5 formas sencillas y comprobadas de mejorar la gestión de contratos

Los contratos son vitales para la eficiencia de su negocio, así como para la seguridad.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Las operaciones administrativas son cruciales para que su empresa funcione sin problemas , y la gestión adecuada de los contratos de su negocio mantendrá sus esfuerzos encaminados, lo que ayudará a su equipo a cumplir con los plazos y mejorar la productividad al mismo tiempo que reduce las preocupaciones por responsabilidades.

Cuando se aplica a escala, la mejora de la gestión de contratos puede transformar por completo las operaciones en todos los niveles de la empresa. He aquí cómo hacer precisamente eso.

1. Evalúe lo que funciona (y lo que no funciona) con su sistema actual

Sin un plan de acción claro, tendrá dificultades para implementar un cambio significativo. Empiece por realizar una evaluación completa de su actual proceso de gestión de contratos. Es posible que se sorprenda de dónde aparecen los cuellos de botella y las ineficiencias , e incluso posibles problemas de responsabilidad.

Una vez que haya identificado claramente los problemas que existen dentro de su actual sistema de administración de contratos, puede desarrollar un plan de acción significativo para abordarlos. Al desarrollar su estrategia, tenga en cuenta las necesidades y el presupuesto reales de su empresa para que su estrategia pueda adaptarse a sus circunstancias únicas. Establecer objetivos cuantificables relacionados con los cambios necesarios también puede ayudar a encarrilar las cosas.

2. Usa plantillas de contrato

Uno de los problemas más comunes que ocurren durante la gestión de contratos es cuando una empresa redacta un nuevo contrato para cada proveedor o cliente. Esto no solo es ineficiente, sino que también puede generar inconsistencias que aumentan su riesgo potencial de responsabilidad.

Las plantillas de contrato deben usar un lenguaje estandarizado y sin jerga. Si bien necesitará desarrollar diferentes plantillas para diferentes propósitos (como contratar a un empleado o incorporar a un nuevo cliente), esencialmente puede crear una serie de contratos de "llenar los espacios en blanco" para cada necesidad.

En lugar de tener que crear un nuevo contrato desde cero, simplemente cambie los nombres, las fechas y los datos relevantes para los nuevos contratos.

Relacionado: Términos a prueba de balas para cada contrato

3. Descartar contratos obsoletos

En una publicación de blog, el proveedor de software de gobierno corporativo ContractZen explica : “No es tan raro que las empresas tengan varias versiones de borradores de contratos y anexos durante las negociaciones del contrato. Por lo tanto, es imperativo que usted (y sus expertos técnicos) se aseguren de que las últimas versiones de todos los documentos sean las que se incluyen en el material de su contrato”.

Al trabajar en los detalles del contrato, esto también podría extender innecesariamente el período de negociaciones. Enviar continuamente la versión incorrecta de un contrato también se reflejará negativamente en su negocio, lo que podría hacer que pierda un cliente potencial por completo.

4. Automatice siempre que sea posible

Cuanto más grande se vuelve una empresa, más difícil es rastrear documentos legales. Con acuerdos de servicio, acuerdos de no divulgación, declaraciones de contratistas, contratos de proveedores y más, la gran cantidad de papeleo que la empresa promedio necesita administrar puede volverse abrumadora rápidamente.

Al igual que con tantas otras áreas de hacer negocios, la automatización es clave para administrar estos y otros contratos. Las herramientas automatizadas se utilizan para digitalizar muchas de las tareas de gestión de contratos que antes debían realizarse en persona. En lugar de realizar una reunión para revisar y firmar un contrato, la última versión del contrato se puede enviar digitalmente. Una vez que se firma el contrato, se envía automáticamente a su equipo para su revisión y aprobación final.

Estas herramientas reducen los errores administrativos (como las firmas duplicadas) y permiten que todos los aspectos de la gestión de contratos se completen mucho más rápido. Muchas de estas herramientas de automatización también ofrecen funciones como almacenamiento en la nube y colaboración en tiempo real para optimizar aún más la gestión de contratos.

Relacionado: ¿Qué es un 'contrato inteligente' y para qué sirve?

5. Sigue revisando tu plan en el futuro

A medida que la tecnología y los requisitos legales continúan cambiando, también lo harán sus necesidades de gestión de contratos. Las regulaciones actualizadas podrían requerir una renovación completa de sus contratos existentes. Para evitar posibles responsabilidades y mantener su sistema preparado para el futuro, es aconsejable revisar sus contratos y el proceso de gestión trimestral o anualmente.

También puede ser útil subcontratar estas revisiones periódicas de su proceso de gestión de contratos a un consultor experto, que puede identificar problemas que su propio equipo interno podría pasar por alto.

Como explica Julia Fournier en una publicación de blog para la herramienta de fuerza laboral contingente HCMWorks: “Un consultor puede brindarle la orientación, asistencia, asesoramiento y recomendaciones que necesita para agilizar su proceso de gestión de contratos, reducir costos, mejorar el cumplimiento, reducir riesgos y aumentar la eficiencia. "

Aprovechar al máximo la gestión de contratos

Al implementar estas mejores prácticas, puede asegurarse de que la gestión de contratos no se convierta en un dolor de cabeza que ralentice sus operaciones comerciales. En cambio, puede convertirse en una parte perfectamente integrada de sus actividades normales, una que mejore la productividad de su equipo y, lo que es más importante, sus resultados.