¿Está desorganizado su lugar de trabajo?

A diferencia de la organización en casa, realmente no se puede saber si un lugar de trabajo es un caos solo por la presencia de escritorios desordenados.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

El marketing digital no es una carrera para titulares de escritorio; idealmente, debería haber notas, planificadores y otros instrumentos de productividad a la vista. Obviamente, el desorden es diferente a la suciedad. Si cada centímetro de la oficina tiene una nube similar a un Pig Pen flotando a su alrededor, las cosas deben cambiar, pero no permita que un escritorio desordenado lo lleve a pensar que sus empleados no están haciendo nada.

En cambio, los signos de desorganización en el lugar de trabajo suelen ser verbales e incluyen factores que pueden no ser visibles a simple vista, como el correo electrónico y las comunicaciones entre oficinas, listas de tareas pendientes y cosas "detrás de la pantalla".

Cómo saber si sus empleados están desorganizados

De parte de sus empleados, querrá estar atento a preguntas o comentarios como, "¿Quién dirige este proyecto de nuevo?", "¿Hemos recibido algún seguimiento? ¡He enviado correos electrónicos 46 veces! ”, Y mi favorito:“ Espera, lo siento, ¿cuándo es nuestra reunión? ”

Si hay una sensación general de confusión en torno a todas sus campañas, elimínela rápidamente antes de que se salga de control. Además, esté alerta a los comentarios frecuentes sobre el estrés o si tiene demasiado que hacer. Algunas personas tienen un talento natural en lo que respecta a la gestión del tiempo, pero otras pueden comenzar a girar en el momento en que su plato se vuelve un poco pesado. Ser un gerente eficaz significa poder equilibrar estos dos tipos de personalidades.

Descubrí que la mejor manera de mantener la armonía es separar a sus empleados en dos categorías: verificadores de caja y transportistas de larga distancia. Estos suenan negativos, pero prometo que no lo son. Ambos tipos son empleados increíblemente útiles cuando se administran bien y son esenciales para el funcionamiento de una empresa.

Los box checkers son sus tipos de microgestión de cerebro izquierdo. Llevan muchas notas, supervisan la carga de trabajo y programan para el resto del equipo. Si vence algo la semana que viene, lo harán ayer. Los verificadores de caja no son especialmente creativos, pero tienen el compromiso de Terminator de realizar las tareas a tiempo. Para el mantenimiento regular de la oficina, recordar quién debe estar en qué reunión y recordar qué cliente está teniendo qué problema técnico altamente específico, sus verificadores de caja son su mejor amigo.

Sus transportistas de larga distancia suelen ser sus creativos. No funcionan bien con tiempos de respuesta cortos y sienten una angustia considerable si sienten que un proyecto no se ha completado lo mejor que pueden. Puede asignarles varias tareas a la vez, pero déles suficiente tiempo de espera y tenga en cuenta un proceso de retroalimentación y revisión para cada proyecto. Según mi experiencia, la mayoría de los transportistas necesitan volver a la mesa de dibujo al menos una vez. La crítica constructiva no solo los ayuda a desarrollar un mejor resultado, sino que un ciclo constante de "Esto se ve bien, aprobado" hará que sus transportistas se sientan como si estuvieran en una rueda de contenido en lugar de ser una parte valiosa del proceso de la campaña. Asegúrese de colaborar con frecuencia con este grupo, ya que tienen una buena perspectiva general sobre cómo alcanzar los objetivos del cliente.

Al definir quién es quién en su equipo y asignar tareas en consecuencia, eliminará el 90 por ciento de los conflictos de personalidad y el estrés que conducen a la desorganización.

Relacionado: Cómo construir una organización que resistirá la prueba del tiempo

Cómo afecta la desorganización a su agencia

A medida que amplíe su agencia, tendrá cada vez menos tiempo para dedicarlo a analizar los detalles de cada campaña. Esto es bueno, ya que es una consecuencia del crecimiento de su negocio y del éxito creciente. Sin embargo, debe compensar esta falta de tiempo con empleados de los que puede depender, aquellos que se sienten empoderados, toman medidas, resuelven problemas de forma independiente y son honestos.

Los mejores empleados no son del tipo que nunca comete errores; ese tipo de empleados no existen. Los mejores empleados son los que son lo suficientemente valientes como para acercarse a usted y decirle: "Realmente lo arruiné" o "Dejé que esta tarea se me escapara y necesito ayuda". Así que asegúrese de inculcar esa cultura y convertir los errores en buenas experiencias de coaching.

Si constantemente revisa los errores o el descuido de un empleado, es hora de tomar una decisión ejecutiva sobre si ese empleado tiene o no un lugar en su equipo. Con suerte, puedes inculcarles un nivel de comodidad antes de que esto suceda, ya que es mucho mejor que tratar de esconderte una situación que está fuera de control hasta que sea demasiado tarde.

Casi todos los problemas surgen de algún nivel de desorganización. Si sus empleados están entregando un trabajo por debajo del promedio, gastan demasiado tiempo en tareas de baja prioridad o no cumplen con los plazos, es probable que no sea porque sean incompetentes en sus trabajos, sino que no tengan práctica en administrar su tiempo. , y por lo tanto apresurarse innecesariamente a través de todo.

Como resultado, los clientes se frustrarán y se irán si no interviene y toma las riendas. Pero no tiene tiempo para intervenir en todos los clientes. ¿Entonces, Qué haces?

Relacionado: Liderar una organización ágil con una mentalidad de eficiencia

Cómo enseñar habilidades organizativas

Si algunos o todos los miembros de su personal necesitan un poco de ayuda para desarrollar habilidades organizativas clave, existen algunas formas rápidas de enseñarles y llevar la eficiencia de la oficina y la producción a donde corresponde. A continuación se muestran algunos:

  • Haga que uno de los miembros más eficientes de su equipo lo ayude a establecer protocolos y procedimientos operativos que puedan ayudar a todos los empleados a comprender qué tareas deben completarse y cómo comunicarse de manera efectiva.

  • Use una aplicación como Slack o Basecamp para mantener todas las comunicaciones esenciales de los empleados en un solo lugar y haga uso del seguimiento de tareas y las tareas pendientes para la responsabilidad.

  • Celebre reuniones diarias hasta que parezca que está avanzando para convertirse en un equipo mejor y más organizado. Una vez que sienta que ha progresado, vuelva a escalarlo a reuniones quincenales o incluso solo semanales.

  • Finalmente: Obtenga todo por escrito para que lo que hizo o no hizo su equipo quede registrado.

Ser organizado puede no ser algo natural para algunos, pero es una habilidad que necesitará que desarrollen sus empleados si tiene alguna esperanza de escalar su negocio, mantener una reputación y producir un trabajo de calidad de manera constante. Trate de recordar que la desorganización no es la marca de un empleado pobre, solo la señal de alguien que necesita una formación firme.

Relacionado: ¿Qué es una organización exponencial?

Christopher Tompkins

Escrito por

Entrepreneur Leadership Network Contributor

Christopher Tompkins is the CEO and founder of The Go! Agency and an internationally renowned expert in digital marketing. With more than two decades of experience, he has turned The Go! Agency into a top-ten marketing agency in Florida and a top-25 digital marketing agency nationwide.