8 reglas de correo electrónico críticas para una eficiencia óptima

¿Busca formas de mejorar la productividad y las comunicaciones de la empresa? Comience con su correo electrónico.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Aunque tiene muchas otras formas de comunicarse (por ejemplo, Zoom, Teams, llamadas telefónicas, mensajes de texto), el correo electrónico sigue dominando la jornada laboral. Controlar a fondo su bandeja de entrada le permitirá ser más eficiente y aumentar la productividad de toda la organización. Estas son las mejores reglas de correo electrónico a seguir para obtener resultados efectivos.

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1. Elija los destinatarios con cuidado

El uso de CC expone las direcciones de correo electrónico sin permiso y se siente menos personal, y presionar "Responder a todos" puede saturar las bandejas de entrada con mensajes que la gente realmente no necesita ver. Use CCO para dar la impresión de que su mensaje es exclusivo y use "Responder a todos" solo si todos los destinatarios del correo electrónico original deben recibir su respuesta.

Su organigrama puede ayudarlo a decidir quién debe participar directamente en una conversación. Por lo general, los ejecutivos deben tener una razón clara de por qué los incluyó en la discusión y, una vez que sepan que está tomando medidas sobre un asunto, puede moverlos a BCC para que se salgan de la cadena de correo electrónico.

2. Mantente limpio y bajo

Incluir su hilo de mensajes es una buena práctica porque evita que las personas busquen su correo electrónico original. Pero, idealmente, incluya un solo tema en su nuevo mensaje para que las personas no se salten accidentalmente algo importante. Si tiene que hacer varios puntos, use viñetas y resuma todo en las cinco líneas superiores o menos. Separe las viñetas y los párrafos con líneas en blanco, limítese a no más de 15 a 20 palabras por oración e incluya archivos adjuntos solo si son productivos y el destinatario les dio el visto bueno.

Además de hacer que su correo electrónico sea más agradable a la vista, es necesario un formato simple porque la plataforma o el dispositivo que usa su destinatario puede no interpretar cosas como colores o fuentes específicas. Si te mantienes libre de adornos, el riesgo de perder tu intención es bajo. Una vez que tenga un correo electrónico limpio y corto, siempre revise. Solo toma un minuto, pero puede evitarle una gran vergüenza, reducir el tiempo requerido para aclarar y detener los conflictos antes de que comiencen.

3. Piense en su tono

Cualquier tipo de comunicación escrita puede ser más difícil de interpretar correctamente, ya que no tiene que observar las expresiones faciales o las señales del lenguaje corporal. Cuando envía un correo electrónico, es fundamental considerar cómo se ve su presentación. Deje los emojis / emoticonos al principio porque reflejan una relación más casual de lo que podría ser apropiado. Del mismo modo, las abreviaturas pueden ser confusas y hacer que las personas se sientan excluidas, especialmente para el personal nuevo. Solo escribe lo que quieres decir.

4. Perfecciona tu línea de asunto

Cuanto más específica y significativa sea la línea de asunto, es más probable que el destinatario abra su mensaje. También ayuda a los destinatarios a buscar mensajes más adelante como referencia. Las líneas de correo electrónico personalizadas se abren con más frecuencia, por lo que vale la pena incluir el nombre del destinatario o usar "usted / su". Dado que la mayoría de las plataformas truncarán los campos temáticos, limítese a unos 40 caracteres (unas siete palabras) . Use ** RUSH ** solo si es cierto; de lo contrario, perderá su función con el tiempo.

5. Controle sus sentimientos (pero no espere para siempre)

Espere y deje que las emociones se enfríen antes de escribir su correo electrónico. Esto le impide enviar un mensaje del que luego se arrepentirá. Además, si aborda el asunto con positividad, podría ayudar a otros a mejorar sus sentimientos negativos. Esto evita que las personas lean su mensaje acalorado sobre algo que ya podría haberse resuelto cuando reciben su correo electrónico. Una vez que esté lo suficientemente tranquilo para escribir, recuerde cortesías básicas como decir "gracias".

Dicho esto, la regla de oro con el correo electrónico es responder lo antes posible. Si no puede responder dentro de la hora, al menos intente responder dentro del mismo día hábil, incluso si la respuesta solo dice que se comunicará con ellos más tarde.

6. Mira lo que reenvías

Esto se relaciona con el punto no. 1 anterior: no importa a qué personas envíe el correo electrónico, deje información confidencial o privada para las interacciones cara a cara. Puede haber buenas intenciones al enviar cartas en cadena, solicitudes de caridad o mensajes similares, pero no todos quieren esos correos electrónicos. Incluso si lo hacen, demasiada gente enviándolos crea un desastre gigante.

Para evitar transmitir algo que pueda crear un problema legal o un conflicto interno, pregúntese si lo que está reenviando sería apropiado en el membrete de su empresa. Si no es así, pase. Si alguna vez no está seguro de si algo es phishing o un engaño, infórmelo a su departamento de TI y presione eliminar.

7. Responda las preguntas anticipadas

El razonamiento aquí es simple: si responde de antemano lo que espera que la gente pregunte, no inundarán su bandeja de entrada con mensajes basados en esas preguntas. Además, es cortés y genera confianza para demostrar que estás pensando en sus necesidades y puntos de vista.

8. Usa filtros

Opciones como destacar o insertar mensajes en carpetas distintas significan que su cliente de correo electrónico organiza sus mensajes de forma predeterminada. Puede organizar sus mensajes según su nivel de prioridad, asunto o incluso proyecto. Independientemente de los filtros que utilice, facilitan la limpieza de lo que queda al cancelar la suscripción o enviar grupos de mensajes a la papelera.

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El correo electrónico puede ser una bestia si no lo domesticas. Cumplir con estas pautas ayudará. A medida que implementa cada punto, una regla final a seguir es que su bandeja de entrada nunca es su lista de tareas pendientes. Filtre los mensajes según sus verdaderas prioridades en lugar de dejar que ellos dicten su día. No dejes que tu bandeja de entrada te lleve a la maleza.