las que este proceso puede salir mal. Los pagos atrasados , los registros inconsistentes y los clientes insatisfechos son solo algunas de las posibles consecuencias.

Entonces, ¿qué pasos puede tomar para mejorar el proceso de facturación de sus clientes?

Los objetivos de la mejora de la facturación del cliente

Comencemos por identificar los principales objetivos de mejora de la facturación del cliente. Después de todo, "mejora" puede significar diferentes cosas para diferentes personas.

  • Registros consistentes. Es importante hacer un seguimiento de a quién le ha facturado, qué clientes han pagado, cuáles aún adeudan, quién tiene cargos por pagos atrasados y otra información de facturación. El enfoque correcto para la facturación del cliente facilitará el mantenimiento de registros de sus transacciones, y mantendrá esos registros consistentes y accesibles.
  • Pagos rápidos. La mayoría de las empresas también quieren optimizar para pagos más rápidos . Si sus facturas se pagan de inmediato, o al menos a tiempo, tendrá menos dolores de cabeza al perseguir a los clientes con pagos atrasados. Más importante aún, mejorará el flujo de caja, obtendrá acceso al dinero más rápido y mantendrá el negocio en movimiento.
  • Menos errores. Los errores de facturación pueden ser una pesadilla, especialmente en un sistema complejo con múltiples dependencias. Si factura a un cliente una cantidad incorrecta, o si no se da cuenta de que un cliente no ha realizado un pago, puede causar estragos en el resto de su sistema financiero. Ningún sistema de facturación es completamente infalible, pero reducir el esfuerzo manual y confiar en procesos consistentes puede ayudar significativamente.
  • Menos tiempo invertido. También querrá optimizar su sistema para que sus empleados dediquen menos tiempo a él. Si la facturación a los clientes lleva menos tiempo y funciona con mayor fluidez, sus empleados se verán libres para concentrarse en trabajos más importantes y, al mismo tiempo, se sentirán menos frustrados.
  • La satisfacción del cliente. Por último, no se olvide de la satisfacción de sus clientes, ya que sus clientes también son una parte integral del proceso de facturación. Si sus clientes no están satisfechos con el proceso de facturación de alguna manera, es menos probable que trabajen con usted en el futuro. Por el contrario, si su sistema de facturación es fluido y confiable, pensarán más en su marca. Lo mejor que puede hacer aquí (además de mejorar la coherencia) es reducir el esfuerzo del cliente necesario para realizar los pagos.

Las siguientes estrategias a menudo cubrirán múltiples objetivos simultáneamente.

1. Encuesta a tus clientes

Esfuércese por encuestar a sus clientes con regularidad y pregúnteles qué piensan de su sistema de facturación. ¿Cuánto esfuerzo se necesita para recibir, revisar y pagar sus facturas? ¿Qué tan satisfechos están con sus procedimientos de facturación? ¿Tienen alguna recomendación sobre cómo puede mejorar? Si los correos electrónicos de su encuesta tienen una línea de asunto convincente y sus encuestas son fáciles y rápidas de completar, no debería tener problemas para recopilar la información que necesita para evaluar su facturación desde la perspectiva de un cliente.

Una vez que tenga un puntaje de esfuerzo del cliente (CES) y un puñado de otras métricas de satisfacción del cliente, estará en una posición mucho mejor para comprender y mejorar la mecánica del proceso de facturación de su cliente. Continúe con encuestas adicionales para ver cómo cambian las actitudes de sus clientes en respuesta a sus mejoras.

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2. Invierta en un mejor software de facturación

Una de las mejores cosas que puede hacer es actualizar su software de facturación. Dado que su software de facturación actúa como el eje central de su proceso de facturación, tiene el potencial de mejorarlo todo, desde la coherencia de facturación hasta la satisfacción del cliente.

Buscar:

  • Centralización total en la nube. Todas sus facturas deben almacenarse en la nube para facilitar el acceso. Debe tener un mantenimiento de registros impecable y de fácil búsqueda para todas sus necesidades internas.
  • Herramientas de personalización integradas. También debe tener un control total sobre cuándo y cómo se factura a sus clientes. Debería poder usar plantillas o crear modelos de facturas desde cero, y debería tener control sobre cosas como recordatorios y seguimientos automatizados.
  • Integraciones. Idealmente, su software de facturación se integrará con otro software que esté utilizando, como el software de gestión de inventario, para facilitarle la vida y optimizar las interacciones entre los diferentes departamentos.
  • Automatización. Cuanto más pueda automatizar, mejor. La automatización ahorra tiempo, mejora la coherencia y aumenta los resultados finales.
  • Facilidad de uso. Su software de facturación también debe ser fácil de usar y comprender. Debe ser intuitivo tanto para sus empleados como para sus clientes.

3.Haga que sus facturas sean fáciles de entender

Hablando de diseño intuitivo, es importante dar forma a sus facturas para que sean claras y fáciles de entender.

  • Haz uso de los espacios en blanco. No guarde demasiada información en un espacio reducido. Puede resultar abrumador y dificultar la visualización de la información más relevante.
  • Asegúrese de que su texto sea legible. Utilice una fuente que sea fácil de leer y haga que el texto sea lo suficientemente grande para que sea legible de un vistazo.
  • Incluya toda la información necesaria. Hay mucha información para incluir en una factura, como el nombre y la dirección de su empresa, una descripción de los servicios prestados, el monto total adeudado, recargos y multas por mora, términos, métodos de pago y, por supuesto, la información de su cliente. Asegúrese de incluir todo esto y haga que la información más importante (por ejemplo, cómo realizar un pago) sea más prominente y visible.

4. Mantenga sus términos estrictos pero razonables (y penalice los pagos atrasados)

¿Sabías que si pones términos en tu factura, tienes 1,5 veces más probabilidades de que te paguen a tiempo? Y si agrega una fecha de vencimiento, ¿tendrá ocho veces más probabilidades de que le paguen a tiempo? Teniendo en cuenta que el 25 por ciento de todas las facturas se envían sin una fecha de vencimiento, esto podría marcar una gran diferencia en su proceso de facturación.

Sus términos deben ser estrictos, pero razonables. Dependiendo de la relación con el cliente que tenga, puede ofrecer términos net-15 o net-30, requiriendo que sus clientes paguen dentro de los 15 o 30 días. Además, no se limite a publicar los términos, asegúrese de incluir una fecha de vencimiento real.

¿Qué sucede si esta fecha de vencimiento va y viene sin pago? Deberías tener algún tipo de penalización. Deje en claro cuál es la multa por pago atrasado y aclare en qué momento se aplicará esa multa. Por ejemplo, podría imponer una tarifa por mora del 1,5% del valor de la factura cada mes en que el pago se retrase.

5. Permitir múltiples formas de pago

Ofrezca a sus clientes múltiples opciones sobre cómo pagar y haga que esas opciones sean lo más convenientes posible. Si envía facturas digitalmente (como debería), debe tener opciones para que los clientes paguen con un solo clic. Los pagos convencionales, como tarjetas de crédito y cheques, son un hecho, pero también puede considerar ofrecer formas alternativas de pago, como criptomonedas.

6. Envíe siempre las facturas al mismo tiempo

Mantenga su proceso consistente. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, eso puede significar enviar una factura cada vez que se envían productos, o agrupar sus facturas para enviarlas el mismo día de cada mes. Siempre que siga el mismo proceso, estará en una mejor posición.

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7. Automatice seguimientos y recordatorios (y prepárese para escalar)

Probablemente ya sepa que es importante hacer un seguimiento con un cliente que no ha pagado una factura antes de la fecha de vencimiento. Pero si confía en la memoria y los procesos manuales para realizar el seguimiento, perderá tiempo y sufrirá inconsistencias.

En cambio, es mejor automatizar sus seguimientos y recordatorios tanto como sea posible, para que ni siquiera tenga que pensar en el proceso. También debe estar listo para escalar gradualmente si continúa siendo ignorado.

  • Seguimiento inicial. Sus seguimientos iniciales deben ser ligeros y directos, enviados uno o dos días después de la fecha de vencimiento; un simple “¡Oye! Solo quería comunicarme y hacer un seguimiento de esta factura ”funciona bien en la mayoría de los casos.
  • Recordatorios severos. Si sus primeros seguimientos fueron ignorados, o si ha pasado más de una semana, puede enviar un recordatorio más severo de que el pago está vencido. Este también es un buen momento para considerar la imposición de cargos por pagos atrasados.
  • Llamadas telefónicas personales. Si aún no obtiene una respuesta, o si pasan varias semanas sin pago, es hora de hacer una llamada telefónica personal. Puede utilizar la automatización para que un empleado actúe.

8. Pruebe el sistema

El software de facturación de su cliente está diseñado para enviar facturas a los clientes automáticamente y luego realizar un seguimiento tres días después de la fecha de vencimiento si no han pagado. Entonces debería funcionar perfectamente, ¿verdad?

Hipotéticamente, la respuesta es sí, pero hay muchas cosas que podrían salir mal, desde errores del sistema hasta fallas en las entradas humanas originales para el software. Por eso es importante probar su sistema mucho antes de empezar a confiar en él. Realice varias pruebas para asegurarse de que se envíen sus facturas, que sus clientes puedan realizar pagos fácilmente y que sus seguimientos automatizados planificados estén funcionando correctamente.

Dominar la facturación del cliente es un proceso que requiere mucho tiempo, especialmente si no ha dedicado mucho tiempo a la optimización de la facturación en el pasado. Pero su tiempo y esfuerzo estarán bien invertidos. Un mejor proceso de facturación significa un ahorro de tiempo, un flujo de caja mejorado, clientes más felices y, como resultado, un negocio con más probabilidades de prosperar.