¿Demasiada comunicación está matando la productividad de su trabajo?

La tecnología ha hecho que sea más fácil que nunca mantenerse en comunicación constante. ¿Pero es demasiado?

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

La mayoría de nosotros pertenecemos a equipos encargados de lograr objetivos comunes en el trabajo. Una parte integral del éxito de un equipo son las comunicaciones frecuentes e inequívocas entre los miembros del equipo. Estas comunicaciones eran fáciles cuando todos trabajaban desde el mismo lugar. Hoy en día, con el auge de los entornos de trabajo híbridos y remotos, las cosas se han complicado. Las personas no solo trabajan desde diferentes ubicaciones físicas, sino que muchas incluso trabajan desde diferentes zonas horarias.

Afortunadamente, la tecnología ha superado el desafío y se han creado muchas herramientas nuevas para resolver el problema de las comunicaciones entre equipos remotos. Las aplicaciones de chat y videoconferencia son las más utilizadas. Pero, ¿estas aplicaciones realmente facilitan las comunicaciones laborales naturales e inequívocas, o causan estrés y pérdida de productividad? Exploremos.

Chat, el presunto asesino del correo electrónico

Antes de la prevalencia del chat como medio de referencia para la comunicación interna del trabajo, existía el correo electrónico. El correo electrónico es gratuito, fácil de usar y se puede utilizar desde cualquier parte del mundo. Más de 300 mil millones de correos electrónicos se envían y reciben cada año y el número sigue aumentando. Todos pueden usar su propia aplicación de correo electrónico favorita, ya que los correos electrónicos son intercambiables. Un correo electrónico enviado desde Gmail, por ejemplo, se puede leer y responder desde Microsoft Outlook.

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Hay muchos tipos de correos electrónicos comerciales. Hay correos electrónicos informativos que brindan actualizaciones sobre bienes y servicios comprados y enviados todos los días. Los correos electrónicos que recibe cuando compra algo en Amazon, por ejemplo, son correos electrónicos informativos. Hay correos electrónicos comerciales que inician, continúan o concluyen discusiones comerciales. Luego, hay correos electrónicos internos entre los miembros del equipo que discuten temas relacionados con los proyectos en los que están trabajando.

En 2014, los fundadores de Slack tenían la información necesaria para acelerar las comunicaciones laborales internas. Desarrollaron una herramienta para reemplazar los correos electrónicos internos con chat. A diferencia de los correos electrónicos lentos a los que tuvo que esperar a que alguien respondiera, el chat es instantáneo. En la mayoría de los casos, no es necesario esperar una respuesta. Sin duda, el chat aceleró las comunicaciones laborales.

A pesar del éxito del chat, el correo electrónico todavía se usa ampliamente porque el chat no se puede usar en todos los casos de comunicaciones laborales. Por ejemplo, las personas todavía prefieren enviarse correos electrónicos entre sí cuando se comunican con alguien fuera de la empresa, ya sea un cliente o un proveedor. El correo electrónico proporciona espacio para pensar y responder, lo cual es fundamental cuando se trata de personas que están fuera del círculo íntimo de confianza.

Estrés por comunicaciones fragmentadas

En la actualidad, se espera que tanto el chat como el correo electrónico se utilicen en el trabajo según las circunstancias. Desafortunadamente, esto ha llevado a comunicaciones fragmentadas que rápidamente pueden volverse abrumadoras y difíciles de administrar. Imagine a un vendedor que recibe un correo electrónico de un cliente que pregunta sobre el estado de un proyecto en curso. El vendedor conversa con el gerente técnico sobre el estado del trabajo y luego actualiza al cliente por correo electrónico. Dado que el vendedor utiliza dos sistemas de comunicación diferentes para el mismo tema, las conversaciones se fragmentan. Ahora tiene que acordarse de buscar en ambos lugares, chat y correos electrónicos, para mantener la continuidad y no olvidar las cosas. Si se hace muchas veces al día, esto puede resultar muy estresante. La información se vuelve difícil de encontrar. Se dedica mucho tiempo a buscarlo en varios silos.

El poder del contexto a partir de discusiones conectadas

Las discusiones en línea deben ser tan fluidas como las discusiones en persona. Una discusión es simplemente un hilo conectado de conversaciones sobre el mismo tema. Los medios utilizados para las conversaciones, ya sea chat, correo electrónico, llamadas o documentos, no deben crear silos. Debería poder conectar todas las conversaciones relacionadas de forma natural en un solo lugar.

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Una vez que las conversaciones relacionadas están conectadas, es muy fácil ver el contexto. Ahora, a medida que lee el hilo de la conversación, puede comprender qué llevó a qué, quién dijo cuándo y por qué, y qué fue decidido por quién. Estos detalles proporcionan los antecedentes necesarios para actuar en el siguiente paso con confianza.

Herramientas para debates conectados

Desafortunadamente, las aplicaciones de software de comunicación arraigadas no brindan interoperabilidad entre sistemas de comunicación diferentes. Por ejemplo, la información de los correos electrónicos no se puede compartir fácilmente a través del chat sin tener que copiar y pegar engorrosos o reenviar correos electrónicos. Todos estos métodos crean hilos separados de conversaciones sobre el mismo tema, lo que hace que sea difícil juntarlo todo más adelante sin depender de la memoria. Esto causa estrés. Entonces, además de tener que buscar información a través de los silos de comunicación, ahora también tiene la carga de conectar todos los puntos en su cabeza para ver el panorama general.

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Con la llegada de las aplicaciones SaaS en la nube, no hay razón para sufrir este estrés y pérdida de productividad. Ahora hay aplicaciones disponibles que pueden llevar todas las comunicaciones a un solo lugar y conectar automáticamente las conversaciones relacionadas en las discusiones. Esto reduce el tiempo perdido en las búsquedas, muestra el panorama general sin trabajo adicional ni estrés y brinda claridad.