Genere una gestión de proyectos eficiente con estos 3 pasos

A continuación, le mostramos cómo puede dar a sus esfuerzos de gestión de proyectos la sacudida de energía que necesitan.

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En nuestro panorama empresarial en constante cambio, más organizaciones se dan cuenta de que los proyectos que alguna vez fueron auxiliares de las operaciones comerciales generales se han convertido en fundamentales para su funcionamiento, solución de problemas e innovación. Desafortunadamente, la mayoría de las organizaciones no son competentes en el arte y la ciencia de la gestión eficiente de proyectos, y les cuesta.

Un informe de 2020 del Project Management Institute encontró que los procesos de gestión de proyectos deficientes representan el 11% de los recursos de la empresa desperdiciados. Y las empresas que no desarrollan la gestión de proyectos como una práctica organizacional informan tasas de fracaso un 67% más altas.

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Está claro que las empresas deben comenzar a priorizar la gestión de proyectos, pero ¿cómo se ve la gestión de proyectos ineficiente? ¿Y cómo pueden los líderes mejorar la gestión de proyectos?

Explicación de los percances en la gestión de proyectos

Para responder a estas preguntas, describamos los fundamentos de la gestión de proyectos: las personas, los procesos, las herramientas y la gobernanza. Cuando reflexiona sobre lo que impide que un proyecto se materialice, debe examinar estos ingredientes juntos.

Por ejemplo, ¿carece de las mejores prácticas en torno al cronograma, el presupuesto, la gestión de requisitos o la realización de beneficios? ¿Cómo son tus estándares? ¿Carece de herramientas, procesos o metodologías eficientes? ¿Un liderazgo deficiente está creando cuellos de botella en torno a la comunicación? ¿Tiene lagunas en su modelo de gobernanza existente? Estos obstáculos pueden evitar que entregue resultados del proyecto de manera constante.

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También desperdicia la oportunidad de ejecutar una misión que podría preparar su empresa para el futuro. Presumiblemente, su proyecto se propuso resolver un problema. ¿Cuánto le costará no solucionar ese problema? ¿Cortará nuevas fuentes de ingresos para su negocio?

Las empresas que intentan mantener el statu quo no solo están flotando en el agua, sino que se están hundiendo activamente.

Configurar sus proyectos para el éxito

La gestión de proyectos exitosa podría marcar la diferencia entre una empresa próspera y una startup en dificultades. Para generar más valor a través del trabajo basado en proyectos, comience con estos pasos.

1. Adoptar la gestión del cambio

Invertir en la gestión de proyectos es un reconocimiento de que se necesita un cambio (cultural o de otro tipo). Cuando el cambio es algo que una empresa agradece y permite, las perspectivas de gestión de proyectos pueden prosperar.

Sin embargo, el cambio nunca es fácil. Cuanta más estructura pueda crear alrededor del proceso, mejor estará. Para su edición de 2020 de " Mejores prácticas en la gestión del cambio ", Prosci pidió a más de 8.000 líderes de gestión del cambio que identificaran los principales factores que contribuyen a una iniciativa sólida. De manera rotunda, los encuestados señalaron un enfoque claro y deliberado como una pieza fundamental del rompecabezas, y por una buena razón.

La estructura te ayuda a mantenerte encaminado, lo que te permite dedicar el tiempo suficiente para actividades significativas al tiempo que te da espacio para reconocer y abordar las lagunas a lo largo del camino. Una estructura formal también permite una mejor escalabilidad, y Prosci determinó que los líderes que usan una metodología estructurada tienen un 33% más de probabilidades de ejecutar de manera efectiva.

Al crear la estructura en torno a la gestión del cambio, debe delinear sus objetivos, desarrollar un plan para lograr esos objetivos (más sobre eso en un minuto), crear un equipo de gestión del cambio dedicado y establecer un proceso de control para realizar un seguimiento de su progreso. Al hacer estas cuatro cosas, preparará el escenario para una mejor gestión de proyectos.

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2. Elaborar una hoja de ruta

Una vez que tenga una estructura en su lugar y sepa a dónde le gustaría ir, debe comenzar el proceso de decidir cómo llegará allí. En otras palabras, necesita desarrollar una hoja de ruta .

En Project Assistants, desarrollamos la Metodología Vision, Implement, Adopt (VIA) para impulsar la mejora organizacional a través del trabajo basado en proyectos. Cuando trabajo con nuestros clientes para desarrollar una hoja de ruta, primero determino qué iniciativas tácticas serán necesarias para lograr su visión organizacional. Para cada iniciativa, desarrollo / elaboro una carta del proyecto, que es un documento conciso que describe el proyecto en su totalidad (por ejemplo, los objetivos, las partes interesadas, la logística para llevar a cabo el proyecto).

A continuación, priorizo y secuenciaré esas iniciativas para determinar el orden en el que deben completarse. Al final de este proceso, nuestros clientes tendrán su hoja de ruta, que implementarán y adoptarán en toda la empresa.

La Metodología VIA es fundamental para todo tipo de mejoras organizativas. Por ejemplo, una gran cadena de farmacias nos reclutó una vez para revisar su gestión de riesgos. Entrenamos al cliente a través de ese proceso con la metodología VIA trazando sus objetivos, compilando la carta e ideando un camino allí. Este curso de acción mantuvo la iniciativa en el buen camino y el resultado deseado en un enfoque claro.

3. Confía en el proceso

Cuando trabajas en un proyecto de alto riesgo, las emociones pueden aumentar. Es fácil que la ansiedad aumente en espiral cuando recibe una orden de cambio significativa. Pero el proceso de gestión de proyectos es solo eso: un proceso. Cuando comprende adecuadamente qué es la gestión de proyectos y por qué es así, puede confiar en ese proceso.

Por ejemplo, su hoja de ruta es una herramienta invaluable. Pero para cuando traces tus planes, desarrolles iniciativas tácticas y completes partes de tus proyectos, es muy probable que algo haya cambiado (por ejemplo, la economía fluctuó, la tecnología avanzó, el alcance se instaló). Es la naturaleza de nuestro mundo de hoy. Es por eso que necesita estar armado con una estrategia de adopción continua para que pueda balancearse y tejer sobre la marcha.

Mejorar la gestión de su cartera de proyectos (PPM) también le ayudará a reaccionar a los cambios continuamente. La mayoría de las organizaciones revisan su lista de proyectos una vez al año, pero ese es un enfoque miope que genera problemas. PPM consiste en delinear periódicamente los beneficios de los diferentes proyectos y seleccionar los que tienen los mayores beneficios. Luego puede eliminar los proyectos que no están cumpliendo su misión general y perseguir los que catapultarán su negocio hacia adelante.

Los proyectos son vehículos para el cambio y la innovación en las empresas modernas, sin embargo, muy pocas organizaciones entienden cómo gestionar estos proyectos de forma eficaz, y eso perjudica sus posibilidades de supervivencia a largo plazo. Siga los tres pasos anteriores para ejecutar proyectos y esto impulsará su negocio y lo mantendrá frente a sus competidores.